Нормативная документация по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство –  восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы  создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого “повесили” кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле. 

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта:

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор – в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности.

Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания. 

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Список таких документов есть здесь >> 

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять: 

“Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…”

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в  большой справочной базе и в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов, тематические консультации там же. 

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов.

Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью ” Штатное расписание: форма и содержание”.

Подписчикам журнала “Кадровик-практик” рекомендуем почитать статью: “Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю” и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. 

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >>  Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки). 

Если Ваша компания является микропредприятием, то используйте  типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858) >>

Подписчикам журнала “Кадровик-практик” рекомендуем методичку:  “Принимаем работника на работу: кадровые вопросы”. Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др. 

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в  большой справочной базе и в «Пакете Кадровика». Также рекомендуем книгу  “555 образцов документов для кадрового делопроизводства”.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть  образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

На нашем сайте есть форма  приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >>  Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

Также рекомендуем книги «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель»,  “555 образцов документов для кадрового делопроизводства”.

В правильном оформлении трудовых книжек новым работникам Вам поможет наш справочник:  “Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей”.

Основные его части находятся в бесплатном доступе на нашем сайте >> Полностью справочник включен в большую справочную базу и в «Пакет Кадровика».

Также он выпускается как  печатная книга – “Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей”.

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/drugie/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya_poshagovoe_rukovodstvo/

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов.

В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура.

  • Особенности кадрового делопроизводства
  • Ведение кадрового делопроизводства от а до я
  • Кадровое делопроизводство. общие положения
  • Нормативно-правовые акты в кадровой службе
  • Нормативные документы по делопроизводству
  • Нормативная документация по кадровому делопроизводству
  • Перечень документов по кадровому делопроизводству

Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).

Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).

Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д.

Ведение кадрового делопроизводства от а до я

Важно

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения. Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта.

Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров. Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию.
В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства. Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Кадровое делопроизводство. общие положения

Внимание

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки. На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников.

При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д. Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании.
Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Нормативно-правовые акты в кадровой службе

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст.

154 Перечня) 7. Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации.
Постоянно 8. Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя. Постоянно 9.

График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год (ст. 356 Перечня) 10.

Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) 11.

Нормативные документы по делопроизводству

Защита информации. Основные термины и определения;

  • ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
  • ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
  • ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота? Основные нормативные документы по делопроизводству Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

  • Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность. Часто задаваемые вопросы Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы: Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет 39.

Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» 45 лет 40.

Перечень документов по кадровому делопроизводству

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 1 год (ст. 281 Перечня) 29.

График сменности при сменной работе Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. 1 год 30. Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

№ 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) 31.

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет 32.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

(Москва)

(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://pravo-nk.ru/normativnaya-dokumentatsiya-po-kadrovomu-deloproizvodstvu/

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
  • оформление кадровых приказов;
  • заполнение трудовых книжек;
  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;
  • Правил внутреннего трудового распорядка;
  • Положения о персонале;
  • Положения о премировании и иных поощрениях
  • Положения о материальной ответственности работников;
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Положение об отпусках;
  • Положение о командировках;
  • Положение о структурных подразделениях;
  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Кадровое делопроизводство: подробности для бухгалтера

