Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать + цели

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Комменты: 0

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

  • Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
  • Как написать письмо о встрече клиенту;
  • Как написать письмо после встречи.

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

  • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
  • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
  • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
  • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
  • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
  • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
  • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
  • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

Структура письма о встрече с клиентом

  1. Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку.

    Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”

  2. Представление.

    Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

  1. Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

  • Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
  • Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
  • Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

Примеры:

  • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
  • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
  1. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением,

Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

  1. Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
  2. Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
  3. Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/pismo-o-vstreche-s-klientom/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему SalesapCRM!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

Внедрите SalesapCRM!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Предложение о встрече в деловом письме

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

Как назначить встречу на английском

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Почему это сложно?

Потому что обычно мы назначаем встречи в телефонном общении. Вы не видите собеседника на том конце телефонной линии, а он не видит вас. Оба стараются быстрее договориться и закончить разговор. А если один начинает путаться в фразах, не знает, как выразиться, то это может привести к неточностям и недопониманию. И, конечно, произведет отрицательное впечатление.

В этом материале я предлагаю вам широкий набор фраз с пояснениями, которые пригодятся вам в самых различных ситуациях для назначения встреч.

Когда мы ведем речь о деловой сфере, то важно использовать подходящий ситуации тон общения: формальный. Если вы сомневаетесь, какой уровень формальности будет уместным, то вот вам правило: если собеседник не ваш друг и не близкий родственник, то лучше придерживаться вежливого тона, особенно если собеседника вы знаете плохо, либо не знаете совсем.

Итак, давайте пошагово рассмотрим процесс назначения встречи.

1.Начало беседы

Связываемся и сообщаем цель звонка. Приветствуем собеседника и представляемся:

This is (your name) from (your company). – Это (ваше имя) из (название вашей компании).

It’s (your name) from (your company) here. – Это (ваше имя) из (название вашей компании).

Если на другом конце провода секретарь, то просим соединить вас с нужным вам человеком:

Could I talk to … ? – Могу я поговорить с …?

Could you put me through to …? – Не могли бы вы меня соединить с …?

Не забудьте сообщить цель звонка:

I would to make an appointment with … . – Я бы хотел назначить встречу с … .

I’d to schedule a meeting with … . – Я бы хотел назначить встречу с … .

Если требуется, сообщаем о степени важности:

It is urgent. – Это срочно.

It is very important. – Это очень важно.

2. Обсуждаем время встречи

Чтобы предложить время для встречи, вы можете использовать несколько способов, которые мы сейчас рассмотрим. Если так случилось, что вы забыли, как говорить о времени на английском, какие предлоги использовать, то можете освежить память, прочитав статью о том, как указывать время.

Прежде всего, поинтересуйтесь, когда вашему собеседнику удобно встретиться:

When can you meet with me? – Когда вы можете встретиться со мной? When would suit you? – Когда вам подойдет?

When are you free? – Когда вы свободны?

Предложите свой день и время.Если ваш тон общения позволяет, то можно использовать простые фразы:

Do you have time on Monday? – У вас есть время в понедельник? Do you have time next week for a meeting? – У вас есть время для встречи на следующей неделе? How about 10am on Friday? – Как насчет 10 утра в пятницу? Would Wednesday be OK for you? – Среда вам подойдет? Shall we say Tuesday in my office? – Скажем, во вторник у меня в офисе?

Maybe we could meet on Friday? – Может быть, мы могли бы встретиться в пятницу?

При построении вопросов вы можете использовать глагол to be:

Are you available on Friday at 11 o’clock? – Вы доступны в пятницу в 11 часов. Are you free on Friday at 11 o’clock – Вы свободны в пятницу в 11 часов? Is morning convenient for you? – Утро подходит вам? Is Tuesday ok for you? – Во вторник нормально? Is five alright for you? – Пять часов нормально?

It is possible to meet on Friday at 11 o’clock? – Возможно ли встретиться в пятницу в 11 часов?

Можете задействовать глагол can:

Can we meet on Friday at 11 o’clock? – Мы можем встретиться в пятницу в 11?

Также можно использовать could вместо can, это звучит более вежливо:

Could we meet next week? – Мы могли бы встретиться на следующей неделе?

Could I make an appointment with Dr Smith please? – Мог бы я назначить встречу с доктором Смитом пожалуйста?

