Основные первичные документы по учету труда и заработной платы

Первичные документы по начислению и выплате заработной платы

Основные первичные документы по учету труда и заработной платы

1.4. Первичные документы по начислению и выплате заработной платы

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 22.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

♦ наименование документа;

♦ дата составления документа;

♦ наименование экономического субъекта, составившего документ;

♦ содержание факта хозяйственной жизни;

♦ величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

♦ наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

♦ подписи лиц, предусмотренных подп. 6 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы могут использоваться унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 г. они не обязательны для применения, кроме документов, установленных уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовых документов).

Штатное расписание (форма № Т-3) применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации.

В этом документе приводится перечень структурных подразделений, должностей, сведений о числе штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Данный документ является обязательным кадровым документом, который утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание (размеры окладов, наименования должностей) вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного лица.

Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табели учета рабочего времени составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом в организации, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию в обязательном порядке.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

осуществляются на основании документов, оформленных надлежащим образом: листка нетрудоспособности, справки об исполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, заявления о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, предусмотренных законодательством, и пр.). Затраты рабочего времени отражаются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Неявки на работу фиксируются в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.).

Для расчета заработной платы и удержаний из нее используют расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49) или расчетную ведомость (форма № Т-51).

Заработная плата выплачивается по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-51) или по платежной ведомости (форма № Т-53), возможна выплата по расходно-кас-совым ордерам из кассы организации (форма № КО-2) или путем перечисления платежным поручением на платежные карты работников. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а) применяется для регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Журнал ведет работник бухгалтерии.

Лицевой счет (форма № Т-54) и лицевой счет (свт) (форма № Т-54а) применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Их заполняет работник бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме работника на работу (форма № Т-1,), если это не один работник, то приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а), оформляется на основании трудового договора.

В этих приказах указываются дата издания приказа, дата, с которой работник обязан приступить к своим трудовым обязанностям, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника для выполнения определенной работы и др.). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное на это лицом, после чего работник должен ознакомиться с ним под расписку. На основании приказа вносится запись в трудовую книжку, а бухгалтер открывает лицевой счет работника.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются в случае перевода работника (работников) на другую работу.

Такой приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, объявляется под расписку работнику (работникам).

После этого делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете работника и соответствующая запись вносится в трудовую книжку работника.

График отпусков (форма № Т-7) — это расписание предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, которое применяется для отражения сведений о времени распределения таких отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком.

При составлении графика отпусков следует учитывать положения законодательства РФ, специфику деятельности организации, а также пожелания работников.

После составления график отпусков подписывает руководитель кадровой службы, после чего визирует руководитель организации (уполномоченное им лицо) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Если требуется перенести срок отпуска на другое время, необходимо согласие работника и руководителя структурного подразделения, после получения такового в график отпусков вносят соответствующие изменения. Отпуск можно перенести в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба) используются при оформлении и учете отпусков, предоставляемых работнику или работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Эти приказы составляет работник кадровой службы (уполномоченное лицо), после чего их подписывает руководитель организации (уполномоченное лицо) и с ними знакомится работник под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делают отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС

(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), а также рассчитывают заработную плату за отпуск (по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»).

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для оформления расчета и обоснования выплат, которые причитаются работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) используют для оформления и учета направления работника или работников в командировку или командировки.

Такие приказы заполняет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В этих документах указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессию) командируемого, а также цель, время и место командировки, а при необходимости — источники уплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) — документ, который удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Работник (подотчетное лицо), возвратившись из командировки в организацию, составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника' (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и трудовую книжку работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников).

Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику в случае прекращения действия трудового договора. Такой документ составляет работник кадровой службы или уполномоченное им на это лицо. Причитающуюся заработную плату и другие выплаты работникам рассчитывает сотрудник бухгалтерии.

Эти формы служат основными первичными документами при исчислении суммы заработной платы.

страницу сайта >>

Источник: http://www.mnogosmenka.ru/manchur/pervichnie.htm

2.1.5 Первичные документы по учёту труда и его оплаты

Основные первичные документы по учету труда и заработной платы

Для учеталичного состава, начисления и выплатзаработной платы используют унифицированныеформы первичных учетных документов,утвержденные постановлением ГоскомстатаРФ от 06.04.2001г. №26.

