Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации.

  • Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? 4 этапа проведения в 2018
  • Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм
  • Инвентаризация в бюджетных учреждениях
  • Материалы журнала «консультант свердловская область»
  • Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения
  • Инвентаризация: оформление и учет
  • Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи.

Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.

В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц.

Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей. Вопрос №3.

Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества? Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана.

Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб.

Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи. Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы.

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Бухгалтерия представляет комиссии регистры учета, в которых отражают данные о стоимости имущества и обязательств учреждения на упомянутую дату.

В них должна быть отражена стоимость остатков материальных ценностей (суммы задолженностей) на день проведения инвентаризации.

На основании этих регистров необходимые данные переносят в соответствующие инвентаризационные описи или акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списаны в расход. Форма подобной расписки законодательством не утверждена. Однако ее текст, как правило, включен в типовые формы актов и описей инвентаризации отдельных видов имущества.

Материалы журнала «консультант свердловская область»

Инвентаризация бывает полная или частичная. При полной инвентаризации проверяют все виды имущества и обязательств учреждения.

При частичной — лишь отдельные объекты учета (например только нефинансовые или финансовые активы).

Согласно пункту 20 Инструкции проведение инвентаризации регулируется и «нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации» (утв.

приказом Минфина России № 157н). К таким актам относят Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее по тексту — Методические указания) (утв. приказом Минфина России № 49). Положения данного документа в полной мере распространяются как на коммерческие компании, так и на бюджетные или автономные учреждения.

Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения

Внимание

Инвентаризация расчетов Инвентаризации расчетов (с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с работниками) – это проверка сумм дебиторской и кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета и их обоснование.

Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в сличение представленных актов сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Акт содержит информацию по суммам и количеству оплаченных и полученных товаров или оказанных работ, услуг.

При проведении инвентаризации с бюджетом и внебюджетными фондами в акте сверки необходимо обратить особое внимание на суммы исчисленных и фактически поступивших от налогоплательщика денежных средств в бюджет, сумм недоимки или переплаты в разрезе каждого вида налогов.

Важно

В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц.

Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.

После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф.

ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.

Инвентаризация: оформление и учет

Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники.

Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета.

При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

В ходе инвентаризации работники учреждения (инвентаризационная комиссия) проверяют фактическое наличие имущества путем его пересчета, взвешивания и обмера. Это делают при обязательном присутствии материально ответственных лиц. Правильность учета обязательств, расходов проверяют на основании бухгалтерских документов.

Результаты инвентаризации оформляют документами, перечисленными в Приложении 1 к Перечню унифицированных форм первичных учетных документов (утв. Приказом Минфина России № 173н).

Если те или иные необходимые документы в данном перечне отсутствуют, как например приказ о проведении инвентаризации, учреждение может использовать формы документов, утвержденные Госкомстатом (Росстатом) или предусмотренные Методическими указаниями.

Подготовка к инвентаризации в бюджетных учреждениях Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана инвентаризационная комиссия.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п.

3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

(Москва)

(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://pravo-nk.ru/inventarizatsiya-v-byudzhetnom-uchrezhdenii-kakie-dokumenty-oformlyayutsya/

Порядок проведения обязательной ежегодной инвентаризации в учреждении и оформление в 1С — Audit-it.ru

Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

Тамара Щербина, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Газета «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск № 4/2017

Рассказываем все об инвентаризации по порядку: порядок проведения, кто принимает участие и как оформить инвентаризацию в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0.

Сбор комиссии

В инвентаризации принимают участие специально созданная комиссия и материально ответственные лица. В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, техники и т.д.).

Перечень членов постоянно действующей и рабочей комиссий должен быть отражен в приказе, который утверждает руководитель учреждения. Материально ответственные сотрудники как заинтересованные лица в комиссию не входят.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств из числа членов постоянно действующей комиссии могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

С чего начать инвентаризацию

Перед началом проверки руководитель издает приказ о проведении инвентаризации; комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег с указанием «до инвентаризации на «дату», что будет служить основанием для определения остатков к началу инвентаризации. Также перед началом инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, что на момент начала проведения инвентаризации он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии и все ценности оприходованы или списаны.

