Журналы для отдела кадров образцы

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец

Журналы для отдела кадров образцы

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу – бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда – форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Участвуйте в конкурсе на нашем форуме!

Подробнее

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec

Учетные и регистрационные формы кадровой службы. Кондакова Н

Журналы для отдела кадров образцы

Регистрационные и учетные формы, которые ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения.

Обязательными являются те, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами РБ.

Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации и в значительной степени зависят от состава и количества образующейся документации и особенностей ведения кадрового и общего делопроизводства.

Так, если в организации не ведутся личные дела работников, то и необходимости ведения книги учета личных дел нет. Если работники часто ездят в командировки, то кадровой службе целесообразно вести формы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.

Регистрационные и учетные формы заводят в целях:

– регистрации документов и присвоения им порядковых номеров;

– организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

– организации учета документов, которые выдаются работникам и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

– облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

ЭТО ВАЖНО!Обязательными для ведения являются книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Закрепите в локальном нормативном правовом акте особенности регистрации документов

Как правило, организация самостоятельно устанавливает перечень документов, подлежащих регистрации, и виды используемых регистрационных форм, определяет порядок их ведения.

В локальном нормативном правовом акте организации (в инструкции по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) должны быть указаны структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов.

Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации, в разделах которой должны быть указаны соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки): в графе «Примечание» номенклатуры дел могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет вид формы (состав граф) и способ ее ведения (журнал либо картотека).

Требования к регистрационным формам

Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Примерную форму регистрационно-контрольной карточки либо журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов можно уточнить и дополнить в зависимости от потребностей организации и особенностей ведения делопроизводства в ней.

Любая регистрационно-учетная форма представляет собой самостоятельное дело, а потому при ее заведении соблюдайте требования к оформлению обложек дел.

При заведении дела на обложке указывают (п. 182 Инструкции по делопроизводству):

– наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

– полное и сокращенное наименования самой организации;

– наименование структурного подразделения или функция (направление деятельности) организации – указывается подразделение, в котором заводится учетная форма;

– индекс дела по номенклатуре;

– заголовок дела – название регистрационно-учетной формы должно содержать обозначение вида формы (журнал, книга) и указание на состав регистрируемой документации;

– дату дела (год, в котором заведено дело);

– срок хранения дела.

Пример

Открытоеакционерноеобщество«СтройКА»

(ОАО«СтройКА»)

Отделкадров

ДЕЛО4-12

Журналрегистрацииприказовдиректораобщества

оприеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных

(болеемесяца) служебныхкомандировкахвпределахРеспубликиБеларусьислужебныхкомандировкахзаграницу

        02.01.2012______

дата(крайниедаты)

На     44       листах

Хранить75 л., п. 944.2**

Для некоторых регистрационных форм установлены особые требования. Например, для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек необходимо вести (часть первая п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)):

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия – печатью нанимателя (часть пятая п. 58 Инструкции № 30).

Переходящие регистрационно-учетные формы

Регистрационно-учетные формы являются, как правило, переходящими, т.е. после заведения соответствующей книги (журнала) она ведется до полного ее заполнения.

ЭТО ВАЖНО!Проверяйте, чтобы при ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которых дело будет продолжаться, было отражено на новой странице этой регистрационной формы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

Сроки хранения регистрационных форм

Для определения сроков хранения регистрационных форм используют перечни документов с указанием сроков хранения. Если для какого-либо из журналов, ведущихся в организации, срок хранения не установлен в действующих перечнях, то его срок хранения организация устанавливает самостоятельно.

При оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) учитывайте вид заводимого журнала (книги), а также установленный нормативными правовыми актами срок его (ее) хранения.

Кадровой службе при установлении сроков хранения документов следует руководствоваться действующими перечнями типовых документов с указанием сроков хранения:

– Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38;

– Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее – Перечень-2006).

В соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу в зависимости от сроков хранения дел может проводиться их полное либо частичное оформление. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, что предусматривает оформление реквизитов обложки дела.

Полному оформлению, предусматривающему в т.ч. нумерацию листов, подлежат только дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после завершения их делопроизводством при подготовке к передаче в архив организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) после завершения делопроизводством остаются частично оформленными, в т.ч. листы в них не нумеруются.

Для журналов регистрации приказов о предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи в Перечне-2006 установлен срок хранения 3 года (журналы относятся к категории дел временного (до 10 лет включительно) хранения и подлежат частичному оформлению). Нумеровать листы в таком журнале не нужно. Заверительную надпись о количестве листов дела в журналах (книгах) после окончания их ведения не делают, так как данные регистрационные формы передаче в архив, как правило, также не подлежат.

В то же время для журналов регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках в Перечне-2006 установлен срок хранения 75 лет. Следовательно, они подлежат передаче на архивное хранение и полному оформлению. После завершения их ведения листы в них должны быть пронумерованы. Затем составляют заверительную надпись о количестве листов дела в этих журналах.

ЭТО ВАЖНО!Журналы (книги) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних) специальному оформлению (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат, поскольку конкретно таких требований нет в нормативных правовых актах.

Общие рекомендации по ведению регистрационных форм

Решая вопрос о заведении регистрационной формы, принимайте во внимание количество создаваемых документов, а также учитывайте следующее.

1. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны учитываться:

– все виды приказов по личному составу;

– уведомления работников;

– трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

– личные дела работников;

– трудовые книжки работников;

– справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, занимаемых должностях, периоде работы и др.);

– протоколы заседаний аттестационных, конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избрания на должность;

– командировочные удостоверения.

Обязательной регистрации подлежат письма, которые кадровая служба отправляет сторонним организациям, физическим лицам.