Приказ(распоряжение) о приеме работника наработу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение)о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяютсядля оформления и учета, принимаемых наработу по трудовому договору (контракту).Составляются лицом, ответственным заприем, на всех лиц, принимаемых на работув организацию.

Приказ(распоряжение) о предоставлении отпускаработнику (форма №Т-6) и приказ(распоряжение) о предоставлении отпускаработникам (форма №Т-6а)применяются для оформления и учетаотпусков, предоставляемых работнику(работникам) в соответствии сзаконодательством, коллективнымдоговором, нормативными актамиорганизации, трудовым договором(контрактом).

Составляютсяработником кадровой службы илиуполномоченным лицом, подписываютсяруководителем организации илиуполномоченным им лицом, объявляютсяработнику под расписку. На основанииприказа делаются отметки в личнойкарточке, лицевом счете и производитсярасчет заработной платы, причитающийсяза отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчето предоставлении отпуска работнику».

Графикотпусков (форма № Т-7) предназначендля отражения сведений о временираспределения ежегодных оплачиваемыхотпусков работникам всех структурныхподразделений организации на календарныйгод по месяцам. График отпусков – сводныйграфик. При его составлении учитываютсядействующее законодательство, спецификадеятельности организации и пожеланияработника.

Графикотпусков визируется руководителемкадровой службы, руководителямиструктурных подразделений, согласовываетсяс выборным профсоюзным органом иутверждается руководителем организацииили уполномоченным им лицом.

При переносесрока отпуска на другое время с согласияработника и руководителя структурногоподразделения в график отпусков вносятсясоответствующие изменения.

Приказ(распоряжение) о прекращении действиятрудового договора (контракта) сработником (форма № Т-8) иприказ(распоряжение) о прекращении действиятрудового договора (контракта) сработниками (форма № Т-8а)применяются для оформления и учетаувольнения работника (работников).Заполняется работником кадровой службы,подписываются руководителем организацииили уполномоченным им лицом, объявляютсяработнику (работникам) под расписку.

На основанииприказа делается запись в личнойкарточке, лицевом счете, трудовой книжке,производится расчет с работником поформе № Т-61 «Записка-расчет при прекращениидействия трудового договора (контракта)с работником».

Приказ(распоряжение) о направлении работникав командировку (форма № Т-9) и приказ(распоряжение) о направлении работниковв командировку (форма № Т-9а)применяются для оформления и учетанаправлений работника (работников) вкомандировки.

Заполняются работникомкадровой службы, подписываютсяруководителем организации илиуполномоченным им лицом.

В приказе онаправлении в командировку указываютсяфамилия и инициалы, структурноеподразделение, профессии (должности)командируемых, а также цели, время иместа командировок.

Принеобходимости указываются источникиоплаты сумм командировочных расходов,другие условия направления в командировку.

Приказ(распоряжение) о поощрении работника(форма № Т-11), работников (№ Т-11а)применяютсядля оформления и учета поощрений зауспехи в работе. Составляются на основаниипредставления руководителя структурногоподразделения организации, в которомработает работник.

Подписываютсяруководителем организации илиуполномоченным им лицом, объявляютсяработнику (работникам) под расписку. Наосновании приказа (распоряжения) вноситсясоответствующая запись в трудовуюкнижку работника.

Табельучета использования рабочего времении расчета заработной платы (ф. № Т-12)и табельучета использования рабочего времени(ф. № Т-13)применяют для осуществления табельногоучета и контроля трудовой дисциплины.

Форма № Т-12 предназначена для учетаиспользования рабочего времени и расчетазаработной платы, а форма № Т-13 – толькодля учета использования рабочеговремени. При использовании формы № Т-13оплату труда начисляют в лицевом счете(ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51)или расчетно-платежной ведомости (ф. №Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условияхавтоматизированной обработки данных.Бланки табеля с частично заполненнымиреквизитами могут быть созданы с помощьюсредств вычислительной техники. В этомслучае форма табеля изменяется всоответствии с принятой технологиейобработки данных. Табельный учетохватывает всех работников организации.

Каждому из них присваивается определенныйтабельный номер, который указываетсяво всех документах по учету туда изаработной платы. Сущность табельногоучета заключается в ежедневной регистрацииявки работников на работу, с работы,всех случаев опозданий и неявок суказанием их причин, а также часовпростоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер,бригадир или мастер в табеле учетаиспользования рабочего времени. Дляупрощения табельного учета можноограничиться лишь регистрацией в немотклонений от нормальной продолжительностирабочего дня.

