Внутренняя нормативная документация это

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Внутренняя нормативная документация это

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

Регистрация и организация движения внутренних документов

К внутренним документам относятся:

  • локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции;
  • организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т.д.;
  • протоколы;
  • внутренняя переписка (служебные, докладные, объяснительные, пояснительные, справки и т.п.);
  • протоколы, акты, плановые и отчетные документы, учетная документация;
  • доверенности;
  • договоры.

Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправленных документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Например, докладные и служебные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководителем компании единолично (приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, решения), начиная с момента подготовки их проекта и до регистрации в регистрационно-контрольных формах, проходят следующие стадии:

  • подготовка проекта распорядительного документа;
  • оформление и согласование проекта;
  • удостоверение документа;
  • регистрация.

Проекты организационно-распорядительных документов после их подготовки и согласования специалистами заинтересованных структурных подразделений передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства и т.п. Чтобы процесс согласования документов не затягивался, важно предусмотреть ограничения по срокам согласования и окончательной подготовки проекта документа. Как правило, они прописывается в Инструкции по делопроизводству в компании.

Важно знать. В обязанности сотрудника службы ДОУ входит осуществление контроля за правильностью оформления проекта распорядительного документа. Только после этого документ передается на подпись руководителю компании или структурного подразделения, а затем регистрируется.

После регистрации организационно-распорядительных документов работа с ними переходит к исполнителю, как с входящими документами:

  • направление организационно-распорядительного документа на исполнение;
  • исполнение документа;
  • контроль его выполнения;
  • помещение исполненного документа в дело.

Приказы руководителя компании по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале приказов в ручном режиме.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами:

К – для приказов о приеме, переводе, увольнении и др. (со сроком хранения – 75 лет), О – для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, командировании и др. (со сроком хранения – 5 лет).

Оригиналы организационно-распорядительных документов по основной деятельности после регистрации помещаются в соответствующее дело и хранятся в службе ДОУ или у секретаря руководителя. Исполнителям поручений выдают копии документов, которые после исполнения подшивают в дела соответствующих подразделений.

Этап отправки внутренних документов, как правило, отсутствует. Но есть исключение, когда копии организационно-распорядительных документов необходимо переслать из головной организации в ее территориально разобщенные структурные подразделения (филиалы, представительства). В этом случае правила отправки внутренних и исходящих документов совпадают.

Регистрация протоколов коллегиальных совещательных органов компании ведется секретарем коллегиального совещательного органа. Протоколам заседания присваивается порядковый номер в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Плановая документация, статистическая отчетность и т.п. обычно регистрируется в соответствующем функциональном структурном подразделении (бухгалтерии, финансовом, плановом отделах и т.п.).

Доверенности от имени компании выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом компании, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени компании и др.

Доверенности, как правило, готовят юристы компании. Регистрационным номером доверенности является ее порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрацию и учет доверенностей осуществляет структурное подразделение в соответствии с установленными правилами и процедурами в компании, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях).

Примерные формы журнала (книги) учета выдачи доверенностей и комментарии по правилам их заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации» и «Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей».

По окончании срока действия доверенности работник компании обязан сдать доверенность в структурное подразделение, которое выдавала доверенность. Возвращенная доверенность подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Подписанные сторонами договоры регистрируются в структурном подразделении компании в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях). Регистрация договоров производится в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале договоров в ручном режиме.

Примерная форма журнала регистрации договоров

Дата документа Номер документаНаименование договора (предмет договора) КонтрагентПримечание
12345

Количество граф и их содержание при необходимости можно корректировать.

Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключающими договор, разделенных косой чертой.

Каждая организация присваивает договорам порядковый номер в пределах календарного года. К порядковому номеру могут добавляться дополнительные индексы: год, месяц заключения договора, предмет договора и т.д. Порядок присвоение индексов в регистрационном номере договоров необходимо прописать в локальном нормативном акте компании.

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации и организации движения внутренних документов.

