Как избежать недостачи в продуктовом магазине

Фальсификация результатов переучета: как избежать и как бороться?

Как избежать недостачи в продуктовом магазине

В данной статье мы поговорим про инвентаризацию и про те нюансы, которые позволяют сотрудникам уходить от ответственности за те злоупотребления, которые они могли произвести с вашими товарами.

На первый взгляд, инвентаризация является наиболее подходящим решением проблемы, способным дать быстрое представление о состоянии товароучета в магазине или на складе. Однако, такое суждение неверно, ведь сотрудники постараются сделать так, чтобы ответственность их не постигла или постигла в неполной мере.

Таким образом, перспектива ухода от ответственности предполагает два пути: либо полное скрытие недостачи, либо уплата суммы, меньшей по сравнению с суммой всей недостачи.

Первый вариант зависит полностью от персонала, а второй вариант определяется в основном политикой компании, а именно тем способом взыскания недостачи, который в компании принят и прописан в договоре материальной ответственности. Рассмотрим оба этих пути подробнее.

Как скрыть недостачу?

И тут находится два решения: фальсификация результатов переучета и саботаж переучета. Фальсификация приводит к тому, что недостачу вы не увидите, а саботаж приводит к тому, что в результатах учета не видно вообще ничего.

Фальсификация результатов переучета: предпосылки и способы борьбы

Итак, как же сотрудники могут фальсифицировать результаты переучета в магазине? В первую очередь, можно испортить учетные остатки, то есть реальные остатки останутся прежними, а искажение их в системе учета приведет к тому, что недостача будет невидна либо неотделима от общего беспорядка в остатках.

В данном случае, сотрудники, например, искажают задним числом товародвижения или сформировать подложные движения товаров в базе данных. Таким, образом, остатки в учетной системе будут заведомо некорректны и комиссия будет сбита с толку.

Бороться с этим можно двумя этапами: первый – это подготовка базы к переучету (выходить на переучет с «кривой» базой нельзя, она должна подготавливаться, должен быть закрыт период за несколько дней до инвентаризации и восстановлена последовательность), а второй этап наступает, когда результаты переучета сброшены в программу – должен быть назначен некий тайм-аут, в течение которого необходимо перепроверить движения, закрыть период вплоть до самой инвентаризации и только после этого результаты инвентаризации могут быть приняты к тому, чтобы взыскивать недостачу. В этом случае появляется время на то, чтобы откорректировать очевидные фиктивные товародвижения, отловить явные некорректные вещи, которые в базе могут происходить. В таком случае можно быть уверенными, что результаты инвентаризации максимально корректны.

Второй вариант фальсификаций – это манипуляции непосредственно с реальными остатками товаров (подгон реальных остатков к учетным). Тут находятся несколько «подвариантов»:

  1. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации и каким-то образом он видит то учетное количество, которое проходит по вашей товароучетной системе. В данном случае, учетное количество – это просчет руководства, поскольку ни на бланках, ни на терминалах сбора данных никакого учетного количества быть не должно. В данном случае, нечистый на руку сотрудник будет писать или вводить то учетное количество, которое необходимо для «правильного» даже не глядя на то количество товаров, которое лежит на полках.
  2. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации, учетного количества он не видит, но может знать, что те или иные позиции, которые он собственноручно унес со склада, имеют недостачу и постарается указать в результатах инвентаризации такое реальное количество, которое будет скрывать его недостачу (при отсутствии контроля со стороны).
  3. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, в инвентаризации не участвует, но заранее уведомлен о том, что она будет происходить, и постарается заранее принести на склад недостающие товары, включая в первую очередь наиболее дорогие позиции с тем, чтобы временно возместить свою недостачу и уйти от ответственности. А уже после инвентаризации эти позиции сотрудник обратно унесет туда, откуда их взял. Бороться с такой ситуацией можно в основном административными способами: во-первых, аудиторы, проводящие инвентаризацию не должны иметь отношение к переучитываемому торговому объекту, во-вторых, аудиторы не должны видеть учетные остатки ни в каком виде, и в-третьих, учет должен производиться максимально неожиданно.

Саботаж переучета

Здесь мы рассмотрим те мероприятия, которые позволят сотрудникам сорвать инвентаризацию как таковую: они могут предоставить некорректные остатки или не предоставить вообще никакие.

Если сотрудники заинтересованы в том, чтобы сорвать инвентаризацию, они найдут способы и методы для реализации задуманного.

Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторов из другого магазина и внедрением методики счета товаров, которая обеспечивает максимально быстрый и точный сбор данных

Как заплатить меньше?

Второй путь ухода от ответственности, как мы уже говорили, предполагает возможность заплатить меньше по результатам инвентаризации, чем стоимость украденных товаров. Данная перспектива полностью зависит от политики компании. По большому счету, существует четыре варианта взыскания недостачи:

  1. взыскание полной недостачи в себестоимости
  2. взыскание поной недостачи в розничных ценах
  3. недостача минус излишки в себестоимости
  4. недостача минус излишки в розничных ценах

Однако только один вариант их представленных является правильным с точки зрения борьбы с воровством – это взыскание недостачи в розничных ценах. Возникает резонный вопрос – почему именно данный вариант?