  • Как оформить стажировку правильно? … стажером, объясняет эксперт в области кадрового делопроизводства Валентина Митрофанова. Как правильно оформить … стажером, объясняет эксперт в области кадрового делопроизводства Валентина Митрофанова.
    Трудовой договор: срочный … на неопределенный срок. В российском кадровом делопроизводстве чаще всего используется именно бессрочный …
  • О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров … о выполнении услуг по ведению кадрового делопроизводства, если такой должности нет в … ГПД об оказании услуг по кадровому делопроизводству можно, но при этом обязанность …
  • О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров … о выполнении услуг по ведению кадрового делопроизводства, если такой должности нет в … ГПД об оказании услуг по кадровому делопроизводству можно, но при этом обязанность …
  • Когда учреждениям проводить независимую оценку квалификации работников? … , секретаря руководителя, делопроизводителя, специалиста по кадровому делопроизводству, специалиста по охране труда… А …
  • Как формируются личные дела сотрудников? … , подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой …
  • Гид по обвинениям в дроблении бизнеса … , безвозмездно осуществляло часть их функций: кадровое делопроизводство, наличие единственного поставщика, распоряжения денежными …
  • Суммированный учет рабочего времени … вопросов у специалистов по ведению кадрового делопроизводства и бухгалтеров по расчету зарплаты … вопросов у специалистов по ведению кадрового делопроизводства и бухгалтеров по расчету зарплаты …
  • Дробление бизнеса без налоговых потерь … службы, осуществляющие: ведение бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, подбор персонала, поиск и работу …
  • Выстраиваем отношения с Производством на основе договора подряда … службы, осуществляющие ведение бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, подбор персонала, юридическое сопровождение, сотрудники …
  • Обходной лист: практика применения … .6, 6.7 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской …
  • ГИД по налоговым и другим поправкам. Лето 2017 года … службы, осуществляющие: ведение бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, подбор персонала, поиск и работу …
  • Взаимодействие инспекторов Роструда и налоговиков … трудового договора в частности и кадрового делопроизводства в электронной форме в целом …
  • Обзор заработных плат за 2017 год и прогноз на 2018 год … наблюдается у специалистов по направлениям: кадровое делопроизводство, подбор и работа с персоналом …
  • Порядок заключения коллективного договора (без участия профсоюзной организации) … договора (Е. Бардовская, “Кадровик. Кадровое делопроизводство”, N 8, август 2010 …
  • Поправки об электронном трудовом договоре планируется внести в 2017 году … такой договор станет основой электронного кадрового делопроизводства. Электронный трудовой договор может стать … такой договор станет основой электронного кадрового делопроизводства, которая “нацелена на минимизацию …

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

КАДРОВИК.UA. Головний кадровий журнал України.. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

15 марта 2012 года, г. Киев

Семинар-практикум проводит Виктор Александрович Рожнов – эксперт по кадровым вопросам, научный консультант и член редакционного совета журнала «Справочник кадровика»/«Довідник кадровика», автор журнала. С 1980 года – руководитель кадровых служб ряда государственных центральных органов управления.

В программе:

Место и роль службы персонала в системе управления  предприятием, учреждением, организацией

  • Организационные формы, структура и штат службы
  • Положение  о службе

Организационно-правовые принципы документирования работы с персоналом

  • Законодательные и нормативные акты (законы, постановления КМУ, нормативные акты соответствующих центральных органов власти), используемые во время приема и оформления решений по персоналу.
  • Локальные (внутренние) нормативные акты предприятия, учреждения, организации, регламентирующие работу с персоналом:

Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные (рабочие) инструкции, коллективный договор (в части режима работы и отдыха, установка размера доплат, надбавок, продолжительности дополнительных ежегодных отпусков, отпусков за счет предприятия, учреждения, организации, размера помощи в случае увольнения по некоторым причинам).
Основания, порядок разработки и утверждения, требования к структуре и содержанию, практика применения.

Состав и виды документов, создаваемых в деятельности кадровой службы

Распорядительные документы по персоналу (приказы, распоряжения)

Общая характеристика. Сфера применения типовых форм приказов (распоряжений) и бланка приказа предприятия, учреждения, организации.
Основания, порядок и технология подготовки приказов по принятию решений, а именно:

а) прием на работу:

  • определенных категорий лиц: иностранцев, инвалидов, выпускников учебных заведений, в частности молодых специалистов, студентов дневных отделений ВНЗ;
  • на основную и по совмещению (внутреннее и внешнее);
  • на неопределенный срок, на определенный срок, временную и сезонную работу;
  • с испытательным, неполным рабочим временем, составлением договора о полной материальной ответственности;
  • по конкурсу;

б) перевод: на другую постоянную (временную) работу, по состоянию здоровья, на более легкую работу, в связи с простоем; в) выполнение другой дополнительной работы вне границ трудового договора (в порядке совмещения профессий (должностей), выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, расширение зон обслуживания или увеличение объема выполняемой работы); г) прекращение трудового договора (увольнение работника): по согласию сторон, по инициативе работника и работодателя, по требованию третьих сторон, в связи с нарушением установленных ограничений или правил приема на роботу по другим причинам; д) отстранение от работы (без сохранения заработной платы, с правом получения помощи по временной нетрудоспособности); е) поощрение (с применением вида и порядка, установленным ПВТР); ж) применение дисциплинарного взыскания, в тому числе дисциплинарного взыскания как увольнение; з) предоставление отпусков (предусмотренных Законом Украины «Об отпусках» и другими актами законодательства) с учетом определенных особенностей, а также о разделении отпуска на части, перенос отпусков, отзыв из отпусков, прерывание отпусков. Расчет количества неиспользованных дней ежегодного отпуска и отпуска работникам, у которых есть дети.

и) об изменении фамилии (видается на основании соответствующего документа) с целью внесения изменений в учетные документы работника.

Документы статистической отчетности (оформление и подача в установленные сроки таких форм отчетности: № 3-ПН, № 4-ПН (план/факт), № 5-ПН; № 6-ПВ та № 10-ПІ. Возможность предоставления в электронном виде).

Учетные документы по персоналу

  • Оформление, ведение и хранение личной карточки работника (форма № П-2). Основания и правила заполнения разделов карточки. Расчет стажа работы по записям в трудовой книжке (стаж проставляется в п. 7 первого раздела карточки).
  • Оформление (первичное) личного дела работника (определение категории работников), дальнейшая работа с личным делом.
  • На основную и по совмещению (внутреннее и внешнее);

Документы по учету  военнообязанных и призывников

  • Организационные вопросы по ведению учета в службе и персонала.
  • Обеспечение требований законодательных и нормативных актов для учета военнообязанных и призывников (организационные вопросы, оформление и ведение соответствующих документов и т.п.).
  • Ответственность за нарушение правил учета.

Другие документы (книги, журналы регистрации/учета процедур по персоналу, акты как обязательные так и носящие характер рекомендаций). Их применение.

Трудовые книжки

  • Законодательство и нормативные документы о трудовых книжках. Ответственность за их невыполнение.
  • Практические вопросы первичного заполнения трудовой книжки (вкладыша, дубликата); внесение в трудовую книжку последующих записей, а также соответствующих изменений и исправлений.

Номенклатура дел

  • Разработка и использование в практической работе.
  • Систематизация и хранение дел (с учетом установленных требований и сроков).

Стоимость участия – 730 грн. (с НДС)
В стоимость входят: информационно-консультационные услуги, материал (печатный + CD), обед, кофе-брейки, блокнот, ручка.

Подписчикам журнала «Справочник кадровика» (рус./укр) предоставляется скидка!

Подробная информация:
тел./факс: 0(44) 5-07-2228, e-mail: seminar@mediapro.com.ua

www.profosvita.com.ua

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг

Источник: https://www.kadrovik.ua/content/kadrovoe-deloproizvodstvo-dlya-nachinayushchikh

Введение кадрового делопроизводства. Кадровое делопроизводство – обязанность руководства и насущная необходимость

Нормативная документация по кадровому делопроизводству

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

  • Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.
  • На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

    Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

  • Изучение важных документов организации.
  • Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

  • Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.
  • Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

    Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.
  • Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.
  • Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

  • Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.
  • Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

    Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

    Обязанности специалиста по кадрам

    У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

    • Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
    • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
    • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
    • Проведение и подготовка кадровых приказов.
    • Расчет и последующее начисление .

    Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

    Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

    • отслеживание рынка по заработной плате;
    • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
    • составление списка открытых вакансий в организации;
    • разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

    Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

    Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

    Ошибки, допускаемые в отделе кадров

    В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

    1. При оформлении и увольнении работника.
    2. Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

    3. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
    4. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
    5. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

    Восстановление порядка в кадровом учете

    Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:

    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.
    3. В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

      Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

      Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

    4. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
    5. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
    6. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
    7. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
    8. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
    9. Проверка трудовых книжек.
    10. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
    11. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

    Автоматизация в делопроизводстве

    Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров. На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

    Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

    • Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
    • После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
    • Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
    • Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

    Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:

    1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
    2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
    3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
    4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

    Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф.

    Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

    Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам.

    Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет.

    Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

    Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

    Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

    Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

    Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

    Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

    Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

    Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

    Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

    Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности.

    Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

    Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

    Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

    — правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

    — штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

    — график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

    — документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

    — трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

    Источник: http://mirauto53.ru/vvedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-kadrovoe-deloproizvodstvo/

    Юрист Авилин
    Добавить комментарий