Как написать письмо заказчику о замене материалов

Письмо о замене одного материала на другой, просьба согласовать эту замену. Образец.Алгоритм составления. Рекомендации по действиям

Как написать письмо заказчику о замене материалов

         СТРОЙПОДРЯД: ОБЩЕЕ ИНФО  

Требуется составить письмо о замене материалов (товаров) и направить его Заказчику.

Требуется получить от Заказчика ответное письмо с его согласием на замену материалов.

В этом случае, все необходимые действия для замены материалов в ходе работы выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно. Важно.Своевременность.

Согласовательные письма должны быть сделаны ДО использования нового материала в ходе работ.

То есть даты на письмах должны предшествовать дате начала использования нового материала в ходе работ.

Ниже приведены рекомендации по составлению письма, в скомпонованном виде прописаны все обязательные составные части письма.

НаправлениеДействия, содержаниеФормулировка
СобытиеПрописать событиеВ ходе выполнения работ возникла необходимость в замене одного материала на другой
Дата событияПрописать дату (обязательно)Дата когда возникла необходимость заменить материал
Прогноз, если действия не согласованыПрописать то, что может произойти, если не согласоватьВозможны ухудшение качества результатов работ, дополнительные расходы, невозможность использовать объект и т.п.
Что надо ПодрядчикуПрописать необходимые для Подрядчика действия или результатыТребуется согласовать применение нового материала взамен “старого”, получить письменное согласие Заказчика на замену материала
Время реагирования ЗаказчикаПлюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письмаПросим согласовать замену материала до “___” _____ ____ г.
Просьбы к ЗаказчикуИли согласовать или назначить комиссию для согласованияСогласовать замену материала, либо определить (назначить) представителей, которые наряду с представителями Подрядчика, войдут в состав комиссии для определения и согласования использования иного материала
ОбоснованиеПрописать обоснование замены материалаВ ходе работ, по объективным причинам (написать по каким) необходимо заменить один материал на другой. С сохранением первоначальной функциональности либо улучшенной

Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Уникальные решения Простота реализации Ожидаемый эффект

Разумеется, можно объединять, не выделять в тексте письма или вообще не писать в письме некоторые пункты, но желательно, чтобы письмо было составлено на основании всех приведенных выше рекомендаций.

Письмо о замене материала. Шаблон.Общее инфо о письмах,правилах их составления и отправки.Перейти…Действия, если письма своевременно не отправлены,какие письма составлять в данном случае.Перейти…

Действительно очень часто возникают ситуации, когда новый материал уже использован, но его замена заранее не согласована.

Именно в письменном виде, устное согласие было, но этого оказалось недостаточно.

Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате “пост-фактум”, необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность замены материала и т.п.

Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.

Необходимое письмо не было сделано и не было оправленоЧто делать в данном случае,как все зафиксировать “пост-фактум”НЕТ согласования ЗАМЕНЫ  › Заказчик не согласен на замену материалов в ходе работ Как добиться от Заказчикасогласования этой заменыНеобходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта Как оформить увеличениеи получить полную оплатуНевозможно начинать работыиз-за помех разного родаЧто делать Подрядчику в этомслучае, как избежать санкций

Если Вам необходима помощь в составлении писем или в решении иных задач
МЫ ГОТОВЫ Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п. Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям Проконсультировать, грамотно ответить на вопросыРАБОТАЕМ СО ВСЕМИРЕГИОНАМИ
РЕЗУЛЬТАТ. Решение задачи максимально быстро и с минимумом затрат
   ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ      ДИСТАНЦИОННО 

ГРАМОТНАЯ РАБОТА КОМАНДЫ ОПЫТНЫХ ЮРИСТОВ

РОСТ ДОХОДОВ Новые заказы РЕГУЛЯРНО Снизить затраты на деятельность компанииОптимизировать работу с минимальными затратами ТЕНДЕРНЫЙ КОНВЕЙЕР Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Делать заявки безошибочно и без отклоненийВыигрывать тендеры с МИНИМАЛЬНЫМ снижением ТРОЙНАЯ ВЫГОДА Набор УНИКАЛЬНЫХ преимуществ Обеспечить себя контрактами на год Уникальные алгоритмы работы с тендерами РУКОВОДСТВО СТРОЙПОДРЯД Скачать руководство БЕСПЛАТНОВсе под рукой, от инструкций до шаблоновРаботать с Заказчиком выгодно и грамотно
Основа для получения оплаты и успешной работы – грамотные и своевременные действия Подрядчика.