Расхождения бывают двух вариантов: недостатки и излишки.

Недостачи бывают от того, что либо слишком мало реальных остатков (тот случай, когда сотрудники или покупатели украли товар либо результат махинаций кассиров, когда и денег в кассе нет, и товар покупателю отдан; простить персоналу можно только товар, украденный покупателями, в остальных ситуациях сотрудников необходимо штрафовать), много учетных остатков (характеризует бардак в учете, когда либо заведен лишний приход и учетных остатков больше, чем реальных, либо товар списан, а документ списания не оформлен; оба случая представляют собой грубые ошибки операторов). Еще один вариант – это пересорт (имеется ввиду пересорт по результатам инвентаризации, а не отражающийся документами в течение учетного периода), порождающий как недостачи, так и излишки, который можно разделить на «хороший» и «плохой». «Хороший» пересорт – это равноценный пересорт, когда можно поверить, что сотрудник перепутал и пробил по кассе равноценный товар, но, например, другого цвета. «Плохой пересорт» – это неравноценный пересорт, прямое указание на злоупотребление, когда товар пробивается по цене более дешевого. Касательно излишков все точно так же, однако много реальных остатков просто не бывает, потому что это означало бы, что сотрудники приносят свои товары и продают их в магазине, что маловероятно.

Как правильно взыскать недостачу с сотрудников?

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Нет ни одной причины прощать персоналу недостачу в размере излишков, потому что любые расхождения, как излишки, так и недостачи, представляют собой либо прямое злоупотребление, либо грубые ошибки учета.

Взыскивание недостачи по себестоимости означает, что вы персоналу продаете товар по себестоимости, и является прямой мотивацией персонала к воровству.

Однако будет корректным к сотрудникам вычесть из суммы недостачи сумму естественной убыли, ведь не секрет, что в продуктовой рознице естественная убыль даже регламентируется законодательством, хотя управленческая убыть может от бухгалтерской отличаться по ряду причин на вашем предприятии. Нужно также понимать, что естественная убыль может достигать 0,5% в сутки от оборота – весьма значимая цифра.

Еще один момент, который касается взыскания – это возможные махинации с розничными ценами.

При взыскивании недостачи в розничных ценах и уведомлении персонала о проведении инвентаризации, сотрудник может произвести фиктивную переоценку в базе данных, занизив стоимость своей недостачи по ключевым позициям, таким образом, получив меньшее взыскание и вернув потом цену на место. Отловить такие махинации можно путем контроля розничных цен и в дополнение к этому, ограничение прав на изменение розничных цен.

О том, как правильно следует проводить инвентаризацию, читайте в статье “Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно? Методика проведения переучета“…

Источник: //trade-drive.ru/materialy/publikatsii/433/

Предупреждение и расследование недостачи в кассе или на складе

Как избежать недостачи в продуктовом магазине
Почти все Владельцы магазинов используют постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. №54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности» в целях сохранить свои денежные средства при недостачах.

Согласно этому Положению, ответственность за недостачу несет продавец или кассир, то есть материально ответственные лица. Сразу следует отметить, что это работает ТОЛЬКО при мелких недостачах.

Крупные недостачи, которые составляют, например, 3-4 месячную зарплату сотрудника, гарантированно заканчиваются судами, письмами во все инстанции, увольнением почти всего коллектива. Владелец при этом теряет и деньги, и нервы.

Исходя из собственного опыта могу сказать, что ни одна продовольственная компания малого и среднего бизнеса не является идеально «подкованной» с юридической точки зрения. Поэтому чаще всего в случае, когда группа сотрудников обращается в суд вместе с опытным юристом, то дело для владельца компании оказывается проигранным.

Существует глубокое заблуждение владельцев, что если недостача выявлена, и подписан договор о коллективной материальной ответственности, то виновное лицо гарантированно вернёт денежные средства. Это далеко не всегда так — вам явно не попадались «зубастые» сотрудники с грамотным адвокатом.

Ещё одно заблуждение состоит в том, что наличие видеокамер предупреждает недостачу кассиров и продавцов. Прежде чем ставить видеокамеры, посчитайте, сколько стоит оборудование и его обслуживание, кто и за сколько денег будет просматривать видео по 12-15 часов в сутки, сохраняя внимательность на 3-5 камер. камеры на первое время предотвращают недостачи денег, а далее по классическому сценарию: присвоил немного денег – сошло с рук – можно брать больше.

ПОЧЕМУ ПРОИСХОДЯТ КРАЖИ?

Среди основных причин можно назвать слабый учет и контроль денежных средств, наличие неофициальных денег, злоупотребление доверительными отношениями. С точки зрения психологии лишь 5% осуществляют кражи на предприятии или в магазине по своей природе.

Это люди, которые врут, мошенничают и воруют всегда, в любой удобной и не очень удобной ситуации, даже тогда, когда это не идёт им на пользу. В случае подобной патологии есть только одно надёжное средство: не подпускать таких людей к себе.