Для проведения инвентаризации комиссией формируются инвентаризационные описи, составленные по унифицированным бланкам.

Описи по имуществу, в том числе по бланкам строгой отчетности и денежным документам, составляются по каждому материально ответственному лицу и распечатываются в двух экземплярах: один для бухгалтерии, а второй – для сотрудника, отвечающего за сохранность ценностей.

Также указывается место проведения инвентаризации, количество объектов и наименование по номенклатуре в единицах измерения, приятых в учете.

При подсчете денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены комиссией как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

При допуске ошибки в документе она исправляется, неверные данные зачеркиваются и указываются верные. Все внесенные исправления должны быть заверены всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Результаты инвентаризации сначала фиксируются в описях – на последней странице должна быть сделана отметка о количестве, подсчетов итогов и проверке цен, под подписи лиц, проводивших проверку.

Кроме того, в конце материально ответственные лица дают расписку о проверке товаров в их присутствии, об отсутствии претензий, принятии объектов перечисленных в описи на хранение.

В ходе проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску товара по инвентаризуемой группе должны быть прекращены, а ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации. 

Оформление результатов

Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, то эти данные оформляются в ведомости расхождений. Составляется она только по имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н результаты инвентаризации оформляются следующими документами:

  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф.0504087);
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0504086);
  • инвентаризационная опись ценных бумаг (ф.0504081);
  • -инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф.0504082);
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф.0504083);
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);
  • акт о результатах инвентаризации (ф.0504835);
  • ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092).

Также необходимо отразить расхождения в годовой отчетности учреждения: бюджетным и автономным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760), а казенным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).

Инвентаризация в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0, представлены разные документы для отражения данных по инвентаризации:

  1. Инвентаризация денежных документов.

  2. Инвентаризация денежных средств.

  3. Инвентаризация расчетов.

  4. Инвентаризация расчетов по поступлениям.

  5. Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств.

  6. Инвентаризация материалов на счете 105.

  7. Инвентаризация материалов (забалансовый учет) и другие.

Доступ к документам инвентаризации можно получить по следующему пути «Бухгалтерский учет» – «Инвентаризация».

Для подробного рассмотрения функционала программы можно взять на пример инвентаризацию материальных запасов на счете 105 и инвентаризацию драгметаллов.

Для автоматического заполнения данных о постоянно действующей инвентарной и рабочей комиссиях рекомендуется внести информацию в справочник «Постоянно действующие комиссии». Его можно найти по следующему пути «Операции» – Справочники» – «Постоянно действующие комиссии».

В справочнике заполняются данные о наименовании комиссии, приказ, на основании которого она действует, и информация о членах, входящих в состав постоянно действующего состава комиссии.

Для проведения инвентаризации материалов, числящихся на балансе учреждения, используется документ «Инвентаризация материалов на счете 105»

В документе инвентаризации материалов указываются:

  • дата документа – дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими;
  • центр материальной ответственности – материально ответственное лицо и подразделение, в котором производится инвентаризация;

Документ заполняется автоматически по данным учета при нажатии кнопки «Заполнить по данным учета».

Из данного документа можно сформировать инвентаризационную опись (сличительную ведомость), в которой отражаются данные по объектам нефинансовых активов на основании информации по бухгалтерскому учету.

В инвентаризационной описи, утвержденной комиссией, проставляются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей.

Также из документа инвентаризации по счету 105 можно распечатать ИНВ-22 (Приказ) – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88)

После завершения инвентаризации в документ вносятся данные о фактическом наличии материальных ценностей (нефинансовых активов) в графах с префиксом «ФУ»:

Если в ходе инвентаризации обнаружены товарно-материальные ценности, которые не отражены в учете (излишки), через создание добавляется новая номенклатура и данные о ней. Вся информация по выявленным излишкам и недостачам отражается во вкладке «Результаты».

В программе также есть возможность считывать данные об объектах инвентаризации с помощью штрихкодирования и использования терминалов сбора данных (ТСД). В этом случае данные из документов инвентаризации объектов можно выгружать в ТСД, а после проведения инвентаризации – автоматически загрузить результаты из ТСД в документы инвентаризации.

