Приказ о проведении кадрового аудита образец

Аудит кадровых документов своими силами

Приказ о проведении кадрового аудита образец

  • при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

    Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

    Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

    Кто и как?

    Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

    В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации.

    Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

    Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

    Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

    В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

    Составляем план проверки.

    Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса.

    Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.

    Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

    На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

    1. составить план проверки;

    2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

    3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

    4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

    Пример 1

  • Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;
  • Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.

    );

  • Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
  • Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
  • Должностные инструкции;
  • Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
  • Графики отпусков;
  • Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
  • Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
  • Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о защите персональных данных;

    5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

    Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании – это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

    В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

  • Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;
  • Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление
  • Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
  • Источник: http://hrm.ru/db/hrm/FE4B261373A45A984425794F004DE633/print.html

    Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

    Приказ о проведении кадрового аудита образец

    Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП.

    Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства.

    Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

    После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

    • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
    • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
    • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

    Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

    Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

    Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

    Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

    Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

    Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии.

    Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

    По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

    Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

    Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

    Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии.

    Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

    Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

    Если трудового договора нет

    Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

    1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
    2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

    В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

    Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

    Если договор есть, но нет изменений к нему

    Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится.

    Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором.

    В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

    Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

    Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести.

    Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы.

    Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

    В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

    Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно.

    А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено».

    Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

    Шаг 5. Уведомляем работников

    Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива.

    Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей.

    Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

    Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

    Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

    Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

    Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий.

    Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

    Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

    Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

    Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

    Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

    График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

    Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

    Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

    К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

    Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

    Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

    Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

    Шаг 9. Как быть с уже уволенными

    Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть.

    Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП.

    Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

    Шаг 10. Расширяем список

    Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

    Особое мнение

    Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

    1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

    Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

    2. Трудовые споры с работниками.

    Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

    Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

    Источник: https://clubtk.ru/vosstanovlenie-kdp-na-predpriyatii-poshagovaya-instruktsiya

    Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

    Приказ о проведении кадрового аудита образец

    Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

    Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

    Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

    Для чего нужен кадровый аудит?

    Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

    — подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

    — оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

    — повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

    — оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

    — разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

    — оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

    Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

    Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

    Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

    Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

    Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

    Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

    Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

    Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

    Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

    Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

    Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

    Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

    Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

    Нормативная база для проверки кадровой документации

    Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

    — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

    Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

    Кадровый аудит: польза, виды, процедура

    Приказ о проведении кадрового аудита образец

    Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

    Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства.

    Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.

    Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

    Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

    Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

    Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения.

    Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.

    К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

    ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2018 году

    Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

    Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

    По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

    Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны.

    При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях.

    Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

    Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства.

    Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.

    Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

    Например, целесообразно провести кадровый аудит:

    Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

    Во время этого этапа необходимо:

    Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено.

    Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.

    В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

    К обязательным документам относятся:

    Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

    Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

    Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

    При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок.

    Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

    При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

    С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда).

    Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д.

    В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

    Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

    При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

    Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

    Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

    В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

    Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

    Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/kadrovyy-audit-polza-vidy-protsedura/

    Проведение внутреннего аудита: порядок, методика, программа, пример, план, этапы, приказ

    Приказ о проведении кадрового аудита образец

    Потребность во внутренних проверках уже стала обыденностью для средних и крупных организаций.

    Малые компании не всегда проводят аудит из-за меньшего объема рабочих процессов, но и некоторым из них такой контроль смог бы принести немало пользы.

    Про совершенствование процесса проведения внутреннего аудита, планирование и его подготовку читайте в этой статье. У нас вы найдете также информацию о проведении внутреннего аудита на предприятии на примере.

    Программа и график проведения внутреннего аудита

    Планирование проверки — это один из очень важных этапов подготовки.

    В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.

    Программа проведения внутреннего аудита составляется совместно с планом. Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании. Этот документ описывает все нюансы деятельности аудитора и включает в себя такие пункты:

    1. цель проведения внутреннего аудита.
    2. Область применения.
    3. Определения и сокращения.
    4. Данные о дополнительных документах.
    5. Перечень ответственных за применение.
    6. Описание процесса проведения аудита.
    7. График и периодичность контрольных проверок.
    8. Подготовка детального плана аудита.
    9. Подготовка необходимых документов.
    10. Последовательность сбора информации.
    11. Нюансы подготовки итоговой отчетности.

    У нас доступен для скачивания график-план проведения внутреннего аудита (пример).