С другой стороны, существует и 5% людей, которые не будут воровать ни при каких обстоятельствах, из-за своих принципов, честности и/или чувства страха. В случае совершения кражи такие люди испытывают длительное психологическое угнетение и даже могут впасть в депрессию.

В остальных 90% случаев воровство происходит из-за:

1) мнимой или реальной нужды;

2) возможности оправдать свой поступок;

3) уверенности, что кража сойдет с рук.

МЫ ПОДХОДИМ К ГЛАВНОМУ ВОПРОСУ: КАК ЗАДЕЛАТЬ ДЫРЫ, ПРОТОЧЕННЫЕ В ВАШЕМ БИЗНЕСЕ ВОРАМИ?
Сначала надо определить, что такое кража или недостача. В продуктовом магазине есть очевидные кражи — например, когда продавец съедает товар и не платит за него — это называется «крысинг».

Если каждый продавец ежедневно будет съедать пачку печенья, пакетик чипсов, шоколадный батончик и т.п., пусть даже на несколько долларов в день (в Беларуси курсы непостоянны, и для объективного взгляда на проблему проще считать в долларах США), то в месяц сумма окажется довольно значительной.

Расследование краж в магазине и недостач в кассе обязательно нужно проводить, хотя бы на рабочем месте. Нельзя оставить виновного безнаказанным, а также необходимо показать другим сотрудникам, что вы активно боритесь с хищениями на работе. Зачастую на предприятиях происходит воровство, на которое хозяева обычно не обращают никакого внимания. Например, сотрудник распечатал школьный доклад своего ребенка на офисном ксероксе: немного вашей бумаги, ваших чернил, вашего электричества, полчаса оплаченного вами рабочего времени. Между прочим, значительная часть внутренних хищений и растрат начинается с того, что носитель ситуационной этики сталкивается с новой и острой дилеммой: например, Мария Ивановна обнаруживает, что ее сына арестовали с сильнодействующими препаратами, на которые ему никто не выписывал рецепта, и теперь ей нужны 3000 долларов на адвоката и прочие подобные нужды, а взять их неоткуда. Похожие проблемы встают перед тысячами белорусов еженедельно, и их порой не могут избежать даже самые благополучные семейства. И вот, вполне порядочная и надежная сотрудница внезапно оказывается перед выбором: вы или ее дом, вы или ее сын. Вы не можете управлять реальными или мнимыми нуждами сотрудника ни через зарплату, сколько вы ее ни повышайте, ни через бонусы, ни через мотивационные семинары, ни через поощрения за отличную работу, ни через длительные взаимоотношения. НЕ МОЖЕТЕ.

Выход только один: быть бдительным, внимательным и отслеживать все критические изменения в жизни ваших сотрудников.

Возможность оправдать свой поступок (хищения на работе) часто сопряжены с психологическим контекстом. Вы не можете управлять мыслями человека и проникать в его извращенную логику. Вот такую, например:

«Да у нас целая комната бумаги для ксерокса. Подумаешь, одна пачка!»

«Я беру не себе, а своим детям. Вот, дострою дом и будет наследство единственной дочке».

«Маша, Настя и Иван Иванович так делают. А я что, хуже?»

«Он столько лупит с клиентов, что вполне обойдется без…»

В общем, вы поняли. А сочетание сильной нужды и готовых оправданий — это уже что-то. Итак, вы не можете контролировать нужды людей и не можете контролировать их оправдания. В тех секторах розничной торговли, где мы работаем в качестве эксперта по борьбе с кражами среди персонала, рентабельность бывает настолько низкая, что вороватые продавцы с курьерами кладут львиную выручки магазина себе в карман, причем, в отличие от хозяина этого магазина, безо всяких вложений, рисков, хлопот с арендой, оборудованием и наймом персонала. Не удивительно, что магазины закрываются, особенно если в стране сложная ситуация. Таким образом, вашим работникам и не нужно каждый день красть помногу, чтобы вы столкнулись с перспективой выйти на пенсию совсем не таким состоятельным человеком, как планируете. К сожалению, большинство владельцев предприятий эта мысль вряд ли заставит шевелиться. Странное дело, бизнесмены, которые впадут в ярость, застукав сотрудника за кражей денег из кассы или за растратой средств с расчетного счета компании, смотрят сквозь пальцы на другие формы воровства. Потому давайте я кратко пробегусь по этим другим формам, от которых у вас, возможно, закипит кровь в жилах, и вы решите, наконец, что выносить подобного больше нельзя.

СЛУЧАЙ В МАГАЗИНЕ
Вот поучительная история. Рядом три небольших продовольственных магазина (по 10-12 сотрудника в штате). Недостачи в магазине были мелкими, владелец не акцентировал свое внимание на этом.

Для того, чтобы конкурировать с двумя другими магазинами и не вылететь из бизнеса в кризисное время, он вложил немалую сумму в частную консалтинговую компанию, занимающуюся увеличением продаж. Согласно разработанной концепции, он начал проводить обширную промокампанию с выдачей подарков, сбор клиентской базы, массивное рекламное продвижение, акции, скидки, флаеры, доставки и т.д.

При проведении замеров показателей всей маркетинговой компании, результаты оказались положительными, но слабыми.