Если вы хотите быть супер-вежливым, то ставьте в начале своих вопросов I was wondering if… (Я хотел бы знать…), только помните, что после такого начала предложения идет прямой порядок слов:

I was wondering if you have time next week. – Я хотел бы знать, есть ли у вас время на следующей неделе.

I was wondering if you are free on Monday. – Я хотел бы знать, свободны ли вы в понедельник.

Would вместо will также придаст вашему обращению вежливости:

Would Friday be convenient? – Было бы удобно в пятницу?

Would Friday suit you? – Пятница подошла бы вам?

3. Получаем ответ на предложение

Что вы можете услышать от собеседника? Сначала это может быть какая-то общая фраза:

I just need to check my diary. – Мне нужно свериться с моими записями.

Let me see. – Давайте посмотрим.

Если время подходит, то собеседник подтверждает встречу:

That’s fine for me. – Это мне подходит. That’s OK for me. – Это мне подходит. Yes, it’s convenient for me. – Да, это удобно для меня. I think that can be possible. – Я думаю, это возможно. Yes, that would be good for me. – Да, меня это устраивает. It would be perfect for me. – Это было бы отлично. It suits me. – Это мне подходит. My schedule is open all day on Tuesday. – У меня во вторник все время свободно.

Wednesday sounds fine. – Среда подходит.

Если время не подходит, то вам должны вежливо об этом сообщить. Для «смягчения» отказа используют фразы I am afraid или I am sorry в начале предложения:

I am afraid/sorry I cannot on Monday. – Боюсь, что/мне жаль, я не могу в понедельник. I am afraid/sorry I am busy all day on Friday. – Боюсь, что / мне жаль, я занят весь день в пятницу. I am afraid/sorry I won’t be able at three. –Боюсь, что/ мне жаль, не смогу в три. It is going to be difficult. –Это будет сложно. I will be out on Tuesday. – Меня не будет в офисе во вторник. My calendar is full on Monday. – Мое расписание заполнено на понедельник. I am sorry, I've got another meeting then. – Прошу прощения, у меня в это время другая встреча.

I am tied up all day, I am afraid. – Боюсь, что я занят весь день.

Если предложенное время не подошло, то возвращаемся к предыдущему пункту и предлагаем другое время.

4. Подтверждаем встречу и прощаемся

Когда вы нашли время удобное для вас обоих, нужно подвести итог беседе, подтвердив дату и время и тем самым завершить разговор:

So, see you on Monday at ten. – Итак, увидимся в понедельник в десять.

So, that’s Wednesday, three o’clock. – Итак, в среду, в три.

Для начала выберете те фразы, которые кажутся вам несложными, составьте «скрипт» своего телефонного разговора. И звоните, не бойтесь!

Потом расширяйте свой фразовый арсенал, заменяйте фразы на более продвинутые, добавляйте новые. Главное – практика. И очень скоро назначение встреч перестанет быть проблемой для вас!

Если вам понравилась эта статья, и вам необходим курс бизнес курс английского языка – мы с удовольствием вам поможем! Записывайтесь на бесплатное вводное занятие и попробуйте английский по Скайпу в онлайн школе Enginform!

Источник: https://enginform.com/article/kak-naznachit-vstrechy-na-angliyskom

14. Деловая переписка

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Разновидностиделовых писем

Понятие«деловая переписка» объединяет разныевиды и формы документов. Грамотносоставленную деловую документациюможно считать половиной успеха любогопроекта.

Самыйраспространенный вид деловой переписки– деловые служебные письма. Особенностиих содержания во многом зависят от того,для какой цели они составляются.

Деловыеписьма могут быть инициативными,ответными, письмами‑приглашениями,поздравлениями или приветствиями.Инициативные письма – это просьбы,запросы, предложения, заказы и т. п.Они, как правило, требуют ответа.

Ответныеписьма могут содержать согласие, отказили разъяснение. Письма‑приглашения,поздравления, приветствия не касаютсянапрямую производственных, коммерческихи служебных вопросов, однако, несомненно,способствуют развитию и укреплениюделовых контактов.

Всамом общем случае деловые письмаделятся на две большие группы.

1. Коммерческиеписьма с предложениями продать(предложение продуктов, товаров, услуг,заявление о приеме на работу) или письмас предложениями купить (продукты,услуги), к ним относятся рекламные игарантийные письма.

2. Функциональныеписьма можно разделить на следующиегруппы: информационные, письма‑запросы,письма‑извещения, рекламации иписьма‑претензии или письма‑ответы,например ответ на письмо‑предложениеили на письма‑претензии.

