Форма журнала учета договоров

Регистрация договоров

Форма журнала учета договоров

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4277

Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров

Форма журнала учета договоров

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

  • Дарья Волкова
  • Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-vesti-zhurnal-uchyota-trudovyih-dogovorov-i-dopolnitelnyih-soglasheniy.html

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
  • каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
  • каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
  • как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу — это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение

Регистрация данных — это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.

Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.

Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.

Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.

Опломбируем кадровые документы

Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.

Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.

Источник: https://sroorgru.com/nuzhen-li-zhurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov/

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Форма журнала учета договоров
» Персонал » Правовые вопросы » Как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров

На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Книга учета трудовых договоров

Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров. Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов. Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.

Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств:

  • Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками трудовые договора. А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
  • Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
  • Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
  • Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем, а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

  • Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);
  • Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
  • Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
  • Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
  • На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
  • При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров — бланк

В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:

  • порядковый номер записи;
  • дату подписанного документа;
  • присвоенный номер договора;
  • структурное подразделение работника;
  • срок действия трудового договора;
  • характер трудоустройства (временный или основной);
  • сведения о дополнительных соглашениях;
  • примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.

В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.

Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/kniga-ucheta-trudovyih-dogovorov.html

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Форма журнала учета договоров

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

  • номер по порядку;
  • дату заключения договора;
  • номер договора;
  • вид договора (срочный, бессрочный)
  • характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
  • Ф.И.О. работника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
  • дата заключения допсоглашения;
  • примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

  • наименование компании;
  • название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
  • дата оформления;
  • отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2019)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Журнал регистрации ТД примерный бланк

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.

Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/trudovoj-dogovor/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopsoglashenij/

Журнал регистрации договоров в электронном виде. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

Форма журнала учета договоров

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.

Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

  • Порядковый номер записи об ответственном лице.
  • Период ответственности.
  • ФИО и должность ответственного работника.
  • Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

  • Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
  • Дата, когда был заключен договор с работником.
  • Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
  • Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
  • Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
  • Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
  • Дата расторжения договора с работником.
  • Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
  • Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
  • Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
  • Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив.

При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце.

Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

  • Вести четкий учет кадрового состава.
  • Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
  • Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата внесения данных.
  3. Регистрационный номер документа.
  4. ФИО сотрудника.
  5. Занимаемая должность, подразделение.
  6. Дата заключения трудового договора.
  7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
  8. Дополнительные соглашения.
  9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

123456789
1502.03.2015г.

Источник: https://kapitalists.ru/journal-of-registration-of-contracts-in-electronic-form-the-register-of-employment-contracts-and-additional-agreements-sample-and-analysis-of-the-graph.html

Журнал регистрации договоров о мат. ответственности

Форма журнала учета договоров
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.

Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности – применяется для регистрации договоров об индивидуальной и коллективной материальной ответственности.

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 39. Материальная ответственность работника
  • Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 “Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности”

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности регулирует меры ответственности за нанесение ущерба одной из сторон трудового договора (работник и работодатель). Договор заключается в том случае, когда между предпринимателем и гражданином уже заключен трудовой договор. В образце договора о материальной ответственности оговариваются:

  • обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества предприятия, вверенного работнику
  • устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

Следует различать виды материальной ответственности: ограниченную, которая возникает вне зависимости от того, заключен ли договор о материальной ответственности или нет, в случае причинения работодателю прямого действительного ущерба (ст.

238 Тк РФ) и предполагает возмещение причиненного работодателю ущерба в пределах среднего месячного заработка работника; и полную, которая наступает в строго определенных законом случаях на основании заключенного договора и предполагает полное возмещение причиненного работодателю ущерба.

Договор о материальной ответственности заключается отдельно от трудового, одновременно с ним или в разное время, например, когда выполнение обязанности по обслуживанию материальных ценностей возникло у работника в процессе работы.

Постановлением N 85 утвержден не только Перечень работ и должностей работников, с которыми работодатель имеет право заключить договор о полной материальной ответственности, но и форма такого договора. Мы рекомендуем руководствоваться именно ею при разработке договоров о полной материальной ответственности в вашей организации. 

При подписании договора рекомендуем составить акт или провести инвентаризацию, чтобы было четко понятно, какое имущество и в каком количестве вверяется работнику.

Если этого не сделать, в дальнейшем будет проблематично доказать, что недостача товарно-материальных ценностей была допущена конкретным работником.

Заметим, что инвентаризацию необходимо проводить в связи с отпусками материально ответственных работников, их больничными и при их увольнении.

В дополнение к договору необходимо ознакомить работника с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок использования и хранения имущества или денежных средств (например, инструкцией о порядке осуществления кассовых операций или правилами отпуска товара со склада).

Заключить договор о полной материальной ответственности работодатель может не только с конкретным работником, но и с небольшим коллективом, так называемой бригадой. Напомним, что в силу ст.