Однажды владелец зашел в магазин с черного хода незамеченным и подслушал, что продавщица говорила новому клиенту, который пришел с купонами акции: «Ну, вы же понимаете, что это все разводка? Хозяин покупает это барахло за бесценок на какой-то распродаже, к тому же вы все равно платите за этот подарок. А главный приз, могу спорить, выиграет какой-нибудь его родственник. Кстати, эта колбаса стоит дешевле на 2 рубля в соседнем магазине». И клиент пошел восвояси.

Получив такой удар, владелец решил изучить, как работают остальные его люди, и обратился к нам за необычной услугой «Тайный сотрудник». В течение трёх дней наши агенты наряду с другими продавцами стояли за прилавком, вместе обедали, менялись сменами и т.д. Выяснилось, что большинство, рассчитывая клиента, не сообщали ему о других предлагаемых товарах, акциях и т.п. Некоторые добавляли незначительную сумму к ценнику, не пробивая чек, а позже разницу клали себе в карман. Другие прямо на рабочем месте берут с полки вафли и едят их, а в тетрадь записей в конце смены не вписывают, якобы по забывчивости. Одна из сотрудниц своему знакомому насыпала горсть купонов, а позже этот же человек пришел с заполненной книжкой купонами и получил подарок. По отношению к владельцу – вечное недовольство: жлоб, жмот, недоплачивает. В итоге владельцу пришлось заменить весь коллектив, так как реанимировать корпоративные отношения в данном случае бессмысленно, а объяснить, что надо улыбаться клиенту, а тем более заставить, чтобы продавцы бесконтрольно выполняли эту элементарную задачу — просто невыполнимая миссия. Таких примеров множество! Если Вы считаете, что этого нет в Вашей компании, копните поглубже. Владелец теряет деньги именно из-за персонала, который обязался честно выполнять свои трудовые обязанности. Когда приходит время получения зарплаты все хотят денег и ни в коем случае не меньше, но я не видел еще ни одного продавца, который сказал бы: «Знаете, Иван Иванович, я в этом месяце потрудилась на 90% своих обязательств, поэтому не доплатите мне 10% к моей зарплате». Наличие недостач в кассе и на складе или отсутствия расследований краж на рабочем месте, которые расписываются на виновных и невиновных, значительно усиливает негативное отношение к работе и руководству. По нашим подсчетам, владелец бизнеса из-за недобросовестного персонала теряет (недозарабатывает) 20-50% из своего заработка ежемесячно.

Вывод: сотрудник всегда будет оправдывать свои плохие поступки. Изменить это не под силу никому.

КАК ЖЕ ПОСТУПАТЬ В ПОХОЖИХ СЛУЧАЯХ И НЕ ПОТЕРЯТЬ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА?
Отправьте нам заявку. Мы подскажем юридические нюансы и поможем уцелеть вашему бизнесу.

ПОЛИГРАФ КАК СРЕДСТВО КОНТРОЛЯ
Уверенность вора, что ему все сойдет с рук — это единственное, чем вы можете управлять и должны контролировать. Вот именно здесь успешно применяется полиграф.

Полиграф эффективно предупреждает недостачи в магазинах товара на складе или денег в кассе, совершаемых собственным персоналом. Рекомендую при приеме на работу упоминать о применении полиграфа в Вашей организации и ежегодно осуществлять прохождение полиграфа выбранным персоналом.

Нет необходимости проверять каждого на полиграфе. Важно, чтобы все сотрудники видели и знали, что работают на серьезную фирму, которая жестко борется с воровством на предприятии.

Полиграф, в данном случае, играет роль «кнута» и создает внутренний страх у нерадивого сотрудника, что в любом случае о его неправильном поступке узнают все. Ответственность за принятие решения берёт на себя полиграфолог.

В нашей практике те компании, у которых я регулярно провожу хотя бы одну проверку в год, не страдают от краж и недостач. Поэтому проверки на полиграфе являются профилактикой воровства в коллективах, краж в магазине и недостач в кассе. Крупные кражи, как правило, начинаются с мелких, когда вор в коллективе осознал, что преступление сошло ему с рук. К внезапным крупным кражам часто причастны руководящие должности: директор или заведующий. Ниже я приведу несколько ситуаций из моей практики, мотивы и методы предупреждения подобных деяний (название организаций опускаю, на основании договора о конфиденциальной информации и разглашению не подлежат):

А) Новый продовольственный магазин с персоналом в 6 человек. Владелица на должность заведующей магазином взяла старую знакомую, которая давно работает в торговле. Первая инвентаризация через 3 месяца выявила недостачу в 500$ (расписали на всех сотрудников).

Вторая инвентаризация ещё через 3 месяца, недостача – 900$ (расписали на всех сотрудников).

Третья – 4 400$.

Результаты проверки: только заведующая магазином причастна к недостачам.

Нужда: содержала безработного мужчину, значительно моложе, чем сама.

Оправдание: для любимого человека, для себя любимой.

Уверенность: украла в первый раз и всё сошло с рук, можно и ещё раз.

Б) Продовольственный магазин, персонал — 4 человека. Семь лет без недостач. Пришла новая сотрудница. Ближайшая инвентаризация через 3 месяца — недостача 350$. Следующая — недостача 3800$.