Деловыеписьма составляются по различнымвопросам, каждое из них имеет своеспециальное назначение, отсюда имногообразие разновидностей служебныхписем, поэтому и стратегия, и стиль такихписем различные.

1. Коммерческиеписьма

Категориякоммерческих писем является наиболеесложной, т. к. правильно составленноеписьмо‑предложение во многомопределяет ваш успех. Письмо‑предложениеодновременно выполняет несколькофункций:

1) информированиеклиента о предлагаемом вами товаре илиуслуге, содержание цены и другиекоммерческие условия;

2) такоеписьмо должно убеждать клиента в том,что ваш товар наиболее соответствуетего нуждам и потребностям;

3) должнопредлагать решения на основе потребностейи нужд клиента и воздействовать на него;

4) атакже создавать общее благоприятноевпечатление о вашей фирме.

Любойкоммерческой организации приходитсязаниматься рекламой своей продукцииили услуг. Важную роль в рекламнойдеятельности играют коммерческиеписьма, предлагающие товары или услуги,стимулирующие интерес к товару и желаниеего приобрести. Такого рода письманазываются рекламными.

Рекламноеписьмо – это письмо, которое направляетсяконкретному адресату и содержит подробноеописание деятельности фирмы, предоставляемыхею услуг и товаров с целью побудитьадресата воспользоваться ими.

Впрактике деловой переписки используютсясамые разнообразные с точки зрениясодержания рекламные письма.

Условноих можно разделить на две группы:

1) письма,предлагающие товары или услуги;

2) письма‑презентации,содержащие сведения о фирме.

Основнойразновидностью рекламных писем являетсяделовое письмо‑предложение.

Деловоеписьмо‑предложение не должно бытьдлинным, т. к. вряд ли кто станет читатьписьмо, занимающее более одной страницы.Оно должно быть как информативным, таки лаконичным, ясным и понятным.

Не следуетуглубляться в детальное описание фирмы,предлагаемых товаров или услуг, освещатьследует только самые важные моменты –то, что отличает вашу компанию от других,ваши товары от товаров других производителейили поставщиков.

Составлениекоммерческих писем имеет определеннуюструктуру.

1. Сначаладается краткое представление вашейкомпании, фирмы и характера ее деятельности.

2. Далееидет описание основных направленийдеятельности фирмы, ее достоинств ипреимуществ в сравнении с другимифирмами, предлагающими аналогичныетовары или услуги.

Представление продукта(товара) и перечисление его основныхдостоинств и преимуществ. Также можноуказать дополнительные или сопутствующиеусловия.

Перечислять все достижения,преимущества вашей компании, продукта,сервиса, ваши личные нужно честно, безизлишних преувеличений. Любую информациюможно легко проверить.

3. Толькопосле описания основных направленийдеятельности фирмы и представленияпродукта (товара) или услуги идетконкретное предложение о сотрудничестве(оптовая или розничная торговля,предложение услуг и т. д.).

4. Далеенеобходимо выразить готовностьпредоставить любую интересующуюинформацию о фирме, готовности предоставитьобразцы товара, подробную информациюо товаре или услугах и ответить на всевопросы, которые могут возникнуть впроцессе рассмотрения предложенияпродукта или услуги у потенциальногопартнера.

5. Закончитьписьмо следует прямым указанием, чеговы ожидаете от этой компании и выражениемнадежды на сотрудничество. Именно этазаключительная фраза запомнится большевсего.

6. Подпись(должность, фамилия, инициалы).

Наэтапе подготовки к составлениюкоммерческих писем‑предложенийнеобходимо получить следующую информацию:

1) мотивыи потребности клиента;

2) срочностьпотребности;

3) ктопринимает решение;

4) предложенияконкурентов.

Еслидля совершения продажи вам необходимоубедить конкретных людей, то коммерческоепредложение должно быть построеносоответствующим образом.

Передсоставлением письменного коммерческогопредложения изначально следует выяснитьмотивы и потребности клиента, которымион руководствуется при принятии решений,совершении покупки и т. п. Составьтесписок этих мотивов и используйте егопри разработке письменного предложения.

Постарайтесь тщательно расспроситьклиента по телефону или при личнойвстрече, стараясь выяснить его рациональныеи эмоциональные мотивы, внимательнослушая, что говорит клиент, и отмечаянаиболее важные моменты. Какимхарактеристикам он уделяет наибольшеевнимание, на какую цену он рассчитывает.