Если на начальных этапах пунктуально и аккуратно придерживаться порядка работы с внутренними документами, то в дальнейшем исключаются образование в компании завалов бумаг и утрата документов, а также оптимизируется время на поиски необходимой информации.

Т. В. Войцехович,

эксперт НААР 

Источник: http://naar.ru/articles/rabota-s-vnutrennimi-dokumentami/

Обозначения нормативных документов предприятия

Внутренняя нормативная документация это

Требования и оформлению внутренней нормативной документации

Структура внутренней нормативной документации

Структура документации СМК

Лекция № 4

1. Внешняя нормативная документация:

– Законы РФ;

– Постановления Правительства, министерств;

– ГОСТы, международные стандарты, межгосударственные стандарты;

– Отраслевые нормативные документы

ИСО международные стандарты, ИСО***,

ГОСТ*** – межгосстандарты,

ГОСТ Р*** – стандарт РФ СК и П***,

ОСТ – отраслевые, ПБ – правила безопасности, НП – нормы и правила.

2. Техническая документация:

– графические документы (чертежи, схемы);

– текстовые документы (ПЗ, методики, паспорта)

3. Внутренняя нормативная документация

4. Записи о качестве

1. Политика в области качества

– декларация в области руководства предприятием, в которой рассказывается о целях и принципах деятельности в области качества.

Политика согласовывается с трудовым коллективом организации (предприятия), утверждается высшим руководством и «вывешивается на видном месте» (принцип доступности).

2. Цели в области качества:

– планы, программы деятельности организации на определенный период времени. Указываются конкретные показатели организации в области качества, которые должны быть достигнуты.

– руководство по качеству (РК) показывает то, как через действия процессов СМК, организация реализует политику в области качества и достигает поставленных целей.

3. Стандарты предприятия на процессы. Положение о подразделении.

4. Должностные инструкции, стандарты или инструкции на выполнение процедур, в которых участвует несколько должностных лиц.

5. Рабочая инструкция для 1-го должностного лица, справки, классификаторы, литературные указания.

Стандарты предприятия (3) определяют требования к процессу в целом.

СПП (4) развивают (конкретизируют) требования.

СПП (3) – для отдельных процедур.

Таблица 3

Наименование элемента Вид нормативного документа Требования к элементу
РД СТП ППП ДИ РИ КП СП МУП
1. Титульный лист + + + + + + + + определяет предприятие
1.1 Предисловие + + + * * * * * ГОСТ Р 1.5
1.2 + + + * * *
1.3 Введение + * * * * *
2. Наименование + + + + + + + + ГОСТ Р 1.5
2.1 Область применения + + + + + + +
2.2 Нормативные ссылки + + + + * * * ГОСТ Р 1.5
3 Термины и определения + * * * * * * ГОСТ Р 1.5 (разделы могут быть объединены)
3.1 Обозначения и сокращения + * * * * * *
4 Основные нормативные положения (требования) + + + + + + + + Требования установлены нормативным документами организации
5 Управление записями + + * + В соотв. с требованиями нормативных документов, организация определяет

Продолжение таблицы 3

Наименование элемента Вид нормативного документа Требования к элементу
РД СТП ППП ДИ РИ КП СП МУП
требования к управлению записями
Лист с подписями + + + + + + + + Внутренние нормативные документы организации, управление документацией
Приложения + + * * * ГОСТ Р 1.5
Библиографические данные * + + + ГОСТ 7.1
Лист регистрации изменений + + + + + + +

Разделы основных нормативных положений внутренней нормативной документации (НД)

Таблица 4

Вид документа Объект стандартизации Наименование разделов
РК (руководство по качеству) Излагается концепция системы менеджмента качества предприятия 1. Политика. 2. Цели в области качества. 3. Краткая характеристика предприятия. 4. Структура предприятия Приводится перечень процессов и их взаимодействие, при этом рекомендуется давать описание в полном соответствии с разделами ИСО 9001 (4-8 разделы). Приводится перечень всех НД СМК и к каким процессам (подразделениям) они относятся
СТП (стандарт предприятия) 1. Требования к процессу СМК   1. Назначение. 2. Критерии соответствия и основные принципы постоянного улучшения процесса. 3. Взаимодействие процесса с другими процессами. Требования к выполнению