Результаты проверки
: причастна давно работающая женщина, новичок непричастна.

Нужда: сын под следствием, деньги для спасения от возможной тюрьмы.

Оправдание: всё для единственного сына.

Уверенность: торговали из-под прилавка «левым» мясом, без пробивания по кассе, поэтому была уверенна, что обращаться в милицию хозяин не будет.

В) Цветочный магазин 5 человек. Были мелкие недостачи до 100$, расписывались среди всех. Неизменный коллектив работал последние 2 года. Предпоследняя инвентаризация – 1200$, а последняя – 4200$.

Результаты проверки: одна из молодых сотрудниц просто не пробивала по кассе и потом разницу по отчету клала в карман, другая – накручивала большую сумму, чем на ценнике, а разницу в карман.

Нужда: мать одиночка, раньше себе позволяла больше тратить денег.

Оправдание: девальвация рубля, а жильё в долларах.

Уверенность: я неофициально работаю, так что с меня, как «с гуся вода».

Предоставляю практический кейс: нарезка видео по недостаче в магазине бытовой техники. В круг подозреваемых входит 4 человека, включая заведующую.

Инвентаризация на предприятии проводится 1 раз в 6 месяцев. Сумма недостачи составила около 1500 долларов США.

Руководитель не стал дожидаться более крупных недостач и обратился в компанию «Верификатор» для проведения служебного расследования с применением полиграфа.

Задача: установление причастных лиц к недостаче и, по возможности, возврат похищенного товара или денежных средств.

Итог служебного расследования: установлено одно причастное лицо, добровольный возврат денежных средств, даны рекомендации по работе с персоналом и методы предупреждения повторных недостач.

Источник: //verificator.by/nedostacha

Что делать продавцам, если обнаружена недостача?

Как избежать недостачи в продуктовом магазине

Недостача денежных средств в магазине — одна из самых неприятных ситуаций, существенно влияющих на отношение работодателя к своему рабочему персоналу.

Такое нарушение подразумевает обнаружение разницы между реальной стоимостью товаров, зафиксированной в бухгалтерских документах, и фактической, которую владелец магазина на самом деле имеет.

Существует два распространённых метода выявления недостачи. Это оценка розничной цены и расчёт по стоимости закупки. В обоих методах убыток хозяев исчисляется в денежных единицах, вне зависимости от того, что именно было утрачено — товар или денежные суммы.

неприятность для работодателей заключается в том, что потери на самом деле оказываются больше товарной стоимости. Ведь к этой стоимости можно отнести и упущенную прибыль, которую бы получил магазин, окажись товар на прилавке.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Но не всегда виноват именно рабочий персонал. Совершенно необязательно, что причиной убытка является воровство или другие, уголовно наказуемые и осознанно совершаемые работниками, махинации.

Другими причинами, приводящими к ошибкам в учёте товара, влияющим на прибыль и, соответственно, появление недостачи, может быть:

  • Занижение цены. Такое случается, если работодателем не отлажен механизм формирования окончательной стоимости товара. Если в магазине активно используется система скидок, она и является главной причиной занижения. В этом случае при ревизии необходимо учесть разницу между первоначальной и скидочной стоимостью.
  • Невнимательность кассиров к содержимому тележек. Покупатели укладывают более тяжёлые пакеты на дно тележек, что требует от работников магазина предельной внимательности при взимании стоимости товара и проверке его количества.
  • По недосмотру в бухгалтерских документах не учитываются списанные на нужды магазина товары. Если какой-либо предмет (товар) не был своевременно списан, его обязательно включают в недочёт при проведении годовой или квартальной ревизии. В результате работодатель вводится в заблуждение относительно размеров убытка.
  • Также могут не списываться повреждённые товары (закупленные с дефектами или утратившие целостность в результате хранения). Такой товар должен быть зарегистрирован и списан (оформляется специальный бланк по форме 13).
  • Не исключены ошибки и при инвентаризации. Работник может случайно ошибиться и не учесть какие-то товары, находящиеся на полках.
  • Но даже при правильном подсчёте не исключены ошибочные данные, которые вносятся в отчёт при указании инвентарного номера и закупочной стоимости. Лучшим выходом из ситуации будет внеочередная проверка, чтобы исключить вероятность недостачи.
  • Ещё одна ошибка связана с просрочкой. Товар не списывается должным образом (не оформляется соответствующий бланк) и засчитывается, как недостача.
  • Неотлаженность контроля новых поставок. В этом случае товар оплачивается, но его забывают сосчитать и произвести инвентаризацию. Новая партия попросту лежит на складе и её не учитывают при общих расчётах.

Последствия недостачи для продавцов зависят от составления основных документов — акта (отчёта) об инвентаризации и договор о коллективной материальной ответственности.

Также важно, сможет ли обвиняемый работник доказать свою непричастность или нарушения со стороны работодателя (например, не были созданы все условия для нормальной работы и сохранности вверенных ценностей).