Отметку о неявках илиопозданиях делают в табеле на основаниисоответствующих документов – справоко вызове в военкомат, суд, листов овременной нетрудоспособности и др.,которые работники сдают табельщикам;время простоев устанавливают по листкамо простое, а часы сверхурочной работы– по спискам мастеров.

Учетвыработки рабочих в организацияхосуществляют мастера, бригадиры и другиеработники, на которых возложены этиобязанности. Для учета выработкиприменяют различные формы первичныхдокументов (наряды на сдельную работу,ведомости учета выполненных работ идр.).

Независимо от формы первичныедокументы содержат в себе, как правило,следующие реквизиты (показатели): местоработы (цех, участок, отделение); времяработы (дата); наименование и разрядработы (операции); количество и качествоработы; фамилии, инициалы и т.д.

Оформленныепервичные документы по учету выработкии выполненных работ вместе со всемидополнительными документами (листкамина оплату простоя, на доплаты, актами обраке и др.) передаются бухгалтеру. Дляопределения суммы заработной платы,подлежащей выдаче на руки работникам,необходимо определить сумму заработкаработников за месяц и произвести изэтой суммы необходимые удержания.

Этирасчеты производят обычно врасчетно-платежнойведомости(ф. № 49),которая, кроме того, служит и документомдля выплаты заработной платы за месяц.В левой части этой ведомости записываютсуммы начислений заработной платы поее видам (сдельно, повременно, премии иразного рода оплаты), а в правой –удержания по их видам и сумму к выдаче.

На каждого работника в ведомости отводятодну строку.

Аванс запервую половину месяца обычно выдаютпо платежным ведомостям. Сумму авансаобычно определяют из расчета 40% заработкапо тарифным ставкам или окладам с учетомотработанных работниками дней.

Заработнуюплату выдают в течение трех дней.

Поистечении этого срока кассир противфамилий работников, не получившихзаработную плату, делает отметку«Депонировано», составляет реестрневиданной заработной платы и натитульном листе ведомости указываетфактически выплаченную и не полученнуюработниками сумму заработной платы.

Суммы, не выплаченной в срок заработнойплаты, по истечении трех дней сдают вбанк на расчетный счет. На выданнуюсумму заработной платы составляетсярасходныйкассовый ордер (ф. № КО-2),номер и дата которого проставляются напоследней странице ведомости.

В расчетныхведомостях, составляемых на машинныхносителях информации, состав реквизитови их расположение определяются взависимости от принятой технологииобработки информации. При этом формадокумента должна содержать все реквизитыунифицированной формы. Журналрегистрации платежных ведомостей (ф.

№Т-53а)применяется для учета и регистрацииплатежных ведомостей по произведеннымвыплатам работникам организации. Ведетсяработником бухгалтерии. Выплаты, несовпадающие со временем выдачи заработнойплаты (внеплановые авансы, отпускныесуммы и т.п.), производят по расходнымкассовым ордерам, на которых делаютпометку «Разовый расчет по заработнойплате».

Расчетно-платежная ведомостьвыполняет несколько функций – расчетногодокумента, платежного документа и, крометого, служит регистром аналитическогоучета расчетов с работниками по заработнойплате.

Однако на практике использоватьрасчетно-платежные ведомости дляподсчета средней заработной платы закакой-либо предшествующий период(например, за три месяца при оплатеотпуска) неудобно, поскольку необходимоделать трудоемкие выборки из различныхведомостей. Поэтому в организации накаждого работника открывают лицевыесчета (ф. № Т-54 и ф.

№ Т-54а), в которыхзаписывают необходимые сведения оработнике (семейное положение, разряд,оклад, стаж работы, время поступленияна работу и др.), все виды начислений иудержаний из заработной платы за каждыймесяц. По этим данным легко рассчитатьсредний заработок за любой периодвремени.

Форма № Т-54используется для записи всех видовначислений и удержаний из заработнойплаты на основании первичных документовпо учету выработки и выполненных работ,отработанного времени и документов наразные виды оплат. На основании данноголицевого счета составляют расчетнуюведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54априменяется при обработке учетныхданных с применением средств вычислительнойтехники и содержит только условно-постоянныереквизиты о работнике. Данные по расчетузаработной платы, полученные на бумажныхносителях, вкладываются ежемесячно влицевой счет.