Также постарайтесь уяснить срочностьпотребности клиента. Возможно, чтоэкстренности в составлении подробногокоммерческого предложения не существует,т. к. клиент собирается производитьзакупку еще не скоро.

Обязательновыясните, кто будет принимать окончательноерешение и какие сотрудники оказываютнаибольшее влияние на это решение.

Постарайтесьузнать у клиента, есть ли у него предложенияот ваших конкурентов. При наличиипостарайтесь получить их копии. Однакодовольно часто клиенты не желаютпредоставлять поставщикам коммерческиепредложения конкурентов.

Постарайтесьрасположить к себе потенциальногоклиента, преодолеть это препятствие,употребляя следующие выражения:«Понимаем, что вы хотите выбрать наиболеевыгодного для вас поставщика, и мысобираемся предложить вам наиболеевыгодные условия, но для этого намнеобходимо иметь информацию о предложенияхнаших конкурентов».

Присоставлении письменного коммерческогопредложения особое внимание следуетуделить следующим моментам:

1) ясность;

2) четкоеуказание выгод для клиента;

3) коммерческоепредложение должно вызывать у вашегоклиента доверие.

Деловымлюдям не нравится, когда впустуюрастрачивается их рабочее время. Поэтомустарайтесь составлять коммерческоепредложение ясным и понятным языком,указывая в коммерческом предложениитолько то, что вы хотите сказать.

Старайтесь писать четко и ясно, избегаяизлишне замысловатого языка и неясныхоборотов типа: «Мы предлагаем вамобширный спектр услуг».

Говоритеконкретно, подчеркивая выгоду, например:«К вашим услугам служба техническогообслуживания и ремонта в течение 24 ч»,«Данный вариант разработан специальнодля вас».

Краткоопишите последовательность действий,ожидаемых от клиента в случае принятияположительного решения или появлениявопросов.

Например: «По всем вопросамвы можете обращаться к… по телефону…»Можно перечислить требования, которымдолжен удовлетворять запрашиваемыйтовар, в порядке их приоритета в глазахзаказчика.

Например: «Согласно вашимисходным данным или нашему разговору(с указанием даты) запрашиваемое вамиоборудование должно удовлетворятьследующим требованиям:..»

Стремитеськ тому, чтобы ваше предложение содержалоответ именно на эти требования, помня,что в потребностях клиента существуетопределенная иерархия. К основным обычноотносят: допустимые техническиепараметры, цену, срок поставки,эмоциональные потребности (признаниекак специалиста); ко вторичным:консультации, помощь в монтаже и т. д.

Инструментомсклонения клиента к положительномурешению может послужить дополнительнаяскидка за быструю оплату, предоставлениедополнительных бесплатных услуг, болеебыстрая поставка, описание выгоды,упускаемой клиентом при задержкепринятия решения в пользу Вашегопредложения, вроде: «В ближайшем будущеможидается повышение цен или снижениепроцентов на скидки и т. п.».

Длятого чтобы клиент (партнер) не сомневалсяв вас или в вашей фирме, используйтерекомендации от других клиентов, которыеуже сотрудничают с вами или купили ваштовар и успешно его используют. Ничтоне убеждает так сильно, как положительнаярекомендация других клиентов.

Большоезначение играет и внешнее оформлениеписьма‑предложения, представляющеговашу компанию или фирму, поэтому онодолжно быть оформлено на фирменномбланке со всеми необходимыми для письмареквизитами.

Приоформлении нужно придерживаться общихправил оформления деловой переписки,но для привлечения внимания к письмудопустимо использование более широкихарсеналов внешнего оформления текста.Можно использовать, например, разныешрифты для отдельных, наиболее важныхфрагментов текста, отдельные местатекста выделять полужирным шрифтом иликурсивом.

Не рекомендуется печататьмелким шрифтом с маленьким межстрочныминтервалом (размер шрифта не меньше 13или 14, интервал – не меньше 1,5). Обратитевнимание на удобность читаемости вашегописьма. Не составляйте абзацы длиннеесеми строк. Первая фраза коммерческогопредложения должна быть короткой.

Онапокажет клиенту, что ваше коммерческоепредложение будет ясным и четким.

Сточки зрения доверия к письму и оказанияим более сильного воздействия напотенциального партнера лучше, еслиписьмо подписано лицом не ниже руководителяотдела, а письма представляющие фирму,вообще лучше подписывать самомуруководителю или одному из заместителей.

