Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Проводка возврат подотчетной суммы на расчетный счет

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д.

Подотчетные лица – работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании счета 15) Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели – приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам: – выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; – подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока; – выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам; – передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны: – перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет; – срок, на который выдаются подотчетные суммы; – предельный размер подотчетных сумм; – срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером.

Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки).Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы: – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; – командировочное удостоверение; – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет — проводки и особенности в

К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.

), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. 700 руб.) – автомобиль зачислен в состав основных средств. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов.

– сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют “зарплатные” налоги. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок.

В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. – не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника.

приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб.

При этом необходимо соблюдать следующие условия: – решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата; – размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; – необходимо получить письменное согласие работника.

Если раскрыть значение этого слова при помощи перевода с латинского, то депозит – это хранение конкретной вещи.В современном понятии таким объектом должна выступать обязательно ценность: денежные средства или ценные бумаги.

Одним из распространенных видов депозита есть вклад, отсюда и название «депозитный вклад».Депозиты могут размещаться в виде инвестиций в банковские учреждения и коммерческие организации.Вкладчиками (инвесторами) являются как обычные граждане, так и предприятия.

Основной характеристикой любого депозита есть: Вклад (или депозит) – ценные бумаги, денежные средства, в иностранной или национальной валюте, размещаемые с целью сохранения или получения прибыли.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет бухгалтерские проводки

По первому требованию вкладчика депозит должен быть возращен в соответствии с заключенным договором.Поэтому только банковские учреждения могут гарантировать возврат вложений и своевременное выполнение договоренностей.Партнерство с небанковскими инстанциями считается довольно рискованным, в этом случае вкладчику никто полностью не сможет гарантировать возврат средств.

Денежная сумма или депозит, переведенный на счет банка, считается финансовым вложением.Эти инвестиции при размещении отображаются проводками в своем изначальном размере, он равен сумме средств, зачисленных на депозитный счет.

Отображаться в бухгалтерском учете они должны также ежемесячно пока не истечет срок банковского договора.

Согласно положению о бухгалтерском учете «доходы организации»: В налогообложении сумма, размещаемая на депозитном банковском счете, не будет считаться расходом предприятия так же, как не будет расценена доходом при возврате денег вкладчику.Если срок размещения депозита подошел к концу, то банк гарантировано возвращает сумму вклада обратно собственнику средств.

При этом делается запись обратная поступлению денег при открытии депозит, то есть: Договора депозитов могут отличаться своими условиями.Есть и такие вклады, по которым проценты выплачиваются после окончания срока действия договора, при возврате основной суммы денежных средств.

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником

Источник: http://ioffe.spb.ru/sportpravo/provodka-vozvrat-podotchetnoy-summy-na-raschetnyy-schet

Возврат неиспользованного аванса на командировочные нужды

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Наниматель обязан выдать работнику аванс на командировочные расходы, а работник обязан после возвращения из командировки представить отчет об использованных суммах. Как следует поступать бухгалтеру, если работник не вернул неизрасходованные в командировке денежные средства? Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.

Выдача аванса на командировочные расходы

Аванс на командировочные расходы необходимо выдать работнику не позднее чем за 1 день до отъезда в командировку (часть вторая ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), п.

7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Сумма аванса на расходы по проезду, найму жилого помещения рассчитывается приблизительно исходя из справочной информации о стоимости проезда до места командирования и обратно, стоимости проживания в гостинице и т.д.

Работник, получивший денежные средства под отчет на предстоящие расходы, должен представить авансовый отчет в следующие сроки (п.

35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее − Инструкция № 107):

− при получении наличных денег (в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек) − не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги;

− при получении денежных средств с использованием корпоративных дебетовых карточек и проведении оплаты только в безналичной форме или частично в наличной и частично в безналичной формах − не позднее 15 рабочих дней со дня проведения оплаты (исключая день оплаты).

Возврат неиспользованных сумм денежных средств, полученных под отчет, осуществляется в сроки, установленные для представления отчета.

Если аванс работнику выдавался наличными деньгами или путем перечисления на личную карточку командированного работника, то неизрасходованная сумма денежных средств вносится им в кассу организации или на ее расчетный счет.

Аналогичным образом возвращается не использованная работником сумма денежных средств, снятая им с корпоративной карточки. В случае безналичных расчетов посредством корпоративной карточки не израсходованная работником сумма денежных средств остается на счете нанимателя (пп. 40, 41 Инструкции № 107).

Если работник не вернул аванс, полученный на командировочные расходы, то наниматель вправе издать распоряжение на удержание из его заработной платы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса (не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса) (п. 1 части второй ст. 107 ТК).

Бухгалтерский учет не израсходованных работником сумм

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленный срок, отражаются в бухгалтерском учете организации по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» с последующим отнесением этих сумм на виновное лицо (работника) (кредит счета 94 − дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»).

Списание суммы задолженности работника по невозвращенному остатку аванса на основании решения руководителя в состав прочих расходов по текущей деятельности отражается в бухгалтерском учете организации записью по кредиту 73 в корреспонденции с дебетом счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, производимые за счет организации, отражаются по дебету тех счетов, на которых отражается начисление затрат на оплату труда и других выплат работникам, и кредиту счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» соответственно (часть вторая п. 54, часть шестая п. 59 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).

Удержание подоходного налога

Наниматель вправе сделать распоряжение об удержании неиспользованной суммы аванса. Если организация не сделала распоряжение об удержании, то сумма невозвращенного аванса включается в доходы, подлежащие обложению подоходным налогом.

Датой фактического получения дохода при невозврате денежных средств, полученных в качестве аванса на командировочные расходы, является первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия организацией распоряжения об удержании у такого работника сумм невозвращенного аванса (подп. 1.12-1 п. 1 ст. 172 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее − НК).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Источник: https://www.gb.by/aktual/bukhgalterskii-uchet/vozvrat-neispolzovannogo-avansa-na-koman

Ошибка при расчете с сотрудником: как вернуть переплату

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Сотруднику «заплатили лишнего». Или недоплатили. Кто виноват, конечно, выяснить не помешает. Но и медлить с ответом на вопрос «Что делать?» тоже не стоит.

Для начала поговорим о таком достаточно популярном случае, как перерасчет зарплаты после увольнения.

Перерасчеты по зарплате работников после увольнения случаются часто, и для бухгалтера это всегда связано с целым комплексом проблем: проводки, корректировки по страховым взносам и НДФЛ, «уточненки» и прочее.

Все это бывает как в случае переплаты, так и при занижении зарплаты, допущенных до увольнения работника.

Чаще всего переплата зарплаты вызвана перерасходом отпуска или неотработанными авансами.

В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой.

Второй случай – когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса.

Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями.

Просим работника добровольно возвратить долг

Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов.

Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый пе­риод, в котором произошла переплата, истек.

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.

При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Образуется переплата по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период. Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет.

Если справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером. Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

ПРИМЕР 1. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ДОБРОВОЛЬНЫЙ ВОЗВРАТ

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20   Кредит 70
— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;

Дебет 70   Кредит 68
— 2600 руб. – начислен НДФЛ;

Дебет 68   Кредит 51
— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;

Дебет 70   Кредит 50
— 7 400 руб. – отпускные выданы Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20   Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

Дебет 70   Кредит 68
— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ;

Дебет 50   Кредит 70
— 17 400 руб. – возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.

В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.

Подаем судебный иск в случае отказа

Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.

В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.

При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно и корректировки не нужны.

ПРИМЕР 2. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ВОЗВРАТ ПО СУДУ

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2300 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20   Кредит 70
— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;

Дебет 70   Кредит 68
— 2600 руб. – начислен НДФЛ;

Дебет 68   Кредит 51
— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;

Дебет 70   Кредит 50
— 17 400 руб. – выплачены отпускные Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.

Бухгалтер сделал проводку:

Дебет 73   Кредит 70
— 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.) – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.

Вариант 1

Суд выиграл Белов.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 70   Кредит 73
— 17 400 руб. – отражен отказ по претензии;

Дебет 20   Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

Дебет 91   Кредит 70
— 20 000 руб. – отпускные Белова списаны на прочие расходы.

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Вариант 2

Суд выиграла компания.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 50   Кредит 73
— 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;

Дебет 20   Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

Дебет 68   Кредит 70
— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Прощаем долг

Это самый простой выход – прощать всегда легко и приятно. Хотя и накладно – но воздастся же. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания.

Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны. НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно.

Поэтому повторно начислять и удерживать НДФЛ при прощении задолженности за неотработанные дни отпуска не нужно (письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129).

Как и не нужно делать никаких корректировок.

Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Обратите внимание! Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). При списании бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 91   КРЕДИТ 70
— списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Работа над ошибками – счетными

Зарплаты, как известно, много не бывает… Работнику выплатили меньше, чем он желал бы в своих тайных мечтах, но больше, чем ему полагается в реальности. Одно из оснований, которые позволяют взыскать с сотрудника лишние выплаты, – это счетная ошибка (ст. 137 ТК РФ). Но вам потребуется аргументировать свою позицию в случае возникновения спора.

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n166689

51 57 возврат подотчетных сумм

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Меню

– Предпринимательское право – 51 57 возврат подотчетных сумм

Организация оформляет корпоративную карту.

Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.

  • ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  • КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  • КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  • КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  • КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
  • ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы

Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег.

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания.

Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Важно Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.
Внимание Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Заполненные здесь поля не формируют проводки, но используются в печатной форме документа.

Возврат подотчетных сумм

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался.

51 57 возврат подотчетных сумм на карту

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

51 57 возврат подотчетных сумм образец

В поле «Приложение пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО.

Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ.

51 57 возврат подотчетных сумм в 2019 году

Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний. Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником.
В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты».

Пример

Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб. на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре. Сумма фактических затрат составила 2,5 тыс. руб.

В ООО наличные средств под отчет на такие цели выдаются на срок 28 дней. Это оговорено отдельным приказом руководителя. Отчитаться об использовании средств нужно в течение трех рабочих дней. То есть предельный срок предоставления данных в бухгалтерию — 14 июня 2015 года.

Ctrl+Enter Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота.

Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб. Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой.

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г.

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ.

Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Предоставление средств

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму. Обычно это паспорт сотрудника.

Бухгалтер оформляет такие записи:

ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток средств в кассу.

ДТ10 КТ 71 – 1000 руб. – учтены канцтовары.

Отражение операция на корпоративной карте

Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.

Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя.
Образец:

ООО (название)

Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.

УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт

1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация.
Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам.

2.

Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации.

Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств. Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма.

Счет 55 применяется для отображения операций по корпоративной карте. К нему открывается одноименный субсчет. На дату списания средств в БУ формируется проводка: ДТ71 КТ55.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы».

Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары указывается перечень направлений использования средств. Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата».

Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место. К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег.

3.

Если документы отсутствуют или директор не подтвердил отчет, то списанные с карты суммы взыскиваются с зарплаты сотрудника.

4. Список держателей карты представлен в Приложении № 1.

5.

Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2).

6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег.

Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств.

Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Источник: https://upravdom60.ru/51-57-vozvrat-podotchetnyh-summ

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил.

Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах.

Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления.

Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

https://www.youtube.com/watch?v=H3Tb6xkfXvI

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались.

Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами.

С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu.html

Выдача наличных под отчет. Налоги и бухгалтерский учет, № 32, Апрель, 2018

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Подотчетные лица. Для начала ответим на вопрос: кто же такие подотчетные лица? Заметим, что сам термин «подотчетное лицо» определен только для бюджетников. Так, п. 1.

2 Порядка № 372подотчетным лицом называет работника учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов.

Полагаем, что этим определением вполне могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия.

Например, работнику может быть поручено приобрести товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ), закупить сельскохозяйственную продукцию или выполнить задание в служебной командировке.

Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах.

Поэтому этих лиц и называют подотчетными.

Таким образом, можем констатировать: под подотчетными лицами понимаются

работники предприятия, которым выданы денежные средства для выполнения какого-либо производственно-хозяйственного поручения

Когда выдают подотчетные суммы. Как правило, сначала работник получает денежные средства, а затем использует их на покупку товаров, сельхозпродукции или же на командировку.

Однако бывает и так, что работник приобретает ТМЦ или оплачивает командировочные расходы за счет собственных средств и только после этого предприятие возмещает работнику израсходованные им суммы.

Нормативное регулирование. Отношения между работником (подотчетным лицом) и субъектом хозяйствования могут принимать форму (1) трудового или (2) гражданско-правового характера.

1. Трудовые отношения (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором и/или должностной инструкцией).

Здесь все хорошо знакомо: есть обязанности работника (выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых функций) и обязанности работодателя (возмещать израсходованные работником денежные средства), которые подчиняются требованиям КЗоТ. То есть эти отношения регулируются трудовым законодательством.

Причем подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность.

2. Гражданско-правовые отношения (когда приобретение товаров не входит в обязанности работника).

В этом случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия.

Первый вариант — договор поручения. Напомним: согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия.

Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя. При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч.

1 ст. 1007 ГКУ).

Договор поручения в данном случае может быть заключен как в письменной, так и в устной форме

Объясняется это тем, что в такой ситуации несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

Обязанности доверителя (в данном случае — предприятия-работодателя) прописаны в ч. 2 ст. 1007 ГКУ. Так, он обязан, если иное не установлено договором:

— обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения (ч. 3 ст. 1007 ГКУ).

Обязанности поверенного (подотчетного работника) находим в ч. 1 ст. 1006 ГКУ. Он должен:

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак, после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения.

А поскольку ГКУ не выдвигает каких-либо требований к форме указанного отчета, то, на наш взгляд, он может быть составлен по форме Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденной приказом № 841

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2018/april/issue-32/article-35916.html

Юрист Авилин
Добавить комментарий