Вторая страница используетсядля печатания кодов видов оплат иудержаний.

Записка-расчето предоставлении отпуска работнику(Форма № Т-60) предназначенадля расчета причитающейся работникузаработной платы и других выплат припредоставлении ему ежегодногооплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчетпри прекращении действия трудовогодоговора (контракта) с работником (ф. №Т-61) применяетсядля учета и расчета причитающейсязаработной платы и других выплатработнику при прекращении действиятрудового договора (контракта).Составляется работником кадровой службыили уполномоченным лицом. Расчетпричитающейся заработной платы и другихвыплат производится работникомбухгалтерии.

Для получения аванса запервую половину месяца в банк представляютследующие документы: чек, платежныепоручения на перечисление денежныхсредств в бюджет по удержанным налогам,на перечисление сумм, удержанных поисполнительным документам и личнымобязательствам, а также на перечислениеплатежей на социальные нужды (в фонды- пенсионный, социального страхования,обязательного медицинского страхования).

Источник: https://studfiles.net/preview/377903/page:8/

Первичные документы по учету заработной платы

Основные первичные документы по учету труда и заработной платы

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
Общие требования к оформлению первичных документов
Перечень документов для расчета заработной платы и учету рабочего времени

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробнее о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте здесь >>>

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice.

Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

О том, как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51, читайте здесь >>>

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами».

Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Темы

главбуху аутсорсинг зарплата и кадры hr-директору

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pervichnye-dokumenty-po-uchetu-zarabotnoy-platy/

Документы, которые необходимо оформлять на предприятии для учета труда и заработной платы

Основные первичные документы по учету труда и заработной платы

Статьей 52 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде и заработной плате – документы по личному составу, документы, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и другие.

Первичную учетную документацию по учету труда и заработной платы можно условно разделить на три вида:

– документы по учету личного состава;

– документы по учету использования рабочего времени;

– документы по учету расчетов с работниками.

К документам по учету личного состава наряду с приказами (распоряжениями) по соответствующим вопросам (прием, увольнение, отпуск, изменение условий трудового договора и др.) относится личная учетная карточка работника.

Личная карточка работника – документ, который в систематизированном виде содержит различные сведения о работнике, необходимые для кадрового учета: общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и др.), а  также сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и др.).

Форма личной учетной карточки работника (ранее форма Т-2), а также требования к ее ведению и заполнению в настоящее время нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены. Организации самостоятельно определяют форму такой карточки, требования к ее заполнению, а также количество экземпляров карточки.

Законодательством на нанимателя возложена обязанность организации учета рабочего времени. Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (ч. 2 ст. 133 ТК).

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Формы таких документов утверждаются нанимателем самостоятельно.

Как правило, оперативный учет использования рабочего времени в организации ведется в табеле использования рабочего времени, в котором отражаются сведения о фактически отработанных часах и о неотработанном времени.

При этом в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству, а в составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины (ч. 5, 6 ст. 133 ТК).

Для бухгалтера или иного должностного лица, ответственного за начисление заработной платы, табель является одним из основных документов, необходимых для произведения расчетов с персоналом по оплате труда (заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, отпуска и др.).

Кроме этого, табель использования рабочего времени является основой для статистических расчетов, так как в соответствии с ч. 2 п. 32 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденных постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 29 июля 2008 г.

№ 92, показатели использования календарного фонда времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени.

Табель может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах за каждый календарный месяц, при этом наниматель самостоятельно определяет форму табеля учета использования рабочего времени, а также обозначения видов затрат рабочего времени.

Учет в организации заработной платы зависит от применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и иных факторов. Для документального оформления расчетов с работниками по заработной плате могут использоваться: лицевой счет, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость и другие документы.

Формы таких документов и требования к их заполнению определяются организацией самостоятельно.

В соответствии со ст. 80 ТК наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается нанимателем.

 Отдел занятости и трудовых отношений управления по труду, занятости и социальной защите  Смолевичского райисполкома.

Источник: http://kraism.by/ofitsialno/34750-dokumenty-kotorye-neobhodimo-oformlyat-na-predpriyatii-dlya-ucheta-truda-i-zarabotnoj-platy.html

Юрист Авилин
Добавить комментарий