Действия Подрядчика в различных ситуациях, как действовать, какие письма отправлять, что требовать и т.д., пошаговые инструкции и алгоритмы. Применение данных рекомендаций позволит грамотно и БЫСТРО среагировать на ту или иную ситуацию.

  Требуется заменить один материал на другой   Надо оформить допработы по контракту  Надо увеличить объем работ   Надо увеличить сроки выполнения работ  Вместо оплаты – претензия по качеству   Отказ принимать скрытые работы  Допработы не согласованы с Заказчиком   Заказчик не является на объект  Заказчик вносит корректировки в ходе работ   Начислена пеня за просрочку  Заказчик отказывается платить вообще   Письменные претензии вместо оплаты
Образцы и шаблоны договоров. Рекомендации по их составлению и подписанию. Действия Подрядчика в ходе работ. Необходимые шаблоны, рекомендации. Своевременное оформление допработ. Что делать, если они не оформлены вовремя.
Сдача и приемка, КС-2, оплата работ. Что делать, если работы не принимают, не оплачивают.На всех стадиях, от начала работ до оплаты. Действия Подрядчика в спорных ситуациях. Изменения в смету, замена материалов и т.п.. Грамотные и своевременные действия.

Источник: http://u-nika.com/pismo_o_zamene_odnogo_materiala_na_drugoj_prosba_soglasovat_ehtu_zamenu_obrazec_rekomendacii

Письмо обоснование замены оборудования в проекте

Как написать письмо заказчику о замене материалов

Для начала работы необходимо сконтактировать с нами и поставить нам задачу.Письмо-разъяснение или комплект (если необходимо) разъяснительных писем.

По нашему опыту, наличие таких писем существенно усиливает позицию Подрядчика, позволяет разрешить спорные ситуации или не допустить их в принципе. Письмо-согласие Внимание Заказчик необоснованно требует от Подрядчика предоставления им исполнительной документации.

Нужен письменные отказ, с обоснованием причин отказа. Подрядчик, разумеется, не несет ответственности за эти недостатки, о чем и информирует Заказчика. Скачать.

Акт замены оборудования Формирование акта замены оборудования – необходимая часть процедуры по замене технических аппаратов и различного рода приборов, числящихся на балансе организации. Письмо о замене оборудования образец Телефон приняли, но заявление ни какое не писал.

  • Пример письма о замене оборудования
  • Письмо-согласие
  • Письмо на замену материала образец
  • Письмо о согласовании замены оборудования образец

Пример письма о замене оборудования Значит это то, что работники компаний могут писать их в произвольной форме или, если на предприятии имеется шаблон документа — по его типу. Информация о том, в каком виде должны оформляться акты, дается в нормативной документации фирмы.

Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.
Письмо о замене одного материала на другой, просьба согласовать эту замену Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.

Сделать такие разъяснения, дабы упрочнить позицию Подрядчика в рамках замены материала, в ходе работ.

Действия, содержание Формулировка Событие Прописать событие В ходе выполнения работ возникла необходимость в замене одного материала на другой Дата события Прописать дату (обязательно) Дата когда возникла необходимость заменить материал Прогноз, если действия не согласованы Прописать то, что может произойти, если не согласовать Возможны ухудшение качества результатов работ, дополнительные расходы, невозможность использовать объект и т.п. Что надо Подрядчику Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты Требуется согласовать применение нового материала взамен «старого», получить письменное согласие Заказчика на замену материала Время реагирования Заказчика Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма Просим согласовать замену материала до » » г.