    Программа проведения внутреннего аудита (пример)

    Программа проведения внутреннего аудита — 1Программа проведения внутреннего аудита — 2Программа проведения внутреннего аудита — 3Программа проведения внутреннего аудита — 4Программа проведения внутреннего аудита — 5Программа проведения внутреннего аудита — 6Программа проведения внутреннего аудита — 7Программа проведения внутреннего аудита — 8

    Методики

    Для получения достоверных результатов проверки во время аудиторского контроля необходимо придерживаться определенной методики проведения внутреннего аудита на предприятии. Необходимо заранее определить методы, планируемые для использования аудиторами и создать из них единую систему проведения, отталкиваясь от программы и плана проверки.

    Допустимы такие методы:

    • Контрольное сличение остатков
    • Составление обратных калькуляций
    • Общенаучные и научно-практические
    • Хронологический и сравнительный анализ
    • Восстановление учетных записей по документам
    • Методы документальной и фактической проверки
    • Формальная, арифметическая и нормативная проверка
    • Проверка документации определенного хозяйственного процесса
    • Изучение конкретного документа или ряда взаимосвязанных данных.

    Методов на практике значительно больше, сюда входят опрос и наблюдение, доказательство и оценивание, а также ряд других приемов, причем за их выбор ответственны аудиторы.

    Проведение внутреннего внутреннего кадрового аудита в организации рассмотрено в этом видео:

    Система

    Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования. По этой причине не существует единой качественной системы проведения внутреннего аудирования — каждая компания имеет свою структуру, что вынуждает изменять используемый порядок контроля.

    При этом любая система проведения аудирования должна подчиняться следующим принципам:

    • Этапности и регулярности
    • Открытости и независимости
    • Единообразия и системности
    • Предупредительности и документированности.

    Без учета этих принципов внутренняя проверка не может быть эффективной. Также важную роль в положительной результативности аудита играет его организация.

    Организация проведения

    Процедура проведения аудиторского контроля должна быть четко организована для исключения ошибок в работе самых проверяющих. Качественная организация деятельности аудиторов позволяет сделать контроль простым, быстрым и эффективным.

    Подготовка

    Проведение ВА всегда начинается с подготовки. Первым пунктом ежегодного контроля является соответствующее распоряжение руководства. Далее идет привлечение сторонней компании или формирование аудиторского штата из числа сотрудников. При наличии в организации уже созданной службы внутреннего аудита в приказе отражаются данные на проведение подготовки проверки и конкретные сроки.

    Далее важным пунктом является планирование предстоящего аудита. На основании конкретной программы и плана выбираются адекватные методы, производится подготовка необходимой документации и окончательно определяются сроки ВА.

    Приказ и соглашение

    Приказ о проведении ВА выпускается непосредственным руководителей компании. Часто выпускаются 2 приказа — один на составление плана и программы аудитов, другой на начало их проведения. Поэтому непосредственным документом для начала действия является тот, который содержит в себе такие данные:

    1. Даты начала и сроки проведения проверок.
    2. Указание ответственных аудиторов и специалистов.
    3. Описание предоставляемых условий для проведения ВА.
    4. Меры, принятые для контроля за проведением аудиторской проверки.

    Приказ на проведение внутреннего аудита в организации вы можете скачать здесь.

    Приказ о проведении внутреннего аудита (образец)

    Приказ о проведении внутреннего аудита — 1Приказ о проведении внутреннего аудита — 2

    Правила и порядок проведения внутреннего аудита описаны ниже.

    Проведение внутреннего аудита СМК с целью соответствия ИСО 9001 показано в данном видеоролике:

    Правила

    Существуют определенные международные и российские стандарты проведения внутреннего аудита. При этом законодательно не запрещено разрабатывать свои внутрифирменные правила ВА. Основная часть федеральных стандартов касается деятельности сторонних аудиторов, регламентируя их работу для обеспечения качества предоставляемых услуг.

    В то же время внутренние стандарты аудита, создаваемые конкретной компанией, не могут противоречить федеральным и международным правилам. Вне зависимости от уровня правил они все делятся несколько блоков. Из них 3 являются обязательными:

    1. Блок №1 отражает нюансы организационно-экономической деятельности аудиторов.
    2. Блок №2 указывает ответственность аудиторов, способы получения контрольных доказательств и порядок формирования выводов.
    3. Блок №3 содержит правила по выбору методик, оформлению документации, рабочие инструкции.

    Важно понимать, что для получения достоверных данных по итогам аудита необходимо иметь структуру проверки с четкими правилами. Только систематизированная деятельность по определенным стандартам способна демонстрировать ясный результат.