Согласно 243-й статьи ТК полная материальная ответственность для работника наступает в следующих случаях:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • если такая ответственность наложена на работника положениями трудового законодательства (работник занимает определённую должность, указанную в законе) или отдельным коллективным договором;
  • ущерб был нанесён не при исполнении трудовых обязанностей (прекрасный пример такого нарушения — это использование служебного транспорта в нерабочее время лицом, которому этот транспорт доверен согласно должностным обязанностям).

Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада. Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК). При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.

Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:

  • Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
  • Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.

Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.

Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.

Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.

Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:

  • По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
  • У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
  • Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
  • Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
  • Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
  • Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.

Поскольку рассмотрение такого дела является достаточно сложной процедурой, лучше всего прибегнуть к помощи профессионального юриста, который поможет составить заявление и собрать все доказательства невиновности.

Если сотрудник непричастен к недостаче, но его шантажирует руководство, принуждая к выплате возмещения (компенсации) убытка, он вправе обратиться в местное отделение полиции с жалобой на злоупотребление руководителей своим положением.

Необходимо самостоятельно контролировать процесс проверки (ревизии). В ней принимают участие только специально обученные люди.

Составленный акт подписывается лицом, несущим материальную ответственность. Например, кассиром.

Если ревизия проводилась с нарушениями процедуры (в ней участвовали люди, не имеющие на это права, или не был оформлен акт), сотрудник также имеет право на обращение в суд.

Источник: //zakonguru.com/trudovoe/otvetstvennost/materialnaja/nedostacha-chto-delat-prodavcu.html

Недостача товара

Как избежать недостачи в продуктовом магазине
Категория: Как обманывают, жульничают, мошенничают, воруют, грабят

Прежде чем решать проблему потерь, необходимо тщательно ее изучить и попытаться дать ей количественную оценку. Эту возможность и предоставляет нам расчет недостачи товара.

Недостача — это разница между стоимостью товара, которую вы должны иметь согласно бухгалтерским книгам, и той его стоимостью, которую вы на самом деле имеете. Существуют два метода расчета недостачи товара — метод оценки по розничной стоимости и расчет по стоимости закупки. В том в другом случае недостача товара обычно выражается в денежных единицах.

1. Метод расчета недостачи по розничной стоимости

Для расчета стоимости товара по этому методу необходимо к закупочной стоимости имеющегося на начало периода товара прибавить его розничную стоимость, а затем вычесть выручку, полученную от его реализации. Таким образом вы получаете «бухгалтерскую» цифру. Отнимая от нее стоимость товара, имеющегося в наличии, получаем недостачу.

Для последующих финансовых расчетов следует преобразовать ее в стоимость покупки, то есть в показатель себестоимости (см. пример № 1). Это делается умножением розничной цены на стоимостной коэффициент. (Стоимостной коэффициент показывает, сколько процентов от розничной цены составляет цена покупки. Определить его можно, разделив цену покупки на цену продажи).

После всех закупок и продаж в течение года у нас должно было остаться товаров на 150 000 долларов, но инвентаризация показала, что в действительности товаров осталось на сумму в 125 000 долларов. Получается, что часть товара на сумму в 25 000 долларов таинственным образом исчезла! Стоимость имеющегося в наличии товара переносится на начало следующего года.

В следующем периоде стоимостная структура расчета меняется. Магазин решает установить 60 %-ную наценку вместо 50%-ной. Таким образом, получаем стоимостной коэффициент равным 62,91 вместо 66,67 % в первом году.

Недостачу товара обычно выражают в процентах к продажам. В первый год недостача товара на сумму в 25 000 долларов составила 2,38 % от 1 050 000 (выручка от продаж). Во второй год, несмотря на то что в абсолютных цифрах она выросла (с 25 до 26 тыс. долларов), в относительных она снизилась до 2,31 %, что объясняется ростом объема продаж.

2. Метод расчета недостачи по себестоимости

При расчете недостачи товара по его себестоимости используется тот же подход, что и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается в том, что в здесь для расчетов используется не розничная стоимость, а закупочная цена товара.

Этот метод часто применяется в тех магазинах, в которых все операции регистрируются с использованием особых номеров-идентификаторов для каждого вида товара.

С их помощью подсчитывается и количество имеющегося в наличии товара определенного наименования.

В примере № 2 показано использование метода себестоимости для расчета недостачи (исходные данные взяты из предыдущего примера).

В этом случае недостача составляет 2 % от суммы 1 050 000 долларов (выручки от продаж). Таким образом, доля недостачи товара в магазине Б, рассчитанная по методу себестоимости, значительно ниже, чем в магазине А (2,38 %), где мы определяли ее по розничной стоимости.

Выходит, магазин Б работает лучше? Однако вспомним, что в магазине А стоимостной коэффициент составляет 66,67 %. Рассчитывая с его помощью розничную цену недостающего товара, получаем долю недостачи 1,59 % (2,38 х 66,67%).

Если сравнить этот показатель с аналогичным в магазине Б (2 %), то окажется, что у магазина А недостача меньше.

В приведенных расчетах необходимо разобраться для того, чтобы понять причины возникновения недостачи и сделать сравнения. Если вы знаете все необходимые для расчета данные, то сможете определить, какое влияние на увеличение недостачи оказывают то или иное событие или сделка, сравнить свои показатели с аналогичными данными у конкурентов и в целом по отрасли.