Продолжение таблицы 4

Вид документа Объект стандартизации Наименование разделов
процедур и определение ответственности  
2. Требования к процедурам, выполняемым группой специалистов (стандарт нижнего уровня); Требования к выполнению процедур и определение ответственности
3. Требования к продукции предприятия Требования к составу (номенклатуре) продукции. Характеристики продукции. Дополнительные требования внешних нормативных документов
ППП (положение о подразделении) Требования к организации и функционированию подразделений 1. Основные положения. 2. Структура подразделений. 3. Основные задачи и функции. 4. Распределение ответственности. 5. Взаимодействие подразделений при выполнении функций. 6. Ресурсы подразделения
ДИ (должностная инструкция) Требования к должностному лицу 1. Общие положения. 2. Основные функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимодействие
РИ (рабочая инструкция) Требования к процедуре, выполняемой одним исполнителем Требования к выполняемой процедуре
КП (классификатор предприятия) Правила классификации и классификация объектов (классификация продукции) Системы классификации (классификационные признаки, структура классификации кода). Перечень классифицированных объектов (наименование, код)
СП (справочник предприятия) Правила предоставления справочной информации и сама справочная информация Перечень объектов для справочной характеристики объектов. Источники информации.
МУ (методические указания) Методы получения информации и принятие решения 1. Описание методики. 2. Примеры приведения методики

Структура обозначения (примерная) – СТП.АБВГ.13-03.2003

Источник: https://life-prog.ru/1_16307_oboznacheniya-normativnih-dokumentov-predpriyatiya.html

Характеристика внутренней документации СМК

Внутренняя нормативная документация это

Согласно Руководству по документированию СМК (2.32), все внутренние документы представлены в виде трех уровней иерархической структуры (рис. 3.1).

Первый уровень составляют основополагающие и общесистемные документы, определяющие принципы построения, содержания и функционирования СМК.

Второй уровень составляют документированные процедуры управления (ДПУ). Эти документы определяют требования к деятельности организации и ее отдельных подразделений но реализации политики и целей организации.

Третий уровень составляют документы, необходимые для обеспечения эффективного планирования и управления процессами; подтверждения обеспечения качества продукции и его улучшения.

Рис. 3.1.Типовая структура документации системы менеджмента качества

Основополагающие и общесистемные документы

Указанные документы включают в себя Политику в области качества и Руководство по качеству.

Политика в области качества является документом концептуального характера на уровне организации. Ее подготовке предшествует разработка Миссии, Видения и Стратегического тана развития в соответствии [37]. Указанные документы являются составляющими корпоративной культуры (рис. 3.2, а).

Рис. 3.2.Иерархия документов корпоративной культуры [37]

Большинство специалистов [37] сходятся на том, что под корпоративной культурой следует понимать установленные руководством и поддерживаемые персоналом духовные ценности организации. Корпоративная культура касается внутренней жизни организации. Она определяет манеру поведения персонала, его приверженность господствующим в организации идеям и принципам.

Интерес к корпоративной культуре непрерывно растет, что связано с пониманием значимости ее влияния на успех организации в бизнесе. Мировая практика свидетельствует, что процветающие компании отличаются высоким уровнем корпоративной культуры. Для таких компаний характерен симбиоз корпоративной культуры и деловой стратегии.

Базовые ценности являются основополагающими, наиболее значимыми принципами организации, на которых строится вся ее практическая деятельность. “Единственная “священная корова” организации — ее принципы”. Это изречение принадлежит Т. Интсону — основателю корпорации IBM.

Миссия — документ, в котором высшее руководство формулирует смысл существования, роль и значение деятельности организации в городе (стране).