Деловоеписьмо‑предложение должно бытьубедительным, но не навязчивым.Неоднократное повторение предложения,пусть и в разных вариантах, можетоттолкнуть.

Эффективнеебудет после передачи коммерческогописьма‑предложения клиенту отслеживать,что происходит с вашим предложением,обратная связь позволит вовремя принятькорректирующие действия (предоставитьдополнительную скидку, прояснить неясныетехнические моменты и т. д.).

Необходимобыть активным в отслеживании вашегокоммерческого предложения, обязательнопериодически звоня клиенту, интересоватьсямнением лиц, принимающих решение. Можнотакже рассказать клиенту какую‑нибудьположительную информацию о вашей фирмеили вашем товаре, предоставитьдополнительные рекомендации от другихклиентов.

Просто отдать коммерческоепредложение и затем ждать, когда клиентобратится к вам с ответом, – неправильнои неэффективно.

2. Функциональныеписьма

Информационноеписьмо – это сообщение о каком‑либофакте, событии, например о проведениивыставки или конференции, расширенииассортимента продукции, измененииусловий сотрудничества и т. д.

Разновидностямиинформационных писем являютсяписьма‑извещения, письма‑уведомления,сопроводительные письма.

Письма‑извещенияи письма‑уведомления также направляютсяконкретному адресату и начинаютсясловами: «сообщаем», «извещаем».

Например:«В ответ на ваше предложение сообщаем,что наша компания заинтересована впредлагаемом вами оборудовании и мыготовы подписать с вами договор опоставке следующего оборудования:..»или «ИМНС извещает вас о необходимостипредоставить необходимые дляперерегистрации документы, не позднее30 дней с момента получения настоящегоуведомления».

Сопроводительноеписьмо составляется, когда необходимопроинформировать адресата о направленииему каких‑либо документов. Оносодержит комментарии и краткиеразъяснения. Сами документы, направляемыес сопроводительными письмами, не имеютадресующей части, и такими документамиобычно являются технические расчеты,схемы, графики и т. д.

Письма‑рекламацииили письма‑претензии направляютсяпартнеру (адресату) в случае невыполненияим своих обязательств, нарушениякаких‑либо договоренностей по оплате,срокам поставки, качеству товаров ит. п. Письма‑претензии обязательнодолжны быть подтверждены соответствующимидокументами.

Например:«При получении груза была обнаруженанедостача…» (подтверждается актомпроверки с указанием номера и даты);если же претензия на качество товара,то это необходимо подтвердить актомрекламации.

Ответна письмо‑предложениеОтвет на письмо с предложением осотрудничестве может быть положительным,отрицательным или нейтральным, еслиполучатель не вполне уверен в результатепредполагаемого сотрудничества, однакохотел бы выяснить некоторые вопросы,которые помогут ему принять окончательноерешение.

Есливы пишете положительный или нейтральныйответ на письмо‑предложение, планписьма должен быть примерно таким:

1) поблагодаритьза письмо‑предложение, указавпродукты, товары, услуги и пр., которыебыли предложены вашему вниманию;

2) сообщитьо положительных результатах анализаили экспертизы предложенных товаров,проведенных в вашей компании;

3) перечислитьвопросы, которые вы считаете важнымидля заключения контракта;

4) предложитьвстречу с вашим потенциальным партнеромдля обсуждения деталей контракта;

5) выразитьнадежду на будущее взаимовыгодноесотрудничество.

Закончитьписьмо стандартной фразой;

6) подпись,ваше имя, должность.

Постарайтесьответить по возможности срочно назаманчивое предложение о сотрудничестве.Если предложение чего‑нибудь стоит,его автор наверняка послал предложениятакже вашим конкурентам.

Письмо‑отказ.Если же вы пишете отрицательный ответна письмо‑предложение, то необходимобыть предельно вежливыми. Особенноважно уметь выразить в корректной формесвое несогласие, возражение, отказ,т. е. то, что заведомо неприятноадресату.

В таких письмах следует сначалаизложить причины отказа, а после выразитьсвое сожаление (например, о невозможностипринять предложение).

Уместно выразитьнадежду на возможное возвращение кданному вопросу в случае измененияобстоятельств, получения дополнительныхданных или в силу других причин.

Источник: https://studfiles.net/preview/6208281/page:13/

Юрист Авилин
Добавить комментарий