Пример № 1

Расчет недостачи товара по методу розничной стоимости

Цена недостачи товара

Недостающий товар для магазина стоит больше, чем он стоил бы, окажись на прилавке, поскольку существует еще и упущенная прибыль от потери товара. Если принять, что магазин обеспечивает себе 5 %-ную прибыль, то на каждый доллар украденного товара ему придется дополнительно продать чего-либо на 20 долларов, только чтобы компенсировать издержки.

Пример № 2

Расчет недостачи товара по методу себестоимости

Известно, что расходы бывают как постоянные, так и переменные, но для простоты демонстрации упущенной прибыли будем считать все издержки переменными.

Предположим, что из магазина украден предмет стоимостью 10 долларов. Для того чтобы вернуть эти 10 долларов, необходимо продать товара на 200 долларов (см. пример № 3).

Пример № 3

Магазин, имеющий годовой объем продаж в 500 тыс. долларов и 2 %-ную недостачу, теряет за год 10 тыс. долларов. Для того чтобы магазин имел 5 %-ную прибыль, пришлось бы увеличить объем продаж на 200 тыс. долларов, или на 40 %! Гораздо проще сократить потери, не правда ли?

С помощью рабочего листа № 1 вы сможете рассчитать недостачу товара в своем магазине и дополнительный объем продаж, необходимый для покрытия упущенной прибыли.

Рабочий лист №1

Расчет недостачи товара в магазине

Если вы пользовались методом расчета недостачи по себестоимости, то необходимо перевести остаток товара, рассчитанный по себестоимости, в розничную цену с помощью стоимостного коэффициента.

Процент чистой прибыли — это доля прибыли магазина в общем объеме продаж после покрытия всех издержек (выплат по зарплате, аренды и так далее).

Занижение цен как причина недостачи товаров

1. Общие сведения

Занижение цен — одна из основных причин недостачи товара, особенно в тех случаях, когда контроль за ценообразованием как следует не отработан. В большинстве магазинов для расчета стоимости товара используют метод оценки розничной стоимости. Если подобная практика принята и у вас, то при расчетах не забывайте учитывать все изменения цен на товары.

Уже приводился пример, иллюстрирующий возникновение недостачи. Обратимся к нему еще раз и предположим, что:

•    объем розничных продаж по полной стоимости составил 975 000 долларов;

•    объем розничных продаж с 25 %-ной скидкой равен 100 000 долларов;

•    всего же продано товаров на сумму 1 075 000 долларов.

Итак, объем продаж составил 1 075 000 долларов, но записи кассового аппарата показывают лишь 1 050 000. Куда делись 25 000 долларов?

Когда цена, по которой продается товар, уменьшается, следует учитывать разницу между первоначальной ценой и ценой со скидкой. Это и называется занижением цены.

В том же примере мы подсчитали, что недостача в приведенном примере составила 25 000 долларов. Кажется, что товар на указанную сумму неведомым образом исчез, но так ли это на самом деле? Произошла ошибка — не было учтено занижение цены — и магазин понес большие убытки.

Конечно, неправильный расчет объема розничных продаж товара может повлиять на величину недостачи только в том случае, если вы пользуетесь методом оценки продаж по розничной стоимости.

Сейчас, когда во многих магазинах стоит сложное оборудование учета поступления и продажи товаров, все расчеты производятся посредством присваивания каждой группе товаров индивидуального номера, то есть методом оценки продаж по себестоимости.

Необходимо отметить, что, применяя метод расчета объема продаж, основанный на цене закупки товаров, в расчетах стоимости имеющегося товара часто допускают аналогичные ошибки и в бухгалтерских отчетах.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все изменения цен (Отчет о повышениях и снижениях цен, форма № 12) и соответственно пересчитывайте стоимость товара.

Причины возникновения недостач (ошибки)

 Тележки для товара

1. Общие сведения

Иногда кассиры забывают заглянуть на самое дно тележки, куда покупатели обычно кладут наиболее тяжелые товары. Вертикально расположенные пакеты в доверху загруженной тележке могут скрывать находящиеся за ними предметы.

2. Меры предосторожности

а)  Проверяйте все плохо видимые места в тележках покупателей.

б)  Проверяйте количество проданного товара.

Использование товара внутри магазина

1. Общие сведения

Иногда персонал магазина берет товары со склада для собственных нужд. Пока такая практика не начала приносить убытки, следует наладить учет и контроль. Списание товара в магазине прибыли не приносит, но знание о том, что же случилось с этим товаром, может принести определенную выгоду. Если предмет не был списан, то в конце года его включат в недостачу.

Это может натолкнуть владельца магазина на мысль о том, что дела у него обстоят хуже, чем на самом деле, а для уменьшения убытков будут затрачены дополнительные незапланированные средства. Но если товар списан, к примеру, на внутрихозяйственные нужды, владелец магазина будет знать их величину (что немаловажно).

К тому же он не будет ломать голову над причиной недостач.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все случаи использования товара на нужды магазина.