    Далее рассмотрим алгоритм и этапы проведения внутреннего аудита.

    Пошаговые этапы

    На первый взгляд проведение внутренней аудиторской проверки довольно простое. Эта процедура включает в себя всего 3 этапа:

    1. Предварительная подготовка.
    2. Сбор аудиторских доказательств.
    3. Оформление результатов проверки.

    Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.

    • На этапе подготовки надо произвести планирование и собрать необходимые данные, документы и различные сведения об объекте контроля.
    • Рабочий этап подразумевает непосредственное применение выбранных методов контроля, проведение тестов, поиск доказательств и документирование проведенных мероприятий.
    • На заключительном этапе подводятся итоги проверки, выполняется анализ проведенного аудита и завершается подготовка документации.

    Результаты осуществления

    • Все результаты ВА в обязательном порядке должны иметь документальную форму для последующего изучения. Чаще всего под документами подразумевается сводный отчет или его более мелкие формы. В нем указываются не только сведения об обнаруженных недочетах, но и предполагаемые пути их устранения. Также в результатах проведения внутреннего аудита обязательно отражаются потенциальные способы повышения эффективности рабочих процессов.
    • Помимо составления отчетов и прочей документации аудиторской проверки необходима и еще одна процедура. Важно заранее уточнить критерии эффективности работы проверяющих и по завершению внутреннего аудита производить анализ качества проведенного контроля.
    • Часто такими критериями служат соблюдения заявленных рамок сроков проверки, наличие полных и внятных замечаний по всем изученным пунктам, указание потенциальных проблем в будущем. Также необходимо анализировать деятельность аудиторов на соответствие регламенту проверок и правильном использовании разнообразных методов контроля. Еще одним критерием является доступность, полнота и своевременность предоставление документации о проведенной проверке.

    При проведении внутреннего аудита большая роль отводится и его подготовке (и не забывайте о чек-листе!).

    Без правильно проведенной подготовительной части невозможна качественная работа проверяющих. Единой системы аудита не существует, каждая компания самостоятельно комбинирует методы контроля, поэтому стоит особое внимание уделять и подготовке, и самой проверке, и анализу эффективности работы службы ВА.

    Проведение внутреннего аудита системы менеджмента описано в этом видео:

    Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/buhgalteriya/vnutrennij-audit/provedeniye.html

    Проверяем кадровую документацию своими силами – внутренний кадровый аудит

    Приказ о проведении кадрового аудита образец

    Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

    — привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

    — провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

    Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

    Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

    Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

    перед государственной проверкой;

    при смене руководителя организации или кадровой службы;

    в случае изменения законодательства и т.д.

    Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

    Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:

    — задачи и цели проведения аудита;

    — сроки проведения аудита.

    Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

    Справочная информация.

    Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

    План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год.

    — состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

    Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

    — срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

    Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

    На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы.

    Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке.

    К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

    • правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
    • штатное расписание;
    • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
    • трудовые книжки;
    • должностные и рабочие инструкции;
    • личные дела работников;
    • личные карточки (для военнообязанных)  ;
    • приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
    • графики (отпусков, работ, сменности);
    • табели использования рабочего времени и др.

    Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

    Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .

    Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

    Проверка ЛНПА.

    К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

    — не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

    — оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить  ;

    — не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.

    При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними  . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

    Проверка трудовых договоров (контрактов).

    Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

    всех обязательных сведений и условий ;

    подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .

    Проверка личных дел.

    Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц  ),  .

    Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

    — на последовательность включения в них документов;

    — наличие в них обязательных документов.

    Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

    1. Внутренняя опись документов личного дела.
    2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
    3. Личный листок по учету кадров.
    4. Автобиография.
    5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
    6. Заявление о приеме на работу.
    7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
    Обратите внимание!

    При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др.  .

    В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .

    Проверка приказов по личному составу.

    Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .

    Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

    — отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

    — ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

    Проверка трудовых книжек.

    Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .

    Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

    Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

    несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

    несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

    неверное внесение исправлений;

    отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

    Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета.

    Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением.

    Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

    Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

    По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

    • порядок и срок проведения аудита;
    • проверенные кадровые документы;
    • выявленные в ходе проверки нарушения;
    • рекомендации по устранению нарушений и др.

    Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

    Источник: https://ilex.by/proveryaem-kadrovuyu-dokumentatsiyu-svoimi-silami/

    Юрист Авилин
    Добавить комментарий