Письмо о согласовании замены оборудования образец

Важно

СДАЧА-ПРИЕМКА РАБОТ Уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ. Работы (все) выполнены Подрядчиком, необходимо безотлагательно приступить к их сдаче-приемке. Скачать. Правила составления данного письма. Что надо Подрядчику Письменное мотивированное уведомление от Заказчика о необходимости проведения допработ и согласование всей необходимой документации, а также новых сроков.

Характеристики обновленного материала Отправка письменного уведомления Заказчику Следует отправить с помощью почты, факса либо лично, обязательна отметка об отправке (почтовая квитанция, для заказного письма) или отметка о приеме (с датой приема письма). Согласовать замену материала на аналогичный (обмен письменными уведомлениями). Обоснования Бывает, в локальном сметном расчете содержатся ссылки на применения уже.

Письмо о замене одного материала на другой. Не допускаются мероприятия, влияющие на архитектурный облик жилых домов (устройство балконов, козырьков, эркеров, превращение в эркеры существующих лоджий и балконов, устройство мансардных помещений и т.п.) и подлежащие оформлению и реализации в порядке, установленном для реконструкции жилых домов.

Внимание

Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена. Важно НИЗКАЯ РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ Контракты в работе с низкой рентабельностью Сжатые или урезанные сметы Прочие факторы Что делать в этом случае. Скачать. Правила составления данного письма. Уведомление Заказчика, согласование изменений в сметах (в выполняемых работах, в ведомостях).

Заказчик (в ходе работ) внес устные пожелания об изменениях в работах. Необходимо согласовать виды и ст-ть допработ. Скачать. Правила составления данного письма. Письменный отказ Подрядчика от бесплатного (сверх сметы) выполнения доп.
работ. Работы по контракту выполнены, но Заказчик требует еще и проведения доп. работ, причем выполнить их надо бесплатно. Скачать. Правила составления данного письма. Обоснование необходимости (обязательности) включения доп. работ в контракт.

Письмо о согласовании замены оборудования образец Такими документами по условиям¦ ¦контракта могут быть: сертификатысоответствиякачества, безопасности,¦ ¦декларацииосоответствии,санитарно-эпидемиологическиезаключения,¦ ¦государственные таможенные декларации и т.д.)¦ ¦4.

Входесогласованияобразца(ов)поставляемого(ых)товара(ов)¦ ¦Государственнымзаказчикомсовершеныследующиедействия,проведены¦ ¦следующие мероприятия:¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ .

¦ ¦(необходимо последовательно перечислить все совершенные в ходе процедуры ¦ ¦согласованиядействия,втом числе: вскрытиеупаковки, визуальный¦ ¦осмотр,проверкаработоспособности(тестирование,исследование) с¦ ¦указаниемпорядкаеепроведения,проверкасоответствиямаркировки¦ ¦образца(ов)сведениям,указаннымв представленныхнапроцедуру¦ ¦согласования документах, проверка готовноститовара(ов)кпоставке по¦ ¦количеству, правильности упаковки, маркировки и проч.)¦ ¦5.Этого можно не делать, если замена оборудования по результатам торгов не влияет на технико-экономические показатели объекта, безопасность условий труда, экологическую и противопожарную безопасность и не увеличивает сметную стоимость строительства (подп. 4.11 ТКП 45-1.02-295-2014). А вот в противном случае кроме внесения соответствующих изменений в ПСД нужны повторная государственная экспертиза проекта (п. 16 Положения о порядке проведения государственной экспертизы градостроительных проектов, архитектурных, строительных проектов, выделяемых в них очередей строительства, пусковых комплексов и смет (сметной документации), утвержденного постановлением СовМина от 08.10.2008 № 1476) и повторное его утверждение (Положение о порядке разработки, согласования и утверждения градостроительных проектов, проектной документации, утвержденное постановлением № 1476).

Бланк и образец заполнения протокола собрания учредителей общества, а также значение. Важно В данной Справочной информации приводятся перечни лиц, полномочия которых основаны на.Вы добавили рекомендацию в избранное! В избранном можно собирать документы, которые часто нужны в работе. Нажмите «Избранное чтобы посмотреть все избранные документы.