Если объем такой переписки значителен, то целесообразно завести журналы регистрации входящих и исходящих документов (входящие и исходящие документы регистрируют отдельно).

Если письма составляются редко, их можно регистрировать в рамках общего делопроизводства (канцелярии, приемной и т.д.).

В кадровой службе собирается большое количество заявлений работников, докладных записок, представлений. Эти документы требуют исполнения, являются основанием для издания приказов, могут использоваться для уточнения каких-то вопросов, т.е. в справочных целях. Следовательно, необходимо вести учет таких документов.

2. Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. При этом приказы по личному составу с различными сроками хранения выделяют в самостоятельные группы (даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах):

– приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи – 3 года (п. 944.3 Перечня-2006);

– приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках – 75 лет (п. 944.2 Перечня-2006).

Как правило, чем больше организация по численности сотрудников, тем больше кадровой документации в ней создается. В данном случае разрешено отдельно регистрировать приказы о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/uchetnye-i-registratsionnye-formy-kadrov_0000000

Кадровые приказы

Журналы для отдела кадров образцы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.hr-ok.ru/kadrconsalt/100prikazov/

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журналы для отдела кадров образцы

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст.

258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации)ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛРЕГИСТРАЦИИ___________________________________Начат «___»____________________20____г.Окончен «___»___________________20____г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________
                 должность                                       фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________
                 (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________
       (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию.

Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Источник: http://naar.ru/blanks/zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журналы для отдела кадров образцы

Журналы для отдела кадров образцы

Действует до замены новым. Постоянно Скачать пример (образец) (714) 7 Положение о системе обучения При наличии системы обучения в организации. Постоянно Скачать образец (пример) (469) 8 Положение об аттестации работников При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно Скачать бланк (421)Скачать образец заполнения (506) 9 График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год Скачать бланк (5637)Скачать образец заполнения (4993)Скачать приказ (3213) 10 Трудовой договор Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет Скачать пример (образец) (929) 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя. Постоянно Должностная инструкция (образец) 12 Приказы о приеме на работу Издаются на основании трудового договора.

  • Журналы
  • Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018
  • Кадровая работа: журналы, бланки, формы
  • Кадровые документы
  • Унифицированные формы кадровых документов в 2016 году (скачать бесплатно)
  • Кадровое делопроизводство — журналы учета
  • Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним
  • Кадровое делопроизводство

Скачать бланк заявления (отпуск без содержания) (876) 18 Личная карточка работника (форма Т-2) Ведется на каждого работника. 75 лет Скачать образец личной карточки Т-2 (3627)Личная карточка Т-2 бланк скачать (1214) 19 Трудовая книжка Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При увольнении работник получает трудовую книжку на руки.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив Инструкция по заполнению трудовых книжек (doc скачать) (1029) 20 Договоры о полной материальной ответственности Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним». Как правило, все кадровые журналы оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе.

Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ, дата вручения его работнику.

В этом разделе представлены журналы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства.
Для этого нужно ввести необходимые данные в форму.

Кадровая работа: журналы, бланки, формы

Действует до замены новым. Постоянно Образец скачать (1268) 3 Штатное расписание (форма Т-3) (штатная расстановка) Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Кадровые документы

Цена: 300 руб. Купить Журнал регистрации приказов по личному составу Цена: 300 руб. Купить Журнал регистрации кадровых приказов Цена: 250 руб.
Купить Журнал регистрации приказов на отпуск Цена: 300 руб. Купить Журнал извещения работников о начале отпуска Цена: 250 руб.

Внимание

Купить Журнал учета отпусков, фактически использованных сотрудниками Цена: 250 руб. Купить Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки Цена: 250 руб.

Купить Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Цена: 250 руб. Купить Журнал регистрации локальных нормативных актов Цена: 250 руб.

Купить Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Цена: 250 руб. Купить Журнал учета должностных инструкций Цена: 250 руб.

Купить Журнал учета нарушений трудовой дисциплины Цена: 250 руб.

Унифицированные формы кадровых документов в 2016 году (скачать бесплатно)

Людмила ГРОХОТОВА, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва:1. Мы ведем два журнала — журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.2.


В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа.

Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.

Кадровое делопроизводство — журналы учета

Какие журналы вести Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании.

Скажем, у вас нет личных дел работников.

Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел. А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.

Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г.

№ 69*.

Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним

Учет документов по приему на работу Учет документов по применению мер поощрения и наказания Учет документов по увольнению Учет документов, образующих переписку по вопросам кадровой работы Учет документов, регламентирующих работу отдела кадров Учет документов, характеризующих количественный и качественный состав работников Учет кадров: бланки, формы (Первичные документы) 1234следующая Выводить по: 2050100 Сортировка: по популярностипо названию (А-Я)по названию (Я-А) 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 75 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 62 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 80 ₽ подробнее 85 ₽ подробнее 6 ₽ В корзину В корзине 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 9 ₽ В корзину В корзине 25 ₽ подробнее 25 ₽ подробнее 1 2 3 4 Все права защищены и охраняются законом.

Кадровое делопроизводство

Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала.

А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Как вести журнал Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений.

Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора.
В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) — 16 Приказы о предоставлении отпусков Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет Скачать образец приказа (Т-6) (1441) Скачать образец приказа (Т-6а) (501)Скачать бланк приказа (дополнительный отпуск) (456)Скачать образец приказа (отпуск без сохранения зарплаты) (666)Скачать приказ (распоряжения) (декретный отпуск) (1441)Скачать образец приказа на отпуск по уходу за ребенком (574) 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

(Москва)

(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://pravo-nk.ru/zhurnaly-dlya-otdela-kadrov-obraztsy/

Юрист Авилин
Добавить комментарий