Сам документ инвентаризации не несет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете и соответствующих проводок. Он является документом, на основании которого можно ввести приходные документы – по результатам выявленных излишков и расходные по недостачам.

На основании инвентаризационных описей, в которых присутствует отклонение фактических данных от учетных, составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Данный документ можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить» после указания материально ответственного лица, а также даты начала и окончания инвентаризации.

На закладке «Ведомость расхождений» следует отразить установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Эту информацию можно ввести автоматически по данным документов, указанных на закладке «Инвентаризационные описи». Для этого следует нажать кнопку «Заполнить по описям».

На основании документа можно ввести документ «Акт о результатах инвентаризации», который предназначен для оформления итогов инвентаризации и печати акта о результатах инвентаризации по форме 0504835.

При вводе на основании документа «Акт о результатах инвентаризации» на вкладке «Инвентаризационные описи» отражаются документы инвентаризации, зарегистрированные в документе «Ведомость расхождений по результатам инвентаризации». Также на основании данного документа можно сформировать печатную форму 0504835 «Акт о результатах инвентаризации».

Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях можно провести с помощью документа «Инвентаризация драгметаллов».

Для формирования документа указывается материальное лицо, по которому необходимо сформировать данные, и заполняются данные по одному из признаков:

  • все счета;
  • счета по ОС;
  • счета по материалам.

В табличной части, расположенной слева, отражаются счета учета, по которым проводится проверка, а справа по кнопке «Заполнить по данным учета» указываются объекты, содержащие драгметаллы.

Следует учесть, что для того, чтобы список заполнился, в карточке объекта на вкладке «Драгметаллы» должны быть внесены сведения по содержанию драгоценных металлов.

Данные о металлах в самом документе инвентаризации не отражаются. Их можно увидеть при формировании унифицированной печатной формы «Инвентаризационная опись ИНВ 8-а».

В печатной форме формируются данные по драгоценным металлам, отраженным в учете. Информация по факту, установленная комиссией, заполняется в печатной форме вручную.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/939988.html

Инвентаризация в бюджетном учреждении в 2018 году

Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

Основания, порядок и сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении установите в учетной политике. Из статьи вы узнаете, когда проводить обязательную и добровольную инвентаризацию, какие объекты проверять и как оформить результаты.

Когда проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Инвентаризацию нужно проводить для того, чтобы проверить фактическое наличие имущества и его состояние на установленную дату с данными бухучета. А если при проверке обнаружены ошибки, исправить их в отчетном периоде. Инвентаризация бывает двух видов: обязательная и добровольная.

Случаи добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Например:

  • внезапные проверки кассы;
  • инвентаризация имущества у вновь нанятых ответственных сотрудников;
  • инвентаризация имущества, если нарушены правила его хранения, приемки, реализации, а также другие случаи.

Внезапные проверки проводите по отдельному распоряжению руководителя. Плановые – утвердите в графике инвентаризаций.

Ежегодно перед годовой отчетностью проводите обязательную инвентаризацию всех объектов бухучета, в том числе и на забалансе. Делайте это в период с 1 октября по 31 декабря. Ревизия нужна для того, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности. Также инвентаризация обязательна, когда учреждение:

  • передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
  • выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
  • меняет ответственных, материально ответственных сотрудников;
  • выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
  • в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют  дебиторку по расходам и капвложения .

Какой порядок проведения инвентаризации

Обратите внимание! В 2018 году порядок проведения инвентаризации изменился, пошаговую инструкцию по новым правилам смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее мы рассмотрим только общие правила проведения инвентаризации.

Есть три способа, как закрепить порядок проведения обязательной и добровольной инвентаризации.

  1. Раздел единого текста учетной политики;
  2. Отдельное приложение к учетной политике;
  3. Локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике.

Чаще всего учреждения используют второй вариант. Независимо от выбранного способа в документе нужно прописать:

  • график инвентаризаций в отчетном году. Для ежегодной инвентаризации установите конкретные даты;
  • сроки инвентаризаций;
  • перечень имущества, обязательств, финансовых активов и других объектов для проверки.

Инвентаризация проходит в несколько этапов (таблица 1). На каждом этапе нужно подготовить соответствующий документ.

Необходимо закрепить новый порядок проведения инвентаризации в учетной политике. Как внести изменения смотрите на примере в статье журнала Учет в учреждении

Таблица 1. Этапы инвентаризации

ЭтапОписание
Подготовительный
  • Подготовьте имущества к инвентаризации;
  • подготовьте документы, необходимые для инвентаризации;
  • издайте приказ о проведении инвентаризации;
  • создайте инвентаризационную комиссию;
  • распечатайте инвентаризационные описи материальных ценностей отдельно на каждое материально-ответственное лицо.
ФактическийКомиссия проверяет фактическое наличие имущества и составляет инвентаризационные описи
СличительныйКомиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета. Если обнаружено отклонение, то она составляет сличительные ведомости и выявляет причины расхождений
Заключительный
  • Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета,
  • руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении виновных лиц к ответственности.

Как подготовится к проверке

Перед началом инвентаризацией сделайте следующее:

1. Определите, какие объекты будут подвержены проверке. Это могут быть:

  • основные средства,
  • материальные запасы,
  • расчеты с подотчетными лицами,
  • денежные средства в наличной и безналичной форме,
  • расчеты с поставщиками или подрядчиками.

 Важно запомнить!

При обязательной инвентаризации проверяйте все объекты учета, а при внеплановой – только те, которые требуют более пристального и тщательного анализа

2. Издайте приказ о проведении инвентаризации.

Образец заполнения приказа смотрите в Системе Госфинансы.

3. Подготовьте инвентаризационные описи.

4. Получите от материально-ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации:

  • они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество и отчеты о движении материальных ценностей и денег,
  • оприходовали и списали в расход все ценности, поступившие под их ответственность.

5. Проверьте договора о материальной ответственности и сроки их действия.

 Необычная инвентаризация белок: взгляд айтишника

Какие функции возложены на инвентаризационную комиссию

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия, состав которой утвержден руководителем. Порядок формирования комиссии, пропишите в учетной политике. Включите в ее состав сотрудников:

  • из администрации;
  • бухгалтерии, службы внутреннего контроля или аудита;
  • специалистов других служб и отделов учреждения: инженер, экономист, техник.

В состав комиссии можете включить независимого консультанта, например аудитора из другой компании.

Инвентаризационная комиссия отвечает:

  • за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя,
  • за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках материальных ценностей,
  • за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

До начала инвентаризации комиссия должна:

  • получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
  • проверить весовое и измерительное оборудование,
  • опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
  • предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.

Все члены комиссии должны присутствовать во время инвентаризации. Если будет отсутствовать хотя бы один человек, то результаты ревизии могут признать недействительными. Если в учетной политике прописано, что инвентаризировать имущество можно путем онлайн видео- и фотофиксации, то присутствовать лично на проверке не надо. Основание – письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2016 г.

Как оформить результаты инвентаризации

В этом году вам впервые в период инвентаризации надо выявить активы, которые необходимо обесценить. Кроме того, по итогам инвентаризации вы можете обнаружить имущество, которое перестало быть активом, найти излишки, недостачу или пересортицу. Читайте, как провести проверку и отразить в бухучете результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации оформите документально. Комиссия должна на всех инвентаризационных описях на титульной странице поставить свое заключение. После этого все члены комиссии подписывают документы. Ответственный сотрудник также подтверждает своей подписью, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Подпишите его у комиссии, а затем утвердите руководителем.

Если во время инвентаризации нашли отклонения с учетом, то к акту приложите ведомость расхождений по форме 0504092.

Если во время инвентаризации поступили новые товары, оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Результаты инвентаризации отразите:

  • в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
  • в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
  • в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Документы до и после проведения инвентаризации

Все основные документы, которые нужно составить к инвентаризации и после ее проведения, приведены в таблице 2.

Таблица 2. Документы до и после проведения инвентаризации

ДокументФормаОписание
Приказ руководителя о проведение инвентаризации
  • утвержденная ( ф. ИНВ-22 ),
  • произвольная
Можете использовать любую из форм. Главное издать приказ за 10 дней до начала проверки. Пропишите в нем основные моменты по ревизии (причину и сроки проведения, состав комиссии, какое имущество или обязательства подлежат проверке)
Инвентаризационные описи
  • инвентаризационная опись ценных бумаг ( ф. 0504081 );
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств ( ф. 0504082 );
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) ( ф. 0504083 );
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах ( ф. 0504084 );
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям ( ф. 0504085 );
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ( ф. 0504086 );
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ( ф. 0504087 );
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств ( ф. 0504088 );
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ( ф. 0504089 );
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям ( ф. 0504091 ).
Сформируйте по данным фактического пересчета и переписи имущества учреждения. Проверьте наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Акт о результатах инвентаризацииАкт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)Составьте его после того, как проверите все объекты и закроете описи.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризацииВедомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).Подготовьте документ, если данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документыПроизвольная формаИспользуйте, если нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ руководителя по результатам инвентаризацииПроизвольная формаНа основании всех документов по инвентаризации руководитель издает приказ. В нем он прописывает порядок устранения расхождений, а также об ответственности всех установленных виновных лиц.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102977-qqq-09-18-inventarizatsiya-v-byudjetnom-uchrejdenii

Инвентаризация в бюджетном учреждении в 2017 году

Инвентаризация в бюджетном учреждении какие документы оформляются

Из материала узнаете, что такое инвентаризация в бюджетном учреждении, как и в каком порядке ее провести и чем завершить процесс. А также – как без ошибок оформить результаты, отразить документально и в учете выявленные расхождения.

Что такое инвентаризация

В слове «инвентаризация» каждый бухгалтер услышит привычный термин «инвентарь». Однако указанный процесс – это проверка не только хозяйственных предметов или даже инвентарных объектов (далее – НФА), закрепленных за материально-ответственными лицами (далее – МОЛ). К объектам, которые необходимо инвентаризировать отнесены:

  • денежные средства (наличные и безналичные);
  • расчеты с дебиторами и кредиторами (причем проверка настолько важна, что Минфин России регулярно выпускает разъяснения по ее особенностям).

Инвентаризировать можно любые виды имущества и финансовых обязательств. Некоторые бюджетные учреждения (далее – БУ). Цель инвентаризации – выявление общей картины и исправление ошибок.

Не менее важно устранить и негативные последствия некоторых ошибок.

Соответственно необходимо: осуществить дисциплинарное наказание МОЛ; взыскать с МОЛ возмещение нанесенного БУ ущерба (например, при наличии недостачи).

Случаи проведения инвентаризации

Наступившие случаи, когда проведения инвентаризации – необходимость той или иной степени, влияют на ее формы, которые можно сгруппировать так:

  • полная и частичная;
  • плановая и внеплановая.

Наиболее характерна для БУ обязательная инвентаризация. Список ситуаций, делающих инвентаризацию обязательной – обширен:

  • передача имущества в аренду, а также при выкупе и продаже;
  • проверка активов и обязательств, предваряющая годовую отчетность, причем некоторые главные распорядители бюджетных средств (далее – ГРБС) устанавливают конкретную дату, на которую должно быть сверено имущество (финансовые активы), например, 1 октября отчетного года;
  • смена МОЛ (на день приемки, а в идеале – передачи дел); факты хищений (злоупотреблений, порчи ценностей);
  • ликвидация или преобразование КУ;
  • пожар, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации.

Стоит выделить случай, когда ГРБС не установил конкретной даты и завершение инвентаризации произошло в следующий отрезок времени:

  • после 1 октября отчетного года;
  • до начала проведения годовой инвентаризации.

Такая ситуация может сложиться при смене МОЛ. Проверенное имущество повторно не инвентаризировать. К особым случаям можно отнести проверку таких объектов, как:

  • кассы и медикаменты;
  • основные средства (допустимо инвентаризировать раз в три года);
  • товары, сырье и материалы (далее – ТМЦ), если место расположения БУ – Крайний Север и приравненных к нему местности (допустимо инвентаризировать ТМЦ не ежегодно, а в период, когда остатки ТМЦ – в наименьшем размере);
  • библиотечный фонд (периодичность определяет статус фонда и может составлять от одного года до 20 лет);
  • драгметаллов и драгоценных камней (включая их наличие в комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной технике, ломе и отходах).

Еще один случай обусловлен нехваткой бухгалтеров, он возникает все чаще – это восстановление бюджетного учета.

Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации

В рамках настоящей статьи мы рассмотрим только один случай обязательной ежегодной инвентаризации – активов и обязательств.

КУ, порядок подготовки, как и другие моменты инвентаризирования, устанавливает в своей учетной политике.

Поскольку указанную политику необходимо согласовывать с ГРБС, то большинство БУ обычно при разработке своих порядков учитывают нормативно-правовые акты (далее – НПА), изданные соответствующими ГРБС.

БУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:

  • ГПС МЧС России;
  • ФТС России;
  • органам федеральной фельдъегерской связи.

Сюда же можно отнести и БУ ФСИН. Указанные структуры, которым подведомственны КУ, перечислены в пункте 3 Указа Президента РФ от 18 октября 2002 года № 1205 (далее – Указ № 1205).

НПА, принятые во исполнение Указа № 1205, действуют уже 10 и более лет. Можно предположить, вряд ли произойдут кардинальным переменам именно в 2017 году.

Порядок проверки наличия НФА

БУ создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии (далее – комиссии). Если произошло, значительное увеличение объема работы, связанной с инвентаризированием, то БУ может дополнительно создавать рабочие комиссии. Такие дополнительные структуры действуют одновременно с постоянными.

Персональный состав любой из названных комиссий утверждает руководитель КУ. Распорядительный документ может быть оформлен в виде приказа (постановления, распоряжение). Регистрируют указанные распорядительные документы обычно отдельно от других. В книге контроля за выполнением распорядительных документов о проведении инвентаризации.

Комиссии имеет смысл начать свою работу с запросов, если выяснилось, что необходимо восстановление (частичное восстановление) бюджетного учета. Так, для того, чтобы повысить достоверность проверки движимых основных средств и недвижимости целесообразно получить информацию из регистрирующих органов, из:

  • Росреестра (недвижимость и земельные участки);
  • ГИБДД (транспортные средства);
  • ГИМС (маломерные суда).

Важный момент – комиссии обязательно должны привлекать к своей работе МОЛ. Конечно, запросы можно сделать и без них, а вот осуществлять фактическую проверку, оформлять инвентаризационные описи – можно только в присутствии МОЛ. Причем это присутствие должна подтверждать подпись МОЛ на различных инвентаризационных документах (их перечень зависит от порядка, утвержденного КУ).

Отметим, что обязательный документ для подписания МОЛ – акт о результатах инвентаризации (далее – Акт). В противном случае, при обнаружении недостач МОЛ может требовать признать Акты незаконными. Некоторые МОЛ требуют признать недействующими и приказы о наложении дисциплинарных взысканий (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28 июня 2016 года № 33-7695/2016).

Какие документы оформить по результатам инвентаризации

Процесс инвентаризирования сопровождается оформлением различных видов описей, однако завершение указанного процесса, как и всякой другой проверки требует оформления акта. Акт, завершающий инвентаризацию – один из обязательных регистров, применяемых КУ. Поэтому его форма утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее – Приказ № 52н).

Порядок заполнения Акта не содержит таких обязательных требований, как:

  • постраничное указание числа порядковых номеров ТМЦ;
  • подведение общих итогов количественных показателей в натуре.

Нет необходимости и отмечать на последней странице Акта завершение таких действий комиссии (комиссий), как:

  • проверка цен и таксировке;
  • подсчет итогов.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102536-inventarizatsiya-v-kazennom-uchrejdenii-v-2017-godu

Юрист Авилин
Добавить комментарий