Появление Миссии позволяет сделать следующий шаг: сформулировать Видение — представление о том, какой высшее руководство хотело бы видеть организацию в перспективе (допустим, через пять лет).

Шаги на пути к воплощению Видения находят отражение в Стратегическом плане развития организации (рис. 3.2, б). Эти три концептуальных документа объединяются в один и утверждаются приказом.

Рассмотрим в качестве примера Миссию и Видение московской фирмы “Азбука Вкуса”.

Миссия “Азбуки Вкуса — создавать лучшую в мире сеть продуктовых супермаркетов, которая предоставляет возможность:

  • обществу — повышать качество жизни людей, задавая стандарты культуры торговли и социальной ответственности бизнеса;
  • клиентам — получать удовольствие от каждой покупки;
  • партнерам — строить надежные долгосрочные и открытые отношения;
  • персоналу — постоянно развиваться, участвуя с командой единомышленников в жизни компании и получая достойную оценку личного вклада;
  • акционерам — иметь материальные и психологические дивиденды от владения лучшей розничной компанией в мире.

Видение “Азбуки Вкуса” по основным перспективам:

  • • “Азбука Вкуса” — это компания, которая наиболее успешна на своем рынке по динамике роста стоимости при умеренных рисках (финансы);
  • • “Азбука Вкуса” — это компания, которая предлагает продукт, наиболее полно удовлетворяющий потребности покупателей (клиенты);
  • • “Азбука Вкуса” — это компания, которая обеспечивает высокое качество за счет использования лучших технологий (бизнес-процессы);
  • • “Азбука Вкуса” — это компания, которая успешно привлекает и эффективно использует ресурсы.

Политика в области качества (ПК)общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством (2.3).

Как правило, ПК согласуется с общей политикой организации и обеспечивает основу для постановки целей в области качества. Цели в области качества — это то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества.

Цели должны быть, по возможности, измеримы (число собственных торговых марок, доля на рынке, степень улучшения конкретных показателей, виды новаций и т.д.). Если цели являются неизмеримыми, то их выполнение трудно проверить, а это может привести к ложному ощущению их достижения.

В ИСО 9004 записано: “Для идентификации и установления характера возможностей улучшения и для измерения результатов деятельности по улучшению качества следует создать систему объективных измерений”.

ПК отражает принципы СМК, поскольку:

  • 1) является своеобразным заявлением руководства (“лидерство руководителя”);
  • 2) направлена на удовлетворение интересов потребителей (“ориентация на потребителей”);
  • 3) регулярно пересматривается, чтобы убедиться в ее соответствии интересам потребителей и бизнеса (“постоянное улучшение”);
  • 4) установленные в документе цели доводятся до сведения всех заинтересованных сторон (“взаимовыгодные отношения с поставщиками”).

Несмотря на то, что ПК имеет небольшой объем (1—3 стр. машинописного текста), этот документ является определяющим в области качества, выполняет роль “витрины организации”.

Все документы СМК не должны противоречить Политике в области качества, а любое несоответствие в документах или действиях персонала не допустимо.

В Приложении 1 представлены образцы ПК компании “Портал”, выпускающей стальные двери и замки, и ООО “Тиара” — производителя замков и фурнитуры.

Руководство по качеству (РК) — документ, определяющий систему менеджмента качества организации (2.3).

Это ключевой документ, который показывает, как реализуются требования ИСО 9001 в конкретной организации. Он выполняет две основные цели:

  • • внутренняя цель — быть справочником (путеводителем), в котором в концентрированной форме излагается деятельность по обеспечению качества;
  • • внешняя цель — демонстрировать доказательство высокого уровня СМК внешним организациям.

В частности, РК может быть представлено:

  • • органу по сертификации для заочного и очного аудита СМК организации, обратившейся с заявкой иа проведение сертификации;
  • • потребителям (заказчикам, поставщикам), которые должны принять решение о долговременных партнерских отношениях;
  • • органам власти для предварительной оценки компании перед привлечением к тендеру при конкурсном отборе поставщиков продукции для государственных нужд.