245 ТК РФ коллективная (бригадная) ответственность вводится в организации, если работники совместно выполняют работу, связанную с хранением, обработкой, продажей, перевозкой и другим способом использования переданных им ценностей.

Введение такой ответственности осуществляется приказом руководителя организации. 

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинар по теме:

  • Дмитрищук С. А. “Материальная ответственность”

Источник: http://www.hr-ok.ru/e-store/personnel_registration/5149/

Бланк и образец журнала регистрации трудовых договоров в 2019 году

Форма журнала учета договоров

Вести журнал учета трудовых договоров не является обязанностью для организации. Но как показывает практика, ведение журналов во многом облегчает жизнь компании.

Типовые формы журнала законодательством не утверждены. Каждая компания вправе разработать их самостоятельно. В нашей статье мы подготовили образец журнала регистрации трудовых договоров, который можно скачать.

Бланк журнала трудовых договоров

Трудовики начали штрафовать за ошибки в трудовых книжках. Журнал “Упрощенка” выяснил, как правильно заполнить трудовые книжки:

За эти ошибки в трудовых книжках оштрафуют

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров в 2018 году

В журнал регистрации трудовых договоров вносятся сведения обо всех заключенных трудовых договорах, а также дополнениях и изменениях к ним.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров позволяет:

упорядочить каровые документы организации;отслеживать сроки истечения срочных трудовых договоров;оперативно находить данные для справок сотрудникам;

формировать внутренние отчеты компании.

Уточним, что журнал учета трудовых договоров и журнал по учету трудовых книжек – это не одно и то же!

Что содержится в журнале учета трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров состоит из обложки и листов с основными данными.

Обложка журнала должна содержать следующие данные:

наименование организации;структурное подразделение;наименование самого журнала;дату внесения первой записи;

дату внесения последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров необходимо вести в бумажном виде. Так как в нем, при получении своего экземпляра трудового договора, должны расписываться работники организации.

Книга учета должна быть:

прошнурована;пронумерована;

скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров

Существует форма журнала учета трудовых договоров, утвержденная Постановлением Минтруда. Как правило именно она берется за основу при разработке журнала.

Но также организация вправе разработать эту форму самостоятельно.

В журнале отражаются следующие данные:

дата и номер заключенного трудового договора;ФИО работника;структурное подразделение, в которое оформляется работник;должность;вид и характер работы;

срок действия трудового договора.

Записи в журнал как правило заносятся ручкой синего или фиолетового цветов.

ФИО работников записываются полностью. Должность сотрудника должна совпадать со штатным расписанием.

Что касается исправлений: их можно делать в журнале регистрации трудовых договоров. Но так, чтобы ошибочную запись можно было легко прочитать.

Важно! Использование замазывающих корректоров в журнале не допускается.

Новая (исправляющая) запись вносится рядом, под новым номером. А в графе «Примечание» делается пометка о том, что была внесена исправительная запись.

Электронный журнал регистрации трудовых договоров

Так как журнал регистрации в обязательном порядке придется распечатывать (для подписи работников), многие кадровики не заводят его в электронном виде. А зря.

Ведение журнала учета трудовых договор в электронном виде позволяет:

обеспечить более высокий уровень защиты персональных данных;вносить данные быстрее и удобнее;

оперативно найти нужную информацию.

Поэтому, если штат сотрудников в компании не маленький, вести электронный журнал учета трудовых договоров параллельно с его бумажным вариантом, может быть вполне оправданным решением.

В печатном варианте – сотрудники будут расписываться в получении своего экземпляра договора. А электронный вариант можно использовать для быстрого поиска данных.

Бланк журнала и образец

Скачать журнал регистрации трудовых договоров вы можете по ссылке:

Бланк журнала трудовых договоров

Для удобства, мы подготовили бланк журнала учета трудовых договоров, который можно скачать, распечатать и использовать в своей работе.

Напомним, что распечатать такой журнал придется в любом случае – так как в нем должны ставить свою подпись работники.

Хранение журнала регистрации трудовых договоров

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров – 75 лет. Причем неважно – журнал ведется в печатной или электронной форме.

Однако, для документов электронном виде существуют особые правила хранения:

по завершении года журнал сохраняется в формате, который нельзя изменять;далее он выгружается на какой-нибудь отдельный носитель – флешку или диск;на носитель клеится ярлык с подписью, что это за документ и за какой период;

после этого носитель хранится в организации в течение положенного срока.

Робот-пылесос при подписке на “Упрощенку”!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 2 дополнительных месяца подписки.

  • Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: https://www.26-2.ru/art/352067-jurnala-registratsii-trudovyh-dogovorov

Юрист Авилин
Добавить комментарий