Поврежденный товар

1. Общие сведения

Как и в случае со списанием, поврежденный товар, не оформленный соответствующим образом, может причинить дополнительные убытки. Хотя списание негодного товара и не приносит видимой прибыли, оно позволяет избежать целого ряда ненужных ошибок.

Регистрируя повреждения, можно определить товары, с которыми постоянно что-то случается. Если в одном из изделий слишком часто обнаруживаются дефекты, следует подумать о том, стоит ли в дальнейшем закупать его у этого поставщика. Подумайте и о том, как отразится на имидже магазина продажа испорченных товаров.

Интересуйтесь у служащих причинами порчи товара — может быть, это происходит не случайно. Не являются исключениями ситуации, когда работники магазина намеренно портят вещь, чтобы потом купить ее по бросовой цене.

Поэтому правом продавать такие товары должны обладать только служащие из числа управленческого персонала. Нужно вести записи о продажах негодных товаров работникам магазина.

Если у кого-то из них постоянно отмечаются случаи обнаружения некачественных предметов, проведите дополнительное расследование.

2. Меры предосторожности

Регистрируйте все случаи повреждения товара (см. Бланк списания товаров, форма № 13).

Пустые упаковки

1. Общие сведения

Если в магазине обнаруживаются пустые упаковки, а товар из них исчез, нужно его списать. По возможности необходимо следить, какого рода товары пропадают наиболее часто.

Это поможет определить товары, так сказать, «повышенного спроса» у похитителей, а значит, вы сумеете принять соответствующие меры предосторожности, устранить или сделать недоступными наиболее опасные в этом смысле места магазина.

2. Меры предосторожности

Записывайте все случаи обнаружения в магазине пустых упаковок (см. форму № 13).

Расчеты количества имеющегося товара

1. Общие сведения

Очень часто ошибки возникают при инвентаризации товара. Инвентаризация — неотъемлемая часть работы любого магазина.

Проводят ее либо непосредственно подсчитывая имеющийся на складе и в торговом зале товар, либо расчетным путем, используя документы о поступлении и продаже товаров.

Ошибки, возникающие в ходе инвентаризации, могут отражаться на показателях деятельности магазина длительное время — один-два года, а иногда и дольше. 

Например, в начале года у вас имеется 50 предметов стоимостью 10 долларов каждый. За год магазин закупает еще 110 таких же предметов и продает 60. В конце отчетного периода на полках остается 100 предметов. В инвентарных записях это отражается следующим образом.

Если подсчет товара проводится неправильно, то запись может, к примеру, выглядеть так.

В следующем году показатель «Стоимость товаров на начало года» будет равняться не 1000 долларов, а 900.

Если при последующих расчетах количества товара ошибок не будет, то произойдет как бы увеличение количества имеющегося товара, что уменьшит накопившуюся за текущий год недостачу.

В итоге вы так и не узнаете о проблемах, существующих в вашем магазине.

При использовании метода расчета по розничной цене любая ошибка в подсчетах приведет к неправильному указанию количества имеющегося товара и, как следствие, к увеличению недостачи. Покажем это на следующем примере:

Фактическое состояние

Ошибочное состояние, зафиксированное

В первом примере бухгалтерские расчеты показали, что остаток товара составляет $ 750 — недостачи нет. Во втором случае в магазине зафиксирована недостача товара на сумму $ 67, хотя на деле это просто ошибка в записях.

Если пользоваться методом расчета недостачи товара по его себестоимости, то ошибки происходят в двух случаях. Во-первых, при простом подсчете товара работник может ошибиться и сосчитать не все предметы, находящиеся на полках. Это уже приводит к недостаче.

Во-вторых, даже если подсчет произведен правильно, может быть допущена ошибка при записи номера товара или его закупочной цены. Если цена случайно окажется завышенной, то количество товара «увеличится».

Однако исправить это удается только при следующей инвентаризации.

Аналогичные проблемы возникают в тех случаях, когда имеющаяся у вас информация неполна. Если все данные о поступлениях товара не будут соответствующим образом фиксироваться, вы в итоге получите неверную стоимость имеющегося товара.

В розничной торговле нередки ситуации, когда доставка новых партий товара производится непосредственно перед инвентаризацией.

Если контроль за поставками недостаточно отлажен, новую партию могут просто положить где-нибудь в сторонке и не сосчитать.

Тем не менее чек за этот товар был оплачен еще до проведения расчетов, поэтому в магазине возникнет недостача, а стоимость имеющегося товара будет завышена.

Особое внимание следует уделять частичным поставкам во время проведения инвентаризации. Нередко на всю партию товара предоставляется единый счет, хотя поставка производится частями и на данный момент товар получен не полностью.

Руководство магазина должно знать, что составление документации о таких поставках можно доверить только самым опытным работникам, отлично понимающим происходящие процессы и осознающим всю полноту ответственности за ошибки в расчетах.

2. Меры предосторожности

а)  При каждом проведении инвентаризации делайте упор на аккуратность всех расчетов.

б)  Все документы, оформляемые от руки, должны заполняться четко и разборчиво.

Источник: //znaytovar.ru/new1143.html

Юрист Авилин
Добавить комментарий