РК разрабатывается на основе Политики в области качества. Для небольших организаций в РК целесообразно включать полное описание СМК со всеми документированными процедурами. Для крупных организаций может быть разработано несколько РК (например, для международного, регионального и национального направлений деятельности организаций).

В РК, согласно (2.2), должна быть приведена информация об организации и отражены следующие элементы:

  • 1) наименование и область применения;
  • 2) содержание;
  • 3) сведения о статусе РК, датах рассмотрения, утверждения и пересмотра;
  • 4) политика и цели в области качества или ссылки на них;
  • 5) структура организации, ответственность и полномочия (или ссылки на них);
  • 6) перечень документов, на которые делаются ссылки;
  • 7) описание СМК.

Документированные процедуры управления (ДПУ) являются документами второго уровня. ДПУ представляются в различной форме: в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания.

Примером могут служить шесть обязательных ДПУ, которые должны быть (2.4) в каждой организации:

  • 1) управление документаций;
  • 2) управление записями;
  • 3) управление несоответствующей продукцией;
  • 4) проведение внутреннего аудита;
  • 5) проведение корректирующих действий;
  • 6) проведение предупреждающих действий.

Обязательный характер этих процедур обусловлен тем,

что эти процессы носят общесистемный характер, охватывают деятельность всех без исключения подразделений организации и сотрудников, которые участвуют в СМК.

Необходимы ли процедуры по другим объектам, организация решает самостоятельно.

Третий уровень документов представляют две группы документов.

  • 1. Документы по планированию, обеспечению и улучшению качества.
  • 2. Документы по подтверждению качества.

Документы по планированию, обеспечению и улучшению качества представлены техническими и правовыми документами.

К техническим документам относятся планы качества, рабочие инструкции, технические условия и формы.

План качества — документ, определяющий, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться в отношении конкретного проекта, продукции, процесса или контракта (2.2).

План качества, как правило, является одним из результатов планирования качества. План качества часто содержит ссылки на разделы РК или ДПУ. Организация должна определить область применения плана качества. План качества может включать в себя уникальные процедуры, рабочие инструкции и (или) записи.

Рабочая инструкция — эта категория документов, в которой дастся подробное описание порядка выполнения поставленных заданий на ответственных участках деятельности организации.

К рабочим инструкциям могут быть отнесены, например, пояснительные записки, технологические карты процессов, чертежи.

В случае необходимости в них могут быть включены инструкции по эксплуатации оборудования, нормы расхода сырья.

Особое место занимают должностные инструкции, которые разрабатываются для руководителей и специалистов. В них указываются те процессы СМК, в которых участвует конкретный работник в соответствии с Положением о подразделении, а также конкретизируется его ответственность.

Технические условия являются документом, устанавливающим требования к продукции. ИСО 9001 и ИСО/ТО 10013 не рассматривают этот вид документов, так как он одинаков для любой продукции и любой организации. Структура ТУ в нашей стране определена межгосударственными стандартами ГОСТ 2.114 и ГОСТ 51740 (2.51, 2.52).

К правовым документам относятся внешние документы (законы РФ, постановления Правительства РФ, нормативные акты федеральных органов исполнительной власти) и внутренние документы.

Существует два вида внутренних документов:

  • 1) документы, которые дают право осуществлять деятельность (лицензии, учредительные документы — устав и др.);
  • 2) документы, регламентирующие отношения организации с другими сторонами при осуществлении деятельности (договоры, контракты и т.п.).

Документы по подтверждению качества представлены записями.

Записьдокумент, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществления деятельности (2.3). Основой записи является такой документ, как форма.

Форма — документ, в который вносятся данные, необходимые для системы менеджмента качества (2.32). После заполнения форма становится записью.

Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости, свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

Ответственность за ведение записей должна быть установлена в документах СМК. Как отмечалось выше, записи, как правило, не пересматриваются. Дело в том, что коррективы или дополнения приводят к тому, что записи теряют свою ценность в качестве документального свидетельства.

В организациях, выпускающих продукцию, могут быть следующие записи:

  • • записи, демонстрирующие соответствие продукции установленным требованиям (например, результаты технического контроля и испытаний продукции, отчеты о качестве производимой продукции);
  • • записи, демонстрирующие состояние СМК (например, результаты аудита, отчеты о проведении обучения персонала, результаты внутренних проверок);
  • • записи о совершенствовании процесса производства (спецификации модернизированных процедур, протоколы проверок руководством);
  • • записи о вспомогательных процедурах (например, записи результатов калибровки измерительного оборудования, справки о ремонтных работах).

Источник: https://studme.org/34611/tovarovedenie/harakteristika_vnutrenney_dokumentatsii_smk

1.2. Внутренняя документация

Внутренняя нормативная документация это

Внутренниедокументы отдела включают в себяорганизационные, служебные ираспорядительные документы. Эти документыявляются обязательными элементамикаждого предприятия.

Организационныедокументы

Внутренниедокументы отдела в организационнойчасти включают: положения, устав, штатноерасписание, инструкции и правила,должностные инструкции и договоры,распоряжения.

Положение-нормативный акт, имеющий сводныйкодификационный характер и определяющиепорядок образования, компетенцию,организацию работы в отделе «Стандартизации,сертификации и систем управлениякачеством».

Положениео техническом комитете по стандартизациисодержит:

  • Общие положения

  • Задачи ТК

  • Область деятельности ТК

  • Структура ТК

  • Члены ТК

  • Председатель ТК

  • Секретариат ТК

  • Заседания ТК

  • Апелляции

  • Порядок изменения состава и структуры ТК

  • Порядок реорганизации и ликвидации ТК

  • Приложение 1. Перечень продукции, закрепленной за Техническим комитетом по стандартизации «Мясо и мясная продукция»

  • (ТК 226)

  • Приложение 2. Перечень организаций-членов Технического комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция»

  • (ТК 226).

  • Приложение 3. Структура Технического комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция»

  • (ТК 226)

  • Приложение 4. Персональный состав представителей организаций- членов Технического комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция» (ТК 226)

  • Приложение 5. Персональный состав секретариата Технического комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция»

  • (ТК 226)

  • Приложение 6. Порядок функционирования рабочих групп Технического

  • комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция» (ТК

  • 226)

  • Приложение 7. Бланк Технического комитета по стандартизации «Мясо и мясная продукция (ТК 226)

Рисунок1. Титульный лист положения о техническомкомитете по стандартизации.

Положение«Об органе по сертификации пищевойпродукции и продовольственного сырьяГНУ ВНИИМП им. Горбатова» согласованос Федеральным агенством по техническомурегулированию и метрологии.

Орган посертификации функционирует на основаниинастоящего Положения, ГОСТ Р ИСО/МЭК65-2000 «Общие требования к органам посертификации продукции», ГОСТ Р51000.

6-2008 «Общие требования к аккредитацииорганов по сертификации продукции иуслуг», ФЗ №184 «О техническом регулировании»,ФЗ №90 «Технический регламент намасложировую продукцию», ФЗ №88«Технический регламент на молоко имолочную продукцию»,ФЗ № 178 «Техническийрегламент на соковую продукцию изфруктов и овощей» и других нормативныхправовых актов в области аккредитациии подтверждения соответствия, а также«Правил сертификации пищевых продуктови продовольственного сырья», документовСистемы сертификации ГОСТ Р и приказовГНУ ВНИИМП им. Горбатова.

Внастоящем положении указаны:

-область аккредитации органа посертификации;

-функции органа по сертификации;

-права, обязанности и ответственностьоргана по сертификации;

-организационная структура органа посертификации;

-взаимодействие органа с Федеральнымагентством по техническому регулированиюи метрологии и другими организациями;

-финансовая деятельность органа посертификации.

Устав- свод правил, регулирующих деятельностьотдела, его взаимоотношения с другимиорганизациями и гражданами, права иобязанности в разных сферах государственногоуправления, хозяйственной или инойдеятельности.

Уставотносится к обязательным внутреннимдокументам, его содержание включает:наименование предприятия, его вид;местонахождение (почтовый адрес); предмети цель деятельности; порядок образованияимущества; порядок распределенияприбыли; порядок управления и прекращениядеятельности; органы управления(внутренняя организационная структура).порядок разрешения споров.

Штатноерасписание – документ, который закрепляетдолжностной и численный состав и фондзаработной платы отдела.

Инструкциии правилаиздаютсятакже в целях разъяснения и определенияпорядка применения законодательныхактов, распорядительных документов, позаполнению и ведению форм документов

Заголовокинструкции четко определяет те вопросы,объекты или круг лиц, на которые онараспространяется.

Вотделе имеются правила по ведению табеляучета рабочего времени, инструкция подокументообороту при оформлении финансово-хозяйственных операций и др.

Должностнаяинструкция – нормативный документ, вкотором определены функции, права,обязанности и ответственность сотрудникаотдела.

Наосновании должностной инструкцииразрабатывается трудовой контракт сработником.

Трудовой контракт идолжностная инструкция используютсяпри разрешении конфликтных ситуациймежду работодателем и работником. Крометого, они практически реализуют разделениетруда между персоналом.

Должностнаяинструкция содержит следующие разделы:Общие положения. Функции. Должностныеобязанности. Права. Ответственность.

Вразделе 1 (Общие положения) устанавливаются:область деятельности работника; порядокего назначения и освобождения отдолжности; замещения во время егоотсутствия; квалификационные требования;подчиненность работника; должностныелица, которыми он руководит. В данномразделе перечисляются нормативныедокументы, которыми должен руководствоватьсяработник в своей деятельности.

Вразделе 2 (Функции) перечисляются основныенаправления деятельности работника.

Вразделе 3 (Должностные обязанности)определены конкретные виды работ,выполняемые работником.

Вразделе 4 (Права) устанавливаются права,необходимые работнику для выполнениявозложенных на него обязанностей.

Вразделе 5 (Ответственность) указывается,за что конкретно несет ответственностьданный работник.

Договор- правовой многофункциональный документ,регулирующий хозяйственные или иныевзаимоотношения субъектов экономическойдеятельности.

Вотделе «Стандартизации, сертификациии систем управления качеством» договорвыступает в качестве основного документа,устанавливающего разнообразные связии экономические отношения междугражданами, гражданами и организациямии между организациями.

Договорможет быть заключен в письменной формепутем составления одного документа,подписанного сторонами, а также путемобмена документами посредством почтовой,телеграфной, телефонной, электроннойили иной связи.

договора, как правило, включает:наименования организаций, заключающихдоговор (или сведения о физическихлицах); ссылку на учредительные документы;фамилии, имена и отчества представителейдоговаривающихся сторон; сведения обобязательствах сторон; условия и формырасчета; санкции при нарушении иневыполнении в срок обязательств; срокдействия договора.

Служебныедокументы

Основныевиды служебных документов, используемыев отделе: протоколы, акты, служебные идокладные записки, справки, объяснительныезаписки.

Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждениявопросов и принятия решений на собраниях,совещаниях, заседаниях.

Протоколысоставляются на основании записей,произведенных во время заседания(совещания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектоврешений и других материалов.

Протоколведет секретарь или другое назначенноелицо. За правильность записей в протоколеотвечают председатель и секретарь,ведущие заседание.

Акт- документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий факты, события.

Актысоставляются в самых различных ситуацияхи поэтому имеют много разновидностей:акт приёма работ по контракту; актприёма-передачи документов и т.д.

Актподписывается всеми лицами, принимавшимиучастие в его составлении.

Служебная(докладная) записка – документ, адресованныйруководителю отдела, содержащий изложениекакого-либо вопроса с выводами ипредложениями.

Служебнаязаписка – документ внутренней деловойпереписки между структурнымиподразделениями ВНИИМП или должностнымилицами. Составляется она, если выполнениефункций структурного подразделениясвязано со смежным подразделениемпредприятия, и если вопрос не может бытьрешен устно.

Справка- это документ, содержащий описание иподтверждение фактов, событий.

Руководствоотдела обязано выдавать по просьбесотрудника справку о работе в даннойорганизации с указанием специальности,должности, квалификации, времени работыи размера заработной платы.

Объяснительныезапискисоставляютсяпо производственным вопросам и трудовымправоотношениям.

Текстобъяснительной записки составляетсяв произвольной форме, как правило, суказанием причин, которые привели ккаким-либо нарушениям. Объяснительныезаписки должны иметь дату, указаниеадресата и подпись составителя.

Распорядительныедокументы предприятия

Существуютследующие виды распорядительныхдокументов: постановление, приказ,указание, решение, распоряжение.Распорядительные документы носятадминистративный характер.

Приказ- правовой акт, издаваемый руководителемотдела в целях разрешения производственныхзадач.

Приказыделятся на две большие группы: приказыпо основной деятельности (производственнымвопросам);приказы по личному составу(персоналу предприятия).

Приказыпо организации работы отдела,финансированию, планированию, отчетности,снабжению и другим производственнымвопросам относятся к приказам по основнойдеятельности.

Приказыруководителя могут издаваться по самымразным вопросам, например:о распределениислужебных помещений;о порядке и срокаххранения бухгалтерских документов;онарушении правил транспортировкигрузов;о создании рабочей группы попроекту;о премировании сотрудников;омерах по улучшению пожарной безопасностии т.д.

Приказыпо личному составу, как правило,составляются в случае приема, увольненияили перевода работников предприятия,их командирования, предоставленияотпусков и т.д.

Подготовкаприказа включает следующие стадии:изучение существа вопроса и сборнеобходимых сведений; подготовка проектаприказа; визирование проекта; подписаниеруководителем.

Аналогичнопроисходит работа с такими управленческимидокументами, как решения и распоряжения.

Распоряжение- правовой акт, издаваемый для разрешенияоперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросаминформационно-методического характера,а также по вопросам, связанным сорганизацией исполнения приказов,инструкций и других документов.

Распоряжениямогут быть изданы по следующим вопросам:ораспределении обязанностей междуруководством;о передаче дел и документовувольняемыми сотрудниками;о примененииправил работы с конфиденциальнымидокументами;о сроках предоставленияавансовой отчетности;о порядкеиспользования служебного автотранспорта;опроведении ежегодной диспансеризацииработников и т.п.

Распоряженияподписывают руководитель или по егопоручению – заместители руководителяпредприятия.

Распоряжениясоставляются и оформляются аналогичноприказам.

Решение- документ, принимаемый коллегиальныморганом в целях разрешения производственныхзадач, вопросов.

Текстпроекта любого решения, как правило,состоит из двух частей: констатирующейи распорядительной.

Вконстатирующей части излагаютсясостояние вопроса, цели и задачи решения.Если основанием к изданию решенияявляется нормативный документ, то вконстатирующей части указываютсянаименование, дата, номер и заголовокэтого документа.

Распорядительнаячасть документа должна содержатьперечень мероприятий и действий,предписываемых решением, их исполнителейи сроки исполнения. В качестве исполнителеймогут быть указаны структурныеподразделения предприятия или должностныелица. Текст решения может делиться напункты. Если решение вводит в действиекакие-либо документы, то они оформляютсякак приложения к решению.

Внастоящее время в отделе отсутствуетоформленная должным образом системаменеджмента качества. В связи с чемотсутствует руководство по качеству,политика в области качества,документированные процедуры. Но ведётсяработа по разработке и внедрениюпринципов СМК.

Источник: https://studfiles.net/preview/2866349/page:2/

Юрист Авилин
Добавить комментарий