Прекратить обучение. Письмо-просьба И вот тот, кто этот штамп ставит и в нем расписывается — и должен все согласовывать.В соответствии с законом о порядке переустройства помещений в жилых домах на территории города Москвы не допускаются мероприятия и способы их реализации, нарушающие требования строительных, санитарно-гигиенических, экологических и эксплуатационно-технических нормативных документов, действующих для жилых зданий. Через 20 дней позвонил узнать как дела, и мне сказали что это гарантийный случай. Вышла из строя материнская плата. Сказали что ждут зап.часть для замены. Могу ли я вообще обменять на новый телефон. Письма составляются на бланке отправителя с соблюдением обычных необходимых требований к такому документу (наименование и адрес отправителя и получателя, исходящий номер и дата, подпись и печать отправителя).
Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт. Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.Согласование перепланировки квартиры. цены в москве Скачать. Правила составления данного письма. РАБОТЫ ПРИНЯТЫ. ОПЛАТА.После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования.

Карнаушенко В.С.Гарантийное на поставку товара от производителя Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа.Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

Письмо согласование замены материалов Что надо Подрядчику Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты Требуется согласовать применение нового материала взамен «старого», получить письменное согласие Заказчика на замену материала Время реагирования Заказчика Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма Просим согласовать замену материала до » » г.Первоначальные данные • Заказчик отказывается оплачивать произведенные работы, обосновывая это тем, что работы были проделаны… 23.06 ’10 Пластиковые трубопроводы из ПВДФ — единственное решение для транспортировки хлора.Трубы ПВДФ на сайте Афинара-ПТ.

Источник: http://02zakon.ru/pismo-obosnovanie-zameny-oborudovaniya-v-proekte/

Как можно заменить материал(ы) в ходе работ, как оформить замену материалов

Как написать письмо заказчику о замене материалов

         СТРОЙПОДРЯД: ОБЩЕЕ ИНФО  

ТОЛЬКО у НАСФОРМАТ работы “ПРЕМИУМ”
Возможности ПРЕМИУМ-формата Внеочередное обслуживание Существенные СКИДКИ на наши услуги БЕСПЛАТНЫЕ услуги, к примеру, 3 письма в месяц бесплатноПолучение ПРЕМИУМ-статуса БЕСПЛАТНО. Нет никаких платежей Выдача премиум-карты за 1 день Минимум действий для получения ПРЕМИУМ-статуса

Получить ПРЕМИУМ-статус можно уже сейчас, а использовать его можно и позднее, когда появится потребность в наших услугах
БЕСПЛАТНО  УДОБНО  БЫСТРОДостаточно отправить запрос, для получения ПРЕМИУМ-статуса
Обработка заявок на получение ПРЕМИУМ-статуса и его получения ограничены 30-м числом текущего месяца. Рекомендуем не откладывать получение ПРЕМИУМ-статуса, тем более что это можно сделать БЫСТРО и БЕСПЛАТНО.

Как можнозаменять материал(ы) в ходе выполнения работ, как оформить замену этих материалов.

Действия

  • Подготовитьписьмо-уведомление о необходимости заменить материал в ходе работ.
    • Причины врезультате которых следует произвести замену материала;
    • Характеристикизаменяющего материала (не хуже, чем «старого»), причины его применения
  • Отправитьписьмо-уведомление Заказчику
  • Нужноотправить по почте, по факсу либо лично, с обязательной пометкой об отправке (вкачестве примера, почтовая квитанция, заказное письмо) либо пометкой о приеме(с датой приема данного письма).

Согласоватьдату подписания акта изменения материала в процессе выполнения  работ, либо получить ответное письмоЗаказчика о его согласии на замену.

Обоснование

  • Согласночасти 2 статьи 718 ГК РФ Заказчик в обязательном порядке в случаях, вколичестве и в порядке, которые предусмотрены контрактом подряда,способствовать Подрядчику в выполнении работ.

Итогипроведенных действий

Работыпроводятся по согласованной смете
Документы

  • Письмо-уведомлениео необходимости (потребности) замены материала в процессе работ.
  • Техническиехарактеристики, сертификаты и т.п. по материалу.

Как недопустить возникновения конфликтных ситуаций.

  • Как известно,самовольная замена одного материала на другой грозит неблагоприятнымипоследствиями для Подрядчика, поэтому замену обязательно нужно согласовывать:получать письменное согласие Заказчика
  • Доказательствомявляются только письменные документы, потому требуется оформлять всю перепискунадлежащим образом: с подтверждением отправки по почте либо полученияЗаказчиком всех писем.
  • Всепросьбы, которые исходят со стороны Заказчика, также должны подтверждатьсяофициальными письмами.
  • В томслучае, если конфликтную ситуацию разрешить самостоятельно не получилось,рекомендуется обратиться к специалистам.

Оформлениевсех документов корректным образом

  • Доказательствомявляются только письменные документы, поэтому требуется оформлять всю перепискудолжным образом, а именно: с подтверждением отправки по почте или полученияЗаказчиком всех писем.

Подрядчикдолжен знать свои права и уметь их юридически грамотно отстаивать.

Реализацияданных мероприятий

  • Пошаговаяинструкция. Скачать.
  • Образцыприменяемых в конкретном случае документов (писем).
    • Образцыуведомления о том, что необходимо заменить материала на другой и просьбасогласовать данную замену. Файл (*.pdf). Загрузить.
    • Образцыписьма о необходимости (потребности) согласовать смету. Файл (*.pdf). Загрузить.

Образцыдокументов для договоров строительного подряда (общий раздел). Перейти…

НЕТ согласования ЗАМЕНЫ  › Заказчик не согласен на замену материалов в ходе работ Как добиться от Заказчикасогласования этой заменыНеобходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта Как оформить увеличениеи получить полную оплатуТРЕБОВАНИЯ отступить от ТЗ  › Заказчик требует выполнить работыс отступлением от ТЗ или проекта Как оформить такие работыили отказаться от нихЗаказчик отказывается принимать работы, необоснованно Как сдать работы, подписать актыи получить вовремя оплату

Если Вам необходима помощь в решении задач по строительному подряду
МЫ ГОТОВЫ Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п. Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям Проконсультировать, грамотно ответить на вопросыРАБОТАЕМ СО ВСЕМИРЕГИОНАМИ
РЕЗУЛЬТАТ. Решение задачи максимально быстро и с минимумом затрат
   ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ      ДИСТАНЦИОННО 

ГРАМОТНАЯ РАБОТА КОМАНДЫ ОПЫТНЫХ ЮРИСТОВ

РОСТ ДОХОДОВ Новые заказы РЕГУЛЯРНО Снизить затраты на деятельность компанииОптимизировать работу с минимальными затратами ТЕНДЕРНЫЙ КОНВЕЙЕР Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Делать заявки безошибочно и без отклоненийВыигрывать тендеры с МИНИМАЛЬНЫМ снижением ТРОЙНАЯ ВЫГОДА Набор УНИКАЛЬНЫХ преимуществ Обеспечить себя контрактами на год Уникальные алгоритмы работы с тендерами РУКОВОДСТВО СТРОЙПОДРЯД Скачать руководство БЕСПЛАТНОВсе под рукой, от инструкций до шаблоновРаботать с Заказчиком выгодно и грамотно

Источник: http://u-nika.com/kak_zamenit_material_v_khode_rabot

Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

Как написать письмо заказчику о замене материалов

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

  • Вы являетесь специалистом в области ____.
  • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
  • Только Ваш отдел работает без ____.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

  • Вы в свое время блестяще завершили ____.
  • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
  • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

  • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
  • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

  • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
  • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
  • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

  • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
  • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

  • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
  • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
  • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-prosbu-8-prostyh-rekomendatsij

Виды служебных писем

Как написать письмо заказчику о замене материалов

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка “Лично” на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием “директивное письмо”. В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования.

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2007/vidy_pisem/

Юрист Авилин
Добавить комментарий