Прошивается ли журнал учета доверенностей

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Образец журнала регистрации выданных доверенностей Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства.

В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась. Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права.

Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

  • Журнал регистрации выданных доверенностей
  • Журнал учета выданных доверенностей
  • Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации
  • Журнал регистрации доверенностей
  • Требования к прошивке журнала регистрации доверенностей
  • Доверенности: правила оформления и обращения
  • Прошивается ли журнал учета доверенностей

Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется. Способ заполнения журнала может быть следующий:

  • на бумажном носителе (то есть рукописный);
  • в MS Excel;
  • в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ. Пример заполнения М-3 Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей Доверенность на ТМЦ Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей.

Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности.

Журнал учета выданных доверенностей

Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера. На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов.


В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям. Вести журнал должен один сотрудник. Данная обязанность возлагается на бухгалтерию, либо юридический отдел. Хранится данный документ должен 5 лет.

Также читайте статью: ⇒ Доверенность на получение товарно-материальных ценностей форма М-2а (образец 2018) Скачать унифицированную форму М-3 «Журнал учета выданных доверенностей» образец заполнения 2018 Порядок заполнения М-3 Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей.

Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации

Важно

Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале.

При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:

  1. Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке.

Журнал регистрации доверенностей

В п.6 Инструкции отмечено, что в книге доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, все листы должны быть пронумерованы.

На последнем листе книги за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книге пронумеровано листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошитом журнале «Учет выданных доверенностей» (см.

Приложение 2.). При выписке доверенностей следует обратить внимание, что перечень получаемых товарно-материальных ценностей, который предусмотрен на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не записаны наименования и количества ценностей, которые должны получить.

Требования к прошивке журнала регистрации доверенностей

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.

Внимание

Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета.

Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3.

Форма М-3 Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г.

Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Доверенности: правила оформления и обращения

Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».

Также полезно прочитать: «Акт о возвращении товарно-материальных ценностей (форма МХ-3)«. Кто должен вести До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования.

По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.

Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы.Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв.

Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен. Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки.

Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет. Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных.
Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;

  • Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.

Источник: http://pravo-nk.ru/proshivaetsya-li-zhurnal-ucheta-doverennostej/

Журнал учета доверенностей образец

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

Журнал учета выданных доверенностей – это документ, в который вносится информация о выданных доверенностей. Скачать бланк журнала учета. а также его заполненный образец можно внизу статьи.

Выдача юридических доверенностей При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий.

Журнал учета доверенностей скачать бланк

Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.

Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей.

Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей.

Не нужно регистрировать доверенности на получение ТМЦ, оформленные с помощью типовой формы М-2а. так как данные бланки имеют отрывной корешок, в котором заполняется вся необходимая информация о том, кому выдан документ, на какой срок и с какой целью.

Этот корешок подшивается в специальную папку, вносить сведения о выданном документе в журнал при этом нет необходимости.
При помощи Книги учета (регистрации) выдачи доверенностей всегда можно уточнить, когда, кому и для чего выдавалась доверенность, на какой срок.

Так как работник, получивший доверенность, расписывается в журнале, исключается вероятность конфликтов, связанных с утерей доверенности.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет. Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности.

Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа. Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.
На практике это выглядит следующим образом.

Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей.

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей.

Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов.

Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала.

Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника. В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе.

Таким образом работают многие предприятия в нашей стране. Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Этой цели служит Книга учета выданных доверенностей. При массовой выписке доверенностей этот журнал помогает сориентироваться в нумерации данных бланков, отследить количество выданных экземпляров.

Помимо этого, суды также обоснованно указали на то, что о созыве общего собрания участников ООО «Торговый дом «Апогей» истец был уведомлен 10 сентября 2010 года, то есть за один рабочий день до его проведения. При этом суды отметили, что истец факт своего участия в данном собрании отрицает, ссылаясь на отсутствие у него возможности обеспечить присутствие на собрании своего представителя за такой короткий срок.

Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.

Регистрация доверенностей необходима для систематизации информации о выданных документах, позволят в кратчайшие сроки определить, когда, кому и для чего выдана доверенность.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации. Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала.

Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Журнал регистрации выдачи доверенностей, выдаваемых для представления интересов министерства социальной защиты населения Московской области — типовой бланк, образец примера составления.

На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов. В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям.
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.

Каждая выданная доверенность заносится в журнал учета. Доверенность на получение ТМЦ форма М-2а регистрации в журнале не требует, так как имеет отрывной корешок, который подшивается для хранения.

Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г.

Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Если доверенность не имеет отрывного корешка, то ее нужно зарегистрировать в специальном журнале, который можно оформить так, как это удобно предприятию.

Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче. Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Источник: http://khorinskruo.ru/strakhovoe-pravo/1215-zhurnal-ucheta-doverennostey-obrazec.html

Срок хранения доверенностей в организации – Юридический справочник

Прошивается ли журнал учета доверенностей

— Конституционное право — Сколько лет хранятся доверенности

В данном случае основанием для отнесения поставок, услуг и работ к категории наиболее важных может быть закреплено на уровне локального нормативного акта организации. Менее рискованный вариант — использовать для всех доверенностей, оговоренных в п. 273 Перечня срок хранения «постоянно». Статья 273 Перечня.

Декларирует требование к хранению доверенностей-оригиналов, выданных организации-представительству, что вступает в противоречие со ст. 189 ГК РФ, согласно которой доверенность должна быть возвращена организации-доверителю.

В случаях, где имеет место явная двусмысленность трактовки с точки зрения действующего законодательства и там, где это возможно, мы рекомендуем использовать срок хранения «постоянно». Срок хранения доверенностей на получение ТМЦ устанавливается ст.

Хранение доверенностей: технология и сроки

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение.

Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются на счете 26 ‘Общехозяйственные расходы’. В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Cрок хранения доверенностей в организации

Внимание Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимо применять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, что предусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так и налоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которым установлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения.

В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет. В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору.

Как организовать хранение доверенностей

Важно Читайте по теме: Виды доверенностей Все письменные уполномочия в организации можно разделить на две основные группы: выдаваемые для представления интересов организации; выдаваемые для получения товарно-материальных ценностей. Если первая группа регламентируется, в основном, ГК РФ, то работа со второй группой описана в специальном нормативном акте — Инструкции Минфина СССР от 14.01.

1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

С первой группой доверенностей работают, как правило, юристы, со второй – бухгалтера.

Первую группу можно разделить на выдаваемые для представления в судах, в иных органах, выдаваемые с правом передоверия и без такового, подлежащие нотариальному удостоверению и не подлежащие, но на порядок оформления, регистрации и хранения такие классификации не влияют.

Новое в хранении документов

Как же быть бухгалтеру? Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджет по отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР и др.

), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыль используются данные бухгалтерского учета.

Согласно Закону о бухгалтерском учете первичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5 лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам (имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены к бухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянный срок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет, который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрам налогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличить в случае переноса убытков на будущее.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Этим документом может быть, например, Положение о хранение документов, утвержденное приказом генерального директора.

Статья 186. срок доверенности

Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

Источник: http://allelets48.ru/srok-hraneniya-doverennostey-v-organizatsii/

О порядке оформления и прекращения действия доверенностей на получение и выдачу товарно-материальных ценностей. журнал

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Мокрецова Г.В.,
доцент кафедры “Бухгалтерского учета, аудита и анализа”
ГОУ ВПО “ВятГУ”

 
    Для одних организаций выдача доверенностей – дело редкое, а для других, особенно крупных образовательных учреждений – ежедневная необходимость, связанная с получением товарно-материальных ценностей у контрагентов.

При большом объеме выдаваемых доверенностей на первое место выходит грамотная организация работы по оформлению, учету и контролю за их исполнением.

 

    Соблюдение и правильное применение норм законодательства о порядке оформления доверенностей, их выдачи, прекращения, несомненно, позволит избежать многих ошибок, возникающих в работе бухгалтерии образовательного учреждения и в деятельности юридических служб.

Прежде всего, для бухгалтерского учета необходимо предотвращение негативных последствий, которые могут возникнуть при получении и (или) выдаче материальных ценностей по неправильно оформленным доверенностям.

    Важным элементом учетной политики образовательного учреждения является отражение сроков выдачи доверенности и назначение ответственных за их выдачу.
    

Доверенность оформлять в бухгалтерии учреждения, согласовав предварительно текст доверенности со специалистами юридических служб, и выдавать штатным сотрудникам, материально-ответственным лицам под роспись в журнале регистрации. Установить предельные сроки использования выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отчетности по ним:— в течение 15 календарных дней с момента получения (или иной срок);— в течение 1 рабочего дня с момента получения материальных ценностей (или иной срок).Назначить ведущего бухгалтера (другое лицо), ответственного за выдачу доверенностей и ведение журнала учета выданных доверенностей.Право подписи на доверенности разрешить проректору по административно-хозяйственной работе и заместителям главного бухгалтера.Уполномоченным лицам неиспользованные доверенности возвращать в бухгалтерию учреждения назначенному ответственному лицу.Назначенное ответственное лицо должно хранить неиспользованные доверенности до конца отчетного года, в конце года они уничтожаются с составлением об этом акта (приложение 4).
(Проект приказа)

 
    Доверенность используется во многих сферах деятельности государственных образовательных учреждениях.

Это строго формальный документ, который четко должен соответствовать действующему законодательству, иными словами, доверенность – это документ, который подтверждает, что предъявившее его лицо уполномочено действовать от имени организации.

    Доверенность относится к односторонним сделкам, поскольку ее оформление производится от имени одного лица, волеизъявление которого необходимо для совершения определенных действий.     Она выдается исключительно в письменном виде.

    В доверенности обязательно должны быть указаны дата, когда она выдана, и срок действия (максимум три года). Момент выдачи доверенности может не всегда совпадать с моментом начала ее действия. По общему правилу сделка порождает юридические последствия в момент ее совершения. Применительно к доверенности это означает, что полномочия представителя возникают сразу в момент ее выдачи.

    Если срок не указан, то считается, что доверенность действует в течение одного года (п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса РФ). Если же и дата совершения не указана, то документ и вовсе считается ничтожным и не может служить основанием для получения товарно-материальных ценностей (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Данное обстоятельство имеет существенное значение. Например, выдача товаров по такой доверенности приведет к тому, что впоследствии никакие претензии по количеству, качеству или иным существенным условиям договора другой стороной могут быть не приняты. Более того, на этом основании поставщику может быть выставлена претензия за передачу товаров неуполномоченному лицу.
    Доверенность заверяется печатью и подписью руководителя учреждения, а если она выдается в государственном или муниципальном учреждении, обязательна подпись главного бухгалтера.     При ведении бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией доверенность на получение товарно-материальных ценностей подписывается руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.

    Также должен быть образец подписи человека, которому она выдана. Дело в том, что, когда этот сотрудник будет получать продукцию, ему придется расписываться на накладной продавца.

Источник: https://www.referent.ru/40/7243

Оформление журнала регистрации доверенностей

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.

Что это такое?

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника.

В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране.

Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a. 

Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:

Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет.

Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа.

Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.

Обязательно ли вести?

Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.

В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:

  • принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
  • отпускать поставщикам или потребителям;
  • подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
  • получать деньги и др.

При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.

Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями.

Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал.

Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.

Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов.

Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.

журнала учета поверенных актов:

  • в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
  • данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
  • роспись получившего поверенный акт;
  • отметка о поручении («выполнено»);

Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.

Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:

  • работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
  • об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
  • издается приказ об отзыве доверенности;
  • оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
  • в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.

Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.

Образец заполнения журнала регистрации доверенностей

Последствия

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия.

Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения.

За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.

Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/doverennost/oformlenie-zhurnala-registracii-doverennostej.html

Ответы экспертов по делопроизводству

Прошивается ли журнал учета доверенностей

Ответы экспертов на вопросы слушателей

В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов.

Требуется ли обязательная прошивка журналов и регламентируется ли это какими-либо нормативными актами? Есть ли какие-либо требования к видам журналов, которые должны быть прошиты в обязательном порядке?
Если журнал прошит, обязательно ли проставление печати на этикетке?

Ответ В.С. Иритиковой:

Большое количество журналов на Вашем предприятии совершенно обосновано, т.к. в фармацевтической отрасли требуется строгий учет сырья и материалов, действий, поддерживающих и контролирующих производственные процессы (что предусмотрено стандартами СМК), выхода готовой продукции и других  результатов бизнес- и производственных процессов.

Журнал как регистрационная/учетная форма наилучшим образом  обеспечивает функцию охраны тех данных, которые вносятся в него.

Прошивка журналов делается с целью обеспечения целостности журнала как документа и обеспечивает охрану/сохранность внесенной информации, место внесения содержания/лист журнала и сам факт фиксации содержания/внесения записи.

Помимо прошивки эту охрану обеспечивает обязательная нумерация листов журнала и оформление заверительной надписи к нему о количестве листов, чтобы нельзя было безконтрольно вырывать листы и нарушать целостность журнала.  

Порядок ведения журналов, их графы, способ рекомендуем устанавливать прежде всего в тех производственных и технологических/рабочих  инструкциях, в котором регламентируются все бизнес- и производственные процессы. Потому что в этих инструкциях устанавливается, кто (руководитель, начальник смены, контролер, сотрудник  и т.п.), по какой форме, когда и  какую информацию имеет право фиксировать в журнале.

Если для установления порядка ведения журналов  соответствующая инструкция требуется прямо сейчас, то советуем учитывать и значимость информации, которая фиксируется в них, и соответствующий срок хранения. Журналы с зафиксированными ключевыми/итоговыми показателями, показателями качества, или журналы учета сырья, материалов, бланков и т.п.

, подлежащих строгому учету и отчетности, подлежат долговременному хранению (свыше 10 лет). Поэтому эти журналы рекомендуем  прошивать на три отверствия, и заверительную надпись к ним оформлять за подписью заместителя руководителя организации, который является «владельцем» бизнес- и производственного процесса.

Как правило, такие журналы удостоверяются печатью организации.

Журналы, которые ведутся для оперативного учета, обычно подлежат хранению в течение 5-летнего срока, поэтому их допускается прошивать на два отверстия. Заверительную надпись к подобному журналу может подписывать руководитель структурного подразделения, и удостоверяться она может печатью структурного подразделения или иной печатью специального назначения (например, «Для документов»).

В работе службы делопроизводства также учитываются сроки хранения документов, которые регистрируются в журналах при ведении этой формы их регистрации.

Ведутся журналы для регистрации и учета выдачи бланков (функция учета и охраны бланков), для регистрации обращений граждан,  претензий клиентов, учета печатей и штампов (функция учета и охраны печатей и штампов, выданных под расписку), регистрации приказов по основной деятельности, приказов о приёме, переводе, увольнении работников.

  И даже если в течение календарного года журналы регистрации приказов и переписки ведутся в электронной форме, в форме карточек СЭД, то в конце года они распечатываются, прошиваются, заверяются и сдаются в архив вместе с самими приказами как научно-справочный аппарат.

Что же касается общих правил прошивки журналов, то в нормативных документах по делопроизводству конкретные способы прошивки никак нормативно не устанавливаются.

Все способы прошивки, да и само правило прошивать журналы, сложились  как обычай делового оборота и применяются сейчас  по умолчанию просто как производственный навык, умение, которым должны владеть сотрудники служб делопроизводства.

Необходимость и обязательность ведения журналов устанавливаются в отдельных нормативных правовых актах и по отношению к конкретным видам документов, например, Минтрудом России в инструкции по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Поэтому ещё раз рекомендуем все вопросы  документирования и учета документируемой информации и документов отражать в производственных и технологических инструкциях по бизнес- и производственным процессам.

И даже если Вы разработаете специальную инструкцию по ведению журналов, то постепенно, при правильной актуализации производственных и технологических инструкций и разработки их новых версий необходимость в  специальной инструкции о ведении журналов постепенно будет отпадать.

Уважаемая Наталья Александровна!
Чем в настоящее время должны руководствоваться акционерные общества при определении сроков хранения технической документации? Перечнем 2007 г., но о нём нет ни слова у регулятора.


Относительно «иных», но управленческих документов АО, письмо 03-33/пс предписывает опираться на Перечень 2000 г.

– недействующего на настоящий момент? Либо, не смотря на авторство Министерства культуры РФ, сменивший его Перечень 2010?

Ответ Натальи Александровны Храмцовской:

Источник: https://ditad.ru/otvety-ekspertov-na-voprosy-slushatel/

Юрист Авилин